Документационное обоснование для начисления заработной платы

 

Основанием для начисления заработной платы служит штатное расписание. Штатное расписание (форма № Т-3) утверждается директором. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации.

Аналитический учет - учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.

К документам аналитического учета заработной платы относятся: лицевой счет работника, налоговая карточка по учету доходов и налогу на доходы физических лиц, расчетно-платежные ведомости и др.

На каждого работника в начале года или при приеме на работу бухгалтерия организации открывает лицевой счет. Каждому работнику присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава организации.

Основными документами для начисления заработной платы являются приказы руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы.

Формы первичных документов для оформления операций по оплате труда и утвержденные Инструкцией N 148н:

0504401 - Расчетно-платежная ведомость;

0504403 - Платежная ведомость;

0504421 - Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

0504425 - Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях.

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца. Авансы начисляются в суммах, не превышающих половину заработка, причитающегося работнику по итогам работы за месяц без распределения по видам надбавок и доплат. Начисление заработной платы за месяц и выплата за вторую половину месяца производятся по Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), в которой указываются табельные номера, фамилии и инициалы работников, суммы начисленной заработной платы, пособий, выданного аванса, удержанных налогов и др.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам осуществляются, как правило, по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002).

Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производятся в записке-расчете, номер и дата которой должны соответствовать номеру и дате приказа о предстоящем отпуске или увольнении. Начисленные суммы переносятся в расчетно-платежную ведомость, открытую на текущий месяц. Если разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с общим расчетом, то выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордерам. Выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период» расчетно-платежной ведомости.

В Платежной ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику указываются фамилия, имя, отчество, его табельный номер, сумма к получению и расписка в получении суммы. На практике, кроме расчетно-платежных ведомостей, на каждого работника открывают карточки-справки (ф. 0504417), в которых отражают дату поступления его на работу, основной оклад (ставку), количество детей и иждивенцев, данные о приеме на работу и переводах, об использовании отпусков, количестве отработанных дней по месяцам, начисленной оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче и др. По этим данным рассчитывают средний заработок за любой период (для отпускных, оплаты по больничным листам и т.п.).

Для расчета среднего заработка при определении сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и в других случаях применяется Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425). В ней указывается период, на который предоставляется отпуск, количество расчетных дней основного и дополнительного отпусков, заработная плата по месяцам с указанием отработанных дней, а также по видам источников, средний месячный и дневной заработки, сумма за отпуск за текущий и будущий месяцы, удержания из заработной платы и выплаченная зарплата.

Расчетно-платежные и платежные ведомости подписываются составившими и проверившими их работниками. Разрешение на выплату заработной платы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. В централизованных бухгалтериях расчетно-платежные и платежные ведомости составляются на каждое обслуживаемое образовательное учреждение, подписываются руководителем обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и их составителем.

К основной заработной плате в ООО «КАРИ» относится оплата, начисленная за проработанное время, оплата по тарифной ставке и окладам, сдельным расценкам, оплата брака и простоев не по вине рабочих, доплаты за работу в ночное время, премии из фонда оплаты, аккордных работ, доплаты в связи с отклонениями от нормальных условий труда, за работу в ночное время, за праздничные дни, сверхурочные часы и т.п.

К дополнительной заработной плате относятся выплаты за не проработанное время, предусмотренные законодательством по труду: оплата очередных отпусков, за время выполнения государственных обязанностей, выходного пособия при увольнении и т.п.

Расходы на оплату труда подразделяют на 2 группы:

— относимые на издержки производства и обращения – себестоимость продукции, т.е. составляющие фонд заработной платы;

— осуществляемые за счет других источников: нераспределенной прибыли, целевых поступлений и др.

Выплата заработной платы на предприятии регулируется Положением об оплате труда. Положение об оплате труда построено на основных нормативных положениях Трудового Кодекса РФ, а именно, выплата заработной платы 2 раза в месяц (аванс и остальная часть заработной платы). Кроме того, предприятие выдает сотрудником расчетные листки для ознакомления с основными принципами начисленной заработной платы.

На предприятии установлена повременная премиальная система оплаты труда. Это означает, что заработная плата состоит из должностного оклада, а также ежемесячных премиальных выплат, утверждаемых в зависимости от результативности работы сотрудников. Оформление выплат происходит на основании приказа директора предприятия.

В процессе оценки результативности действий персонала важность приобретает организация аналитического учета. При аналитическом учете используются следующие виды документации:

— зарплатная ведомость, а также ведомость по отчислениям в фонды, позволяющая оценить расходы на фонд оплаты труда;

— налоговая ведомость по отчислению налога на доход физических лиц;

— ведомости, в которых отражены премиальные и стимулирующие выплаты сотрудников, начисляемые как за достижение производственных показателей, так и за особые условия труда.

На каждого работника в начале года или при приеме на работу бухгалтерия организации открывает лицевой счет. Каждому работнику присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава организации.

Расходы на добровольное медицинское страхование в ООО «КАРИ» составляют 6 % от ФОТ.

При оплате труда, основным налогом при всех системах налогообложения является налог на доход физических лиц (ставка 13%).

Таким образом, аудит расчетов на оплату труда в организации является неотъемлемой частью финансово-хозяйственной деятельности каждого предприятия и заключается в проверке соблюдения действующего законодательства о труде, правильности начисления заработной платы и удержаний из нее, документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов между предприятием и его работниками.