Этап 3 – создание таблицы базы данных

Основной объекта M«S Access» – таблицы. Очевидно, что удобнее всего пользоваться информацией, определенным образом организованной и упорядоченной, то есть структурированной. Это то же самое, если Вам предложат быстро найти нужный документ в рабочем столе, если там все разложено в папки и подписано по категориям, или, если там царит полный беспорядок.

Таблица является средством упорядочения однородной информации.

Давайте дадим некоторые определения структурным элементам таблицы базы данных. Пример и структура таблицы показаны на рисунке П1

 

 

 

Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения
Сидоров	Иван	Петрович

 

Рис.П1. Пример таблицы базы данных и ее структура

 

Поле это минимальная единица информации базы данных, которая представляет собой некоторую последовательность букв, цифр, знаков препинания и обозначающая определенные сведения. Представленная на рисунке таблица состоит из 4 полей (фамилия, имя, отчество, год рождения). Очевидно, что информация, хранящаяся в полях базы данных, неоднородна. Она может быть текстовая, цифровая и другая. С типами данных мы познакомимся далее.

Несколько полей составляют запись базы данных, которая представляет собой некоторую законченную информацию об объекте в той предметной области, в которой организована база данных. Так, в приведенном примере сведения о г-не Сидорове составляют запись, состоящую из 4-х полей.

Следует иметь в виду, что этап создания базы данных в среде «MS Access» предваряет этап ее проектирования.

Это достаточно сложный и ответственный этап, когда исполнителю необходимо четко уяснить назначение разрабатываемой базы данных, перечень информации, хранящейся в ней, какие таблицы должны быть предусмотрены, какие поля должны быть включены в каждую таблицу. Как правило, данный этап реализуется схематично на бумаге.

Возможности системы «MS Access»чрезвычайно обширны. Можно создать таблицу базы данных, в которой будет 100 полей, но с такой базой данных работать будет чрезвычайно неудобно. Правилом «хорошего тона» при разработке базы данных является создание нескольких небольших таблиц (в нашем случае – 10 таблиц по 10 полей в каждой) и организация связей между ними. В этом случае база данных будет гораздо более удобной для работы, изменения и наращивания.

 

Постановка задачи: Необходимо организовать базу данных для хранения в ней сведений о всех нарушениях правил дорожного движения, допущенных водителями на автомагистрали,прилегающей к территории заказника. Вам необходимо Организовать две таблицы базы данных: «Сведения об автовладельце» и «Сведения об автомобиле».

 

В первой таблице предусмотреть следующие поля:

порядковый номер,

фамилия,

имя,

отчество,

область,

город,

номер телефона,

характер нарушения.

Во второй таблице предусмотреть следующие поля:

порядковый номер,

дата задержания,

марка автомобиля,

государственный номер,

год выпуска,

цвет.

В поле «Имя поля», которое помечено маркером ►введите с клавиатуры название первого поля таблицы: «Порядковый номер». Щелкните мышью в той же строке, но в поле «Тип данных». При этом в данном поле появляется надпись «Текстовый» и управляющая кнопка ▼списка в его правой части. Щелкните на ней для раскрытия всего списка и выберите тип данных «Счетчик». Данное поле предназначено для автоматического подсчета количества записей в базе данных. Памятку об этом Вы можете записать в поле «Описание», для чего щелкните мышью в данном поле и введите следующий текст «Поле для автоматического подсчета количества записей в базе данных». В правой нижней части рабочего окна таблицы расположены комментарии, на которые необходимо обращать внимание. Так, в описываемом случае Вы можете прочитать, что заполнение поля «Описание» не является обязательным, т.е. это некоторые пояснения, необходимые для тех, кто будет пользоваться базой данных в дальнейшем. Перейдите на следующую строку в поле «Имя поля». При этом маркер ► перемещается на одну строку вниз.

В поле «Имя поля» введите «Фамилия», в поле «Тип данных» выберите «Текстовый». Перейдите в раздел рабочего окна таблицы, который называется «Свойства поля», находится в левой нижней части рабочего окна таблицы и имеет две вкладки «Общие» и «Подстановка». На вкладке «Общие» в строке «Размер поля» по умолчанию система устанавливает 50 символов. Так как для ввода фамилии (даже самой длинной) такого количества символов явно многовато, то установим размер поля – 20 символов. Остальные строки оставьте без изменения.

Таким же образом заполните следующие поля таблицы: «Имя» - размер поля 10 символов; «Отчество» - 15 символов; «Область» - 15 символов; «Город» - 15 символов и «Характер нарушения» - 50 символов.

При заполнении поля «Номер телефона» выберите тип данных «Числовой», а размер поля «Длинное целое». После чего необходимо сохранить таблицу. Для чего выполнить следующее: команда меню Файл – Сохранить. При этом появляется диалоговое окно «Сохранение». В поле «Имя таблицы» вместо «Таблица 1» ввести текст «Сведения об автовладельце».- Ok. При этом появляется предупреждение системы «Access»о том, что Вами не задано ключевое поле, и предложение его задать. С данным предложением необходимо согласиться и щелкнуть кнопку «Да». Сохранив таблицу, Вы закончили этап ее создания. Щелкните кнопку «Закрыть». При этом в окне проекта «MS Access» появляется наименование Вашей таблицы.

Вторую таблицу создайте самостоятельно. Поля, которые необходимо в ней предусмотреть, указаны в начале данного задания. При этом поля таблицы должны иметь следующие параметры: «Порядковый номер» - типа «Счетчик» (как показано в пункте 3.1)

Поле «Дата задержания» заполните следующим образом. В поле «Имя поля» введите «Дата задержания», в поле «Тип данных» выберите «Дата/Время». Перейдите в раздел рабочего окна таблицы, который называется «Свойства поля», находится в левой нижней части рабочего окна таблицы и имеет две вкладки «Общие» и «Подстановка». На вкладке «Общие» щелкните в строке «Формат поля», при этом появится управляющая кнопка ▼списка в его правой части. Щелкните на ней для раскрытия всего списка и выберите «Краткий формат даты». Остальные строки оставьте без изменения.

Поле «Марка автомобиля» установите текстовое, размером 20 символов; поле «Государственный номер» - текстовое, размером 8 символов; поле «Год выпуска» - тип данных «Числовой», размер поля – «Целое»; поле «Цвет» - текстовое размером 15 символов.

Сохраните таблицу как это показано в п. 3.5. под именем «Сведения об автомобиле».