Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Особенности систематизации документов по личному составу
К документам по личному составу относятся: в учреждениях, организациях, на предприятиях различных отраслей и форм собственности: приказы (распоряжения) руководителя о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, премировании работников; учетные документы: списки работников организации (личного состава); книги (журналы) учета приказов по личному составу, приема, перемещения и увольнения работников; алфавиты приказов по личному составу, карточки по учету личного состава (ф. Т-2); личные дела (в т.ч. личные дела лиц, представленных к присвоению почетного звания, аттестационные дела, дела командно-начальствующего и политического состава, персональные дела); трудовые соглашения, договора, заменяющие личные дела; бухгалтерские документы: лицевые счета работников по заработной плате (в том числе — табуляграммы) (при их отсутствии подлежат описанию расчетно-платежные ведомости заработной платы); документы об аттестации и тарификации: тарификационные ведомости (списки); документы о проведении аттестации и установлении квалификации; наградная документация; документы о несчастных случаях, связанных с производством: акты, протоколы, докладные записки; невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.). Кроме того, к документам по личному составу относятся: - в представительных органах власти и местного самоуправления: - в сельских администрациях: домовые книги для прописки граждан; - на предприятиях сельского хозяйства: книги учета труда и расчетов - в негосударственных организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования: протоколы общих собраний учредителей, акционеров, работников, решавших кадровые вопросы; - в комитетах, отделах администраций городов, районов по образованию: документы по патронированию и опеке; - в центрах занятости населения и миграционных службах: личные Признак систематизации единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.
Основной признак систематизации — хронологически-структурный в описях фондов действующих организаций. При большом объеме, широкой хронологии документов, а также при описании дел ликвидированных предприятий допускается структурно-хронологический, а для бесструктурных учреждений — номинально-хронологический признаки систематизации дел. Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи. Внутри структурного подразделения учреждения или года документы располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного учреждения (организации) или по степени значимости. Например: Отдел кадров - приказы (распоряжения) по личному составу; - алфавитные книги (списки) личного состава; - личные карточки (формы Т-2) уволенных работников; - личные дела уволенных работников; -домовые книги для прописки граждан. - лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих (при их - тарификационные списки. - акты о несчастных случаях, связанных с производством. При малом объеме документов целесообразно формировать родственные виды документов одного структурного подразделения за несколько лет в одно дело. Если общий объем документов по личному составу ликвидированных предприятий (ИЧП, ТОО и др.) не превышает объема (ориентировочно) 5-10 листов, то допускается формирование их в одно Дело. Ниже приводятся образцы систематизации единиц хранения в описях Дел и документов по личному составу в организациях и учреждениях, имеющих и не имеющих структуру. Например: Организации, имеющие структуру 1) Фрагмент описи документов (единиц хранения) по личному составу колхоза «Восход», Петровского сельсовета, Озерского района Тамбовской области за 1992 г.
4) Фрагмент описи документов по личному составу отдела по патронированию и опеке Комитета по образованию администрации г. Мурома Владимирской области
Невостребованные личные документы уволенных работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, аттестаты и др.) в зависимости от объема систематизируют либо по видам документов, либо в одно дело (несколько дел) по алфавиту фамилий граждан.
В описях документов по личному составу бесструктурных организаций систематизация документов производится по хронологическо-номинальной схеме. Документы систематизируются и описываются по номинальному признаку (приказы, личные дела безработных), но располагаются в описи по хронологии их происхождения. Внутри своей группы личные дела безработных группируются по годам рождения последних с соблюдением в пределах года рождения алфавита фамилий безработных. Например: Организация, не имеющая структур: Фрагмент описи документов по личному составу центра занято сти населения Бийекого района Комитета по занятости населения Алтайского края, Бийск.
