Делегирование, ответственность, полномочия

Чтобы планы были реализованы, необходимо, чтобы четко были определены и скоординированы отношения между людьми и организационными подразделениями. В данном случае под термином организация будем понимать процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения целей. Речь будет идти о взаимоотношениях полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работающих и обеспечивают распределение и координацию задач.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование.

Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Если существенная задача не будет делегирована другому человеку, руководитель, как правило, будет выполнять ее сам. Но это во многих случаях невозможно, ибо и время и способности руководителя ограничены. Чтобы осмыслить, как более эффективно осуществлять делегирование, рассмотрим такие понятия, как ответственность и организационные полномочия.

Ответственность – обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное решение (под обязательством следует понимать то, что от работника ожидается выполнение конкретных рабочих требований, когда он занимает определенную должность в организации).

Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия. При этом важно понять, что ответственность не может быть делегирована, а руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. К примеру, если торговый агент не выполнит своих плановых заданий на год и в результате отдел сбыта также не выполнит свой план, то не торговый агент, а руководитель отдела сбыта должен держать ответ перед коммерческим директором.

Ответственность за дела фирмы и подчиненных несут и руководители высшего звена.

Полномочия – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Различают две концепции процесса, посредством которого передаются полномочия. Согласно классической концепции, полномочия передаются от высших к низшим уровням организации. Суть второй концепции состоит в том, что подчиненный имеет право отклонить требования начальника, т.е. подчиненный не принимает полномочий от руководителя, значит передача полномочий не происходит.

Существуют и пределы полномочий. Внутри организации они определяются политикой, процедурами, правилами и различными должностными инструкциями. Лица, выходящие за эти пределы, превышают свои полномочия, даже когда это необходимо для выполнения делегированных задач.

Например, рабочий, уполномоченный работать только на определенном станке, превысил бы свои полномочия, перейдя на станок другого рабочего, если его собственный сломался.

Как правило, пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления организации. Но полномочия высшего руководства тоже ограничены (к примеру, чиновники не могут повысить себе зарплату), законодательство запрещает то-то…

Однако ограничения, налагаемые на полномочия, часто нарушаются на практике. Это происходит по причине, что полномочия и власть часто путают друг с другом.

Полномочия определяются как делегирование, ограниченное, присущее данной должности право использовать ресурсы организации. В отличие от этого, власть – реальная способность действовать или возможность влиять на ситуацию.

Можно иметь власть, не имея полномочий. Например, опытный торговый агент не имеет полномочий формулировать новую стратегию сбыта, однако, если высший руководитель по вопросам сбыта относится с уважением к его компетентности, он может обладать властью склонить выбор к альтернативе, которую предпочитает.

Другими словами, полномочия определяют, что лицо, занимающее какую-то должность, имеет право делать, а власть определяет, что он действительно может делать. Способы использования власти могут оказывать как положительное, так и отрицательное воздействие на организацию.