Архитектура и основные объекты субд «access. Связи между ними.

В «Microsoft Access» база данных помимо хранимых данных включает в себя все объекты, связанные с автоматизацией их обработки. В результате получается один единственный файл, который и называется базой данных

Для создания основных объектов «Microsoft Access» имеет в своем распоряжении такой мощный инструмент, как “мастера” по созданию объектов. Они позволяют создавать объекты просто выбрав с помощью меню необходимые параметры.

«Microsoft Access» называет объектами все, что может иметь уникальное имя. Основными объектами являются таблицы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы.

Основной объект базы данных, который используется для хранения данных. Таблицы содержат поля (столбцы), в которых хранятся данные определенного рода, и записи (строки), в которых собрана вся информация о конкретном предмете. Для каждой таблицы можно (а как правило необходимо) определить первичный ключ - одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи. Можно также определить один или несколько индексов (механизм индексирования полей используется для увеличения скорости доступа к данным).

Кроме собственно таблиц существует ряд других объектов «Microsoft Access», которые могут выводиться в виде таблицы и при этом обладать всеми возможностями обыкновенной таблицы по редактированию, сортировке и т.д., поэтому, важно понимать, что в терминах «Microsoft Access» таблицей называется только объект, постоянно хранящий часть массива данных, а не временно сформированные структурированные данные, записанные в ОЗУ.

Связи между таблицами

Связи позволяют согласовать или объединить данные двух таблиц, чтобы создать набор данных формы или отчета. В «Access»это объединение обычно делается по запросам, и результирующий н данных назван динамическим. Этот динамический набор данных также можно сформировать в таблице на уровне связей как основу для формирования запросов Связи между таблицами можно разбить на четыре типа с отношениями:

один-к-одному,

один-ко-многим',

многие-к-одному,

многие-ко-многим.

При физическом связывании полей двух таблиц с подобной информацией создается связь. Задаваемая связь очень важна. Она информирует «Access» о том, как найти и отобразить данные полей двух или более таблиц. Из связи программа узнает, сколько записей надо просматривать в таблице — одну или несколько. Например, связь между таблицей счетов и таблицей покупок — это связь с отношением один-ко-многим. Здесь всегда одна запись таблицы счетов связана по крайней мере с одной записью таблицы покупок. Тем не менее в таблице покупок может быть много связанных записей, и «Access» знает, как найти конкретную запись в таблице счетов и соответствующие записи в таблице покупок (одну или несколько) с тем же номером счета.

Связь с отношением один-к-одному

Связь с отношением один-к-одному в системах баз данных применяется редко, хотя и она может быть полезна для связывания двух таблиц. Связь с этим отношением редко используют в однопользовательской системе, потому что можно просто перемещать поля из одной таблицы в другую. В многопользовательской системе файлы иногда разделены в целях получения локального доступа или защиты. Хороший пример связи с отношением один-к-одному в платежных системах — таблица платежной ведомости и таблица учета кадров. В большинстве компаний почти каждый имеет доступ к файлу состава кадров, чтобы просмотреть и изменить информацию о расположении в здании, адрес или телефон служащего. Платежная информация, которая может включать оклад и надбавки, как правило, хранится отдельно, и доступ к ней ограничен.

Связь с отношением один-ко-многим

Связь с отношением один-ко-многим, основательно описанная в этой главе, — это связь между двумя таблицами, при которой одиночная запись одной таблицы может иметь множественные вхождения в другой. Такую связь иногда называют родительско-дочерней. Таблица счетов и таблица покупок — великолепный пример такой связи.

Связь с отношением многие-к-одному

Связи с отношением один-ко-многим и многие-к-одному на самом деле — одно и то же. Все зависит от того, с какого конца связи смотреть. Например, в каждом счете может быть несколько покупок. И наоборот, много покупок может быть в одном счете.

В проекте таблицы, приведенном в табл. 2.3, возможности связать со счетом информацию о клиенте не было.

 

Запросы.

Запрос - объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Фактически запрос отличается от таблицы только тем, что не имеет постоянно хранящихся данных, а имеет только их временную копию, формирующуюся при каждом его вызове. «Microsoft Access» позволяет создавать запросы на выборку, обновление, удаление или на добавление данных. Все запросы в «Microsoft Access» пишутся на языке инструкций SQL (даже, если запрос создается не “руками”, а “мастером”).

 

Формы.

Форма представляет собой объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или создания интерфейса для управления работой приложения. По сути, формы используются для реализации требований пользователя к представлению данных.

Отчеты.

Отчет представляет собой объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Прежде чем выводить отчет на принтер, можно предварительно просмотреть его на экране.

Макросы.

Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, выполняемых в ответ на определенное событие. В макрос можно также включать условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действий. Данные объекты «Microsoft Access» состоят из макрокоманд, которые значительно облегчают работу по управлению объектами БД. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов и т.д. Один макрос может состоять из нескольких макрокоманд.

Модули.

Модуль - объект, содержащий программы на «Microsoft Access Basic», для реализации тех действий, которые трудно или невозможно создать только с использованием макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызывать из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно “привязаны” к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

Взаимосвязи между объектами «MS Access».

Концептуально взаимосвязи между рассмотренными объектами можно пояснить следующей схемой.

 

В таблицах хранятся данные, которые можно извлечь с помощью запросов. При помощи форм можно выводить данные на экран или изменять их. Отчеты помогают подготовить полученные и обработанные данные для их распечатки. Формы и отчеты могут использовать данные непосредственно из таблиц или через запросы. При помощи макросов и модулей можно изменять ход выполнения приложения; открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах; выполнять запросы и создавать новые таблицы. Для выполнения нужных вычислений и преