Учет денежных средств в кассе

 

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета. На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

Находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне, учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы». Для их учета открывается отдельная кассовая книга. Для каждого вида документов отведены отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Она выписывается кассиром в двух экземплярах при приеме денежных документов

Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру.

Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 «Касса», предназначены: на промышленных предприятиях - журнал-ордер № 1, в строительных организациях - журнал-ордер № 1-с, в снабженческих и сбытовых организациях - журнал-ордер № 1-сн с ведомостями к ним соответственно № 1, 1-с и 1-сн. Записи в этих журналах-ордерах и ведомостях производятся по итогам за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами.

Поступления денежных средств и денежных документов в кассу оформляются бухгалтерскими записями:

при получении денежных средств по чекам с расчетных счетов в кредитных организациях -

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

К-т счетов 51 «Расчетные счета»;

при получении денежных средств в результате погашения дебиторской задолженности покупателями и заказчиками, подотчетными лицами, учредителями, разными дебиторами и отдельными структурными подразделениями организации -

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

К-т счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,

«Расчеты с подотчетными лицами»,

«Расчеты с учредителями»,

«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

«Внутрихозяйственные расчеты»;

при получении денежных средств в результате предоставленных кредитов и займов -

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

К-т счетов 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»,

«Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;

при получении в кассу организации вкладов от участников простого товарищества в уставный капитал -

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

К-т счетов 80 «Уставный капитал» («Вклады товарищей»);

при получении средств целевого назначения, используемых в качестве источников финансирования конкретных мероприятий, -

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организация»

К-т сч. 86 «Целевое финансирование»;

при получении в кассу организации выручки от продажи товаров, работ и услуг, при оприходовании излишков денежных средств, выявленных при их инвентаризации -

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

К-т счетов 90 «Продажа», субсчет 1 «Выручка»,

«Прочие доходы и расходы» субсчет 1»Прочие доходы»,

«Прибыли и убытки».

Расходование денежных средств и денежных документов из кассы оформляется бухгалтерскими записями:

при сдаче на расчетный счет в банках выручки от продажи продукции и товаров; взносе своевременно неполученной заработной платы работниками организации, а также сверхлимитной денежной наличности, образовавшейся в результате различных хозяйственных операций, -

Д-т счетов 51 «Расчетные счета»,

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»;

при осуществлении расчетных операций, следствием которых является прекращение обязательств организации -

Д-т счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

«Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»,

«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

«Внутрихозяйственные расчеты»

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»;

при осуществлении расчетных операций, следствием которых является возникновение дебиторской задолженности (выдача авансов и предварительная оплата поставщикам и подрядчикам; выдача предоставленного работнику организации займа на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство и другие цели) -

Д-т счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

«Расчеты с персоналом по оплате труда»,

субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам»

К-т сч. 50 «Касса», субсчет «Касса организации»;

при выявлении недостачи денежных средств и денежных документов в результате инвентаризации кассы -

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от    порчи ценностей»

К-т счетов 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»,

«Касса», субсчет 3 «Денежные документы»;

при выдаче денежных документов из кассы: оплаченных авиабилетов, марок государственной пошлины и других денежных документов -

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»;

путевок в санатории и дома отдыха работникам организации на условиях 100%-ной оплаты их стоимости -

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятия ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер и расходные ордера - руководитель организации и главный бухгалтер. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера заполнены четко и ясно шариковыми ручками или выписаны на компьютере. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости.

Касса оборудована и обеспечивает сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

Помещение кассы изолировано, а двери в кассу во время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Доступа в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе - нет.

Первичные документы, используемые ООО «Токурский рудник» для учета денежных средств в кассе:

Приходный кассовый ордер(форма N КО-1) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.1.1)

Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Расходный кассовый ордер(форма N КО-2) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.1.3)

Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов(форма N КО-3) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.1.4)

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно - платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно - платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Кассовая книга(форма N КО-4)

Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Авансовый отчет (форма N АО-1) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.1.5)

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.