Особенности систематизации дел и документов личного происхождения Систематизация дел, документов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Общие, наиболее типичные признаки систематизации этих документов представлены в пп. 1.5.7, 1.5.8. Свои особенности имеет систематизация единиц хранения фондов личного происхождения внутри групп типовой схемы систематизации этих документов. Документы творческой деятельности систематизируются в зависимости от основного рода деятельности фондообразователя. В фондах писателей на первое место помещаются рукописи художественных произведений, затем — статьи, публицистика, эссе; в фондах критиков и публицистов сначала располагаются рукописи статей, эссе, затем — художественных произведений. В фондах деятелей науки на первое место помещают рукописи их научных работ, затем — все остальные (т.е. рукописи выступлений, общественно-политических статей, публикаций по проблемам литературы, искусства и т.д.). В фондах композиторов на первом месте помещаются нотные рукописи их произведений; в фондах актеров, режиссеров — документы, связанные с их работой над ролью, спектаклем; в фондах художников, скульпторов, архитекторов — рисунки, чертежи, планы, архитектурные проекты и т.д. Рукописи статей, рецензий, эссе, общественных выступлений композиторов, актеров, режиссеров, художников, скульпторов, архитекторов в их фондах располагаются после документов творческой деятельности. В фондах писателей рукописи художественных произведений группируются по жанрам произведений, внутри каждого жанра— по хронологии. Также по хронологии располагается небольшое количество рукописей. В отдельных случаях допускается группировка рукописей по тематическому признаку. Нотные рукописи композиторов систематизируются аналогичным образом. В фондах научных работников рукописи, относящиеся к творческим документам, могут систематизироваться по тематическому признаку. В ряде случаев целесообразно располагать рукописи по одной теме по времени их написания (статьи, монографии); можно располагать работы по одной теме по алфавиту названий. Документы по каждому произведению систематизируются в соответствии с последовательностью работы автора над ними (наброски, заметки, планы, черновики, беловые тексты, гранки, верстки); рукописи каждого этапа работы располагаются по хронологии. Подготовительные материалы, собранные фондообразователем для своих творческих работ, группируются по каждой работе отдельно и помещаются вслед за рукописями или другими документами, относящимися к этой работе. Подготовительные материалы к каждому произведению располагаются по видам документов: выписки и конспекты фондообразователя, документы (подлинники и копии), рукописи и оттиски работ других авторов, вырезки из газет и журналов, изобразительные материалы.
Дневники, записные книжки и воспоминания группируются по видам документов, а внутри одного вида документы располагаются по хронологии. Творческие документы в фондах актеров и режиссеров систематизируются по театрам и другим зрелищным организациям, в которых работал фондообразователь, а внутри — по постановкам, которые, в свою очередь, располагаются по хронологии или по алфавиту названий. Документы каждой постановки систематизируются в следующем порядке: режиссерские экземпляры постановки, режиссерские разработки и монтировки; тексты ролей и концертный репертуар, изобразительные материалы (эскизы костюмов, декораций, грима, фотографии фондообразователя в ролях и др.). В фондах кинорежиссеров сначала помещается написанный фондообразователем литературный сценарий, затем — режиссерские разработки, далее могут идти планы и дневники съемок и т.д. Творческие изобразительные материалы в фондах художников, скульпторов, архитекторов группируются по жанрам, технике выполнения или же тематически и по произведениям, которые иллюстрировал художник. Возможен также и хронологический порядок. В пределах каждой группы произведения могут располагаться по хронологии или по алфавиту названий. Фотокопии и репродукции помещаются вслед за подлинниками. Если в творческих документах фондообразователя отсутствуют подлинники, то замещающие их копии на правах подлинника систематизируются наравне с подлинниками. «Записные книжки» фондообразователя систематизируются в хронологической последовательности. Раздел создается лишь при наличии значительного количества записных книжек и в том случае, когда в них содержатся записи различного характера. Если в записных книжках содержатся лишь творческие записи, их следует относить к разделу «Рукописи». Если записных книжек немного, они размещаются в конце раздела «Мемуары». Переписка в фондах личного происхождения делится на две группы: а) письма фондообразователя (черновики, не отправленные или возвращенные письма и др.); б) письма к фондообразователю. Письма фондообразователя располагаются по алфавиту фамилий адресатов, письма к фондообразователю — по алфавиту фамилий корреспондентов. Письма фондообразователя располагаются перед письмами корреспондентов. К разделу «Дарственные надписи фондообразователя разным лицам и дарственные надписи разных лиц фондообразователю» относятся дарственные надписи, сделанные на титульных листах, вырезанных из книг, нотах и других бумажных носителях творческого содержания. Единицы хранения с дарственными надписями разных лиц фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц. При небольшом количестве дарственные надписи не составляют особого раздела, а помещаются в конце раздела писем. Фотографии с дарственными надписями относятся к разделу «Изобразительные материалы». Документы к биографии фондообразователя делятся на личные документы и документы профессиональной, служебной, общественной деятельности и др. Личные документы систематизируются по содержанию и виду документов, по хронологии и располагаются в следующем порядке: свидетельства о рождении, браке, смерти, паспорт, удостоверения и мандаты, документы об образовании и награждении, патенты на чины, орденские книжки, дипломы о присвоении ученых степеней и почетных званий и т.п.; формулярные и послужные списки; анкеты, автобиографии, записные книжки (не принадлежащие к творческим и мемуарным); приветственные адреса; документы юбилеев и прочих чествований (прижизненные), ученические тетради и студенческие конспекты (для выдающихся лиц); переписка с учреждениями по личным и бытовым делам. Документы служебной и общественной жизни группируются по видам деятельности и с учетом значения ее для данного лица. На первом месте должны располагаться документы по основному роду занятий фондообразователя, затем — документы, характеризующие другие занятия фондообразователя, располагаемые по степени важности для данного лица. Документы одного вида деятельности группируются по учреждениям и организациям, в которых работал фондообразователь, и располагаются по хронологии. Документы, относящиеся к одному месту работы, группируются по занимаемым должностям или объектам деятельности. Документы, собранные фондообразователем по вопросам, тесно связанным с его работой в определенном учреждении, помещаются с группой документов, относящихся к этому учреждению, независимо от того, что эти документы выходят за хронологические рамки деятельности фондообразователя в этом учреждении. Имеющиеся в фонде документы о деятельности фондообразователя в различных учреждениях систематизируются по группам, относящимся к работе фондообразователя в каждом учреждении. Группировка по учреждениям предпочтительнее, чем группировка по тематическому признаку. Единицы хранения в разделе «Документы к биографии фондообразователя» внутри подразделов систематизируются в хронологической последовательности. К документам имущественно-хозяйственного и бытового характера относятся документы о покупке и продаже фондообразователем имущества, описи имущества, купчие, хозяйственные договоры, вексели, долговые обязательства, счета и разного рода квитанции, решения судебных органов по имущественным делам фондообразователя, записи расходов. планы имений, заключения врачей о состоянии здоровья фондообразователя и другие медицинские документы. При незначительном количестве эти документы могут присоединиться к разделу «Документы к биографии фондообразователя». Единицы хранения этой группы систематизируются по хронологии. К разделу «Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам» относятся художественные и научные труды, доклады, статьи и др. различных авторов в подлинниках и копиях, с пометками фондообразователя или тематически связанные с его трудами, подборки различных документов по интересующим фондообразователя вопросам, альбомы с записями, стихотворениями, автографами, рисунками разных лиц. Единицы хранения в этом разделе систематизируются по темам. При невозможности установить связь с определенной темой или работой — по видам документов в следующем порядке: рукописи — по алфавиту фамилий авторов; письма — по алфавиту фамилий корреспондентов; другие документы — по хронологии. При незначительном количестве документов в этом разделе единицы хранения систематизируются по хронологии. К разделу «Документы о фондообразователе» относятся воспоминания о фондообразователе, рецензии на его труды, книги отзывов о выставках фондоообразователя, стихотворения, ему посвященные, протоколы обсуждений его произведений, некрологи, документы об увековечении памяти, переписка издательств о посмертном издании его произведений, стенограммы вечеров памяти о фондообразователе, письма к родным с выражением соболезнования по поводу его смерти, библиография работ о фондообразователе. При незначительном количестве