Дифференцированный подход к составлению описи

При создании описи дел применяется дифференцированный подход. сущность которого заключается в применении различной методики опи­сания единиц хранения, выборе, составе и наполнении справочного ап­парата кописи, установлении очередности работы по описанию единиц хранения и документов и усовершенствованию описей.

В настоящее время дифференцированный подход рассматривается как основной, универсальный метод преобразования первичной доку­ментной информации на всех этапах работы с ней.

К фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информа­цию, к фондам личного происхождения, содержащим преимущественно особо ценные и уникальные документы, имеющим широкие возможно­сти использования, создаются описи, снабженные указателями различ­ных видов, предисловия к описям включают развернутые сведения по истории фондообразователя и истории фонда.

К фондам, содержащим информацию по одной отрасли или по одно­му направлению деятельности, и фондам личного происхождения, в со­ставе которых имеются особо ценные документы, могут также состав­ляться предисловия к описям, где история фондообразователя дается кратко, указатель может быть составлен один, например, предметный или именной.

Описи фондов, содержащих информацию по одной теме или имею­щую характер дополнения к фондам, включающим многостороннюю ин­формацию, и фондов личного происхождения, не имеющих особо цен­ных документов или содержащих единичные особо ценные документы, могут не иметь указателей.

Степень обобщения сведений, заключенных в заголовках единиц хра­нения, также будет различаться: она будет более высокой у фондов, со­держащих многостороннюю информацию.

Состав описательной статьи описи не зависит от информационной значимости фонда и не подлежит каким-либо изменениям.

Этапы составления описи

Составление описи начинается с изучения истории фондообразова­теля и истории фонда, предварительного просмотра документов фонда. Для этого рекомендуется: изучить литературу и источники о фонде и Лондообразователе, обстановку, в которой протекала деятельность фондообразователя; ознакомиться с имеющимся в государственном, муници­пальном и др. архивах справочным аппаратом к фонду (сдаточной опи­сью, делом фонда и др.); просмотреть документы фонда с целью ознаком­ления с их составом, содержанием, степенью полноты и упорядоченнос­ти, выявления структуры, определения компетенции, функций фондооб­разователя.

Следующим этапом работы является разработка первоначальной схе­мы систематизации единиц хранения в фонде, которая является основа­нием для внутренней организации архивного фонда.

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда управлен­ческой документации может отражать исторически сложившуюся струк­туру фондообразователя, его функции, направления деятельности, состав документов фонда (виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда).

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом до­кументов фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); хронологического (по периодам и датам, к которым относятся документы); функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направ­лений деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов); номинального (по делопроизводственной фор­ме — родам дел, видам и разновидностям документов); корреспондент­ского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми об­разовались документы); географического (в соответствии с определенны­ми территориями, населенными пунктами и др. географическими объек­тами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, коррес­понденты); авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются не по одному, а по нескольким признакам, последовательное применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фо­нда. При выборе признаков группировки единиц хранения управленче­ской документации в пределах названных схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонд;] и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

В особые группы необходимо выделять, систематизировать и вно­сить в отдельные описи единицы хранения по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, ру­кописи в издательствах, акты проверок в контрольных органах и т.д.

При систематизации единиц хранения фондов личного происхожде­ния применяются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, характерные для данных фондов (например, группиров­ка рукописей по жанрам произведений).

Единицы хранения фондов личного происхождения чаще всего систе­матизируются по типовой схеме, которая состоит из следующих групп:

Творческие документы.

Записные книжки, дневники.

Мемуары.

Переписка (письма фондообразователя и письма фондообразователю).

Дарственные надписи фондообразователя разным лицам и дарствен­ные надписи разных лиц фондообразователю.

Документы к биографии фондообразователя (личные документы, документы профессиональной, служебной, общественной и др. деятельности).

Документы имущественно-хозяйственного и бытового характера.

Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам.

Документы о фондообразователе (статьи, воспоминания о фондообразователе, документы об увековечении его памяти и др.).

Изобразительные документы (в том числе — фотографии).

Документы членов семьи фондообразователя.

Документы разных лиц, отложившиеся в фонде.

Коллекции.

При систематизации документов фондов личного происхождения по типовой схеме желательно закрепить хронологическую структуру фонда с помощью хронологического указателя (для фондов, имеющих свыше 100 единиц хранения).

Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания фондов и алфавиту их названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, возможно применение разных схем систематизации, выбор которых определяется характером деятельности фондообразователей, составом и объемом документов. Для фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

Систематизация единиц хранения коллекций определяется тематикой и составом документов. При систематизации единиц хранения в коллек­циях могут применяться тематический, номинальный, географический, авторский и др. признаки.

В пределах коллекции, состоящей из единиц хранения одного вида (одной разновидности), возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций и (или) фамилий авторов. В пределах коллекции, созданной по тематическо­му признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, располагаемым в порядке их значимости или по хронологии. Внутри тематических подгрупп единицы хранения могут быть объедине­ны по различным признакам, исходя из состава и объема документации.

Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, осуществляется в следующем порядке: определяются фондовая принадлежность документов россыпи и структурные части фондов, к которым долж­ны быть отнесены документы; при отсутствии ранее сформированных единиц хранения или невозможности их восстановления формируются новые единицы хранения на основе определенных признаков системати­зации; если в россыпи сохранились отдельные единицы хранения или есть возможность их восстановить, то документы россыпи включаются в единицы хранения, к которым они относятся.

Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, целесообразно составление рабочей инструкции, в которой должен быть определен весь комплекс работ с россыпью, в т.ч. даны сведения о состоянии россыпи, перечислены основ­ные виды работ и порядок их проведения, приведен ориентировочный расчет бюджета рабочего времени. При систематизации листовой россы­пи и формировании из нее единиц хранения необходимо обращать внима­ние на содержание документов, пометы, регистрационные записи на до­кументах, внешние особенности документов (цвет и качество чернил, бу­маги, машинописной ленты, шрифт машинки, почерк и др.), помогаю­щие установить взаимосвязь между отдельными документами россыпи.

Далее в процессе составления описи осуществляются: группировка документов по единицам хранения, систематизация документов внутри единиц хранения, формирование единиц хранения. Единица хранения мо­жет состоять из одного документа или группы документов. Формирова­ние единиц хранения может быть произведено только на основании точ­ного определения документов или групп их. Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы также на основе признаков, применяемых для систематизации единиц хранения документов в описи. Выбор схемы систематизации определяется составом документов едини­цы хранения.

Внутри единицы хранения документы располагаются с учетом взаим­ной связи и в хронологической последовательности. Документы-прило­жения располагаются вслед за документами, к которым они относятся, независимо от их даты. В переписке документ-ответ должен следовать за инициативным документом. Для закрепления порядка расположения до­кументов в единице хранения и обеспечения их сохранности необходимо все ее листы (кроме чистых и листа-заверителя) пронумеровать простым карандашом порядковой нумерацией в правом верхнем углу листа. Ко­личество листов единицы хранения отражается в листе-заверителе.

После систематизации документов внутри единиц хранения следует описание этих единиц хранения на карточках. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку едини­цы хранения и является ее временным рабочим номером до окончатель­ной систематизации единиц хранения в описи и фонде (для фондов, име­ющих несколько описей).

По завершении описания составляется и утверждается окончательная схема систематизации единиц хранения внутри описи, в соответствии с которой карточки и единицы хранения систематизируются иполучают архивный шифр. Все сведения с карточек переносятся на обложки еди­ниц хранения (как правило, в перепечатанном виде); шифр единицы хра­нения проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах. Шифр состоит из названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения. На обложку вы­носится количество листов единицы хранения, отраженное в листе-заве­рителе.

Работа над описью завершается составлением описательных статей описи и справочного аппарата к ней. Заголовок единицы хранения переносится в опись с обложки без изменений и сокращений. Кроме того, опись содержит итоговую запись, лист-заверитель и справочный аппарат.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

На документы каждого фонда составляется одна или несколько описей.

Каждая опись должна быть оформлена на бланках утвержденной фор­мы (см. Приложение № 1). Все экземпляры описи подшиваются, на обло­жке описи воспроизводятся сведения, размещенные на титульном листе.

Раздел 2

МЕТОДИКА ОПИСАНИЯ ДЕЛ

(ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ) НА ОСНОВЕ