дел в отдельном разделе описи, единицы хранения в этом разделе систематизируются по хронологии, при значительном — по группам: воспоминания, статьи — по алфавиту фамилий авторов, письма — по корреспондентскому признаку, другие документы — по хронологии. К разделу «Изобразительные документы» относятся фотографии и рисованные портреты (в том числе — шаржи, карикатуры) фондообразователя, членов его семьи и знакомых; фотографии разных лиц с дарственными надписями; иллюстрации к произведениям фондообразователя; фотографии помещений и местностей, рисунки, гравюры разных лиц и репродукции с них, открытки и вырезки из газет и журналов с различными изображениями, собранные фондообразователем. Единицы хранения этого раздела систематизируются по хронологии, тематике, алфавиту фамилий художников или изображаемых лиц. К разделу «Документы членов семьи фондообразователя» относятся рукописи, письма и другие документы родственников фондообразователя. Единицы хранения, содержащие эти документы, распределяются по группам документов в соответствии со степенью родства (жена, дети, родителя, братья, сестры). Внутри этих групп единицы хранения располагаются в соответствии со схемой систематизации фонда личного происхождения (рукописи, письма, материалы к биографии и т.д.). К разделу «Документы разных лиц, отложившиеся в фонде» относятся рукописи, письма и другие документы разных лиц, которые не могут быть отнесены к документам других разделов. В зависимости от состава документы могут быть систематизированы по авторскому, тематическому, хронологическому и другим признакам. К разделу «Коллекции» относятся документы, собранные фондообразователем. В зависимости от состава они могут быть систематизированы по авторскому, номинальному, тематическому и другим признакам. Документы семейных и родовых фондов следует систематизировать вначале по фондообразователям, документы каждого фондообразовате-ля — по разделам схемы систематизации фонда личного происхождения. В семейных фондах, объединяющих документы не более трех поколений, на первое место выносятся документы основного фондообразова-теля, за которыми следуют документы членов семьи в порядке степени родства (жена, дети и т.д.). В родовых фондах, объединяющих документы не более трех поколений, документы располагаются в порядке генеалогической последовательности поколений и членов семьи. Документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) располагаются в начале всего фонда. При наличии в имущественно-хозяйственных документах большого количества документов, относящихся к определенным объектам хозяйственной деятельности (имениям, заводам и т.д.), допустима систематизация документов по каждому объекту в отдельности. Каждый из перечисленных разделов фонда личного происхождения может быть создан лишь при наличии достаточного количества документов, относящихся к данному разделу. В небольших фондах (не свыше 30 единиц хранения) разделы не создаются, а единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации фонда личного происхождения. Единицы хранения, содержащие документы надзорных производств прокуратуры, систематизируются по номинально-хронологической схеме и состоят из следующих групп: - надзорные производства по уголовным делам; - надзорные производства по прекращенным следствиями делам; - надзорные производства по жалобам. Единицы хранения, содержащие документы государственной налоговой инспекции, систематизируются по номинапьно-хронологической схеме и группируются по видам документов: 1.Список граждан, подлежащих налогообложению; 2.Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица; 3.Документы по налогообложению частных предпринимателей, лиц свободных профессий, лиц без гражданства (личные дела плательщиков Единицы хранения, содержащие документы Центра занятости населения, систематизируются по двум группам: 1.Приказы директора по вопросам, связанным с безработными (срок хранения— 75 лет); 2.Личные дела безработных, период безработицы которых включается в трудовой стаж. Схема систематизации единиц хранения — номинально-хронологическая. Единицы хранения, содержащие документы долговременного срока хранения (75 лет) по патронированию и опеке, систематизируются по хронологическо-номинальной схеме, по следующим видам документов: 1.Акты о передаче детей на патронат, опеку и усыновление; 2.Документы (справки, сводки, докладные записки, переписка) по вопросам патронирования, опеки и усыновления несовершеннолетних; 3.Книга записи усыновленных детей; 4.Личные дела на усыновленных детей и другие документы, не вошедшие в первые три группы. Систематизация единиц хранения, содержащих документы органов государственной безопасности, которые были переданы на хранение в государственные архивы, определяется составом этих документов. Переданные из архивов КГБ СССР документы состоят из трех групп: - историческая часть документов органов ЧК, ВЧК, ГПУ, ОГПУ, - фильтрационно-проверочные дела и трофейные документы на репатриированных советских граждан и бывших военнопленных Советской армии; - прекращенные следственные дела на реабилитированных граждан. Историческая часть документов органов государственной безопасности систематизируется в соответствии с требованиями «Основных правил работы государственных архивов». Фильтрационные документы систематизируются по их видам: 1.фильтрационно-проверочные дела репатриированных граждан; 2.фильтрационно-проверочные дела бывших военнопленных Советской армии; 3.журналы регистрации фильтрационно-проверочных дел; 4.фильтрационные карточки репатриированных граждан; 5.карточки немецких трофейных документов по учету военнопленных Советской Армии; 6.трофейные карты военнопленных Советской Армии; 7.журналы регистрации немецких трофейных документов. Архивно-следственные дела на реабилитированных граждан систематизируются с учетом присущих им особенностей: сначала они распределяются по группам репрессий (репрессированных в одной отрасли производства, на одном предприятии и т.п.), по социальному признаку и др., затем — внутри этих групп — по алфавиту фамилий репрессированных. При систематизации церковных документов, находящихся на хранении в государственных архивах, необходимо учитывать, что существуют различные способы организации этих документов, которые представлены следующими фондами и коллекциями: 1.Фонды церквей, соборов, монастырей, архиерейских домов, духовных консисторий (управлений), духовных епархиальных правлений, управ благочиния, духовных академий, семинарий, училищ и др.; 2.Объединенные фонды церквей по станицам, округам, уездам; 3.Объединенные фонды церквей по городам и уездам; 4.Объединенные фонды церквей по городам, губерниям и епархиям: 5.Объединенные фонды церквей и духовных консисторий; 6.Коллекции церковных документов; 7.Коллекции метрических книг; 8.Фонды и коллекции документов личного происхождения церковных деятелей, служителей церкви и др. Целесообразно составлять отдельные описи на метрические книги, поскольку они содержат ценную генеалогическую информацию, которая широко используется в научных и справочных целях. Обязательным требованием к систематизации метрических книг является их систематизация по церквям одного и того же уезда, села, города, в пределах одного и того же года; в единице хранения должны быть метрические книги церквей одного уезда (города). Так как церкви не имели структуры, то наиболее удобной является номинально-хронологическая схема систематизации единиц хранения, содержащих церковные документы. Ее можно применять и при систематизации документов в объединенных фондах. При систематизации церковных документов, наряду с номинально-хронологическим признаком систематизации, должен учитываться географический признак, который необходимо применять как при систематизации документов в описях, содержащих разнообразную церковную документацию, так и при составлении описей на отдельные виды церковных документов. Систематизация единиц хранения, содержащих документы бывших партийных архивов, определяется структурой партийных органов и организаций и видовым составом документов. Систематизация единиц хранения по группам и подгруппам структуры партийных органов и организаций проводится с учетом общих признаков систематизации (см. п. 1.5). Единицы хранения систематизируются по структурным подразделениям (отделам, подотделам, секторам т.д.) фондообразователя в соответствии со структурой партийного органа. При этом необходимо уточнять структуру фондоообразователя за каждый год, т.к. она часто менялась. В рамках структурных подразделений единицы хранения организационно-распорядительной документации систематизируются по хронологии. Внутри разделов описи единицы хранения располагаются по видам документов с учетом иерархии партийных (комсомольских) органов и значимости видов документов. Например, внутри раздела описи «Общий отдел» единицы хранения могут располагаться в такой последовательности: - протоколы областных (районных, городских) партконференций и - анкеты и списки делегатов областных (районных, городских) партконференций; - материалы к протоколам областных (районных, городских) партконференций; - протоколы пленумов, заседаний бюро, секретариатов партийного - материалы к протоколам пленумов, заседаний бюро, секретариатов - протоколы комиссий, собраний партийно-хозяйственного актива и - материалы к протоколам комиссий, собраний партийно-хозяйственного актива; - решения, постановления пленумов, бюро, секретариатов партийных
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2021-05-26; просмотров: 104; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.224.95.38 (0.125 с.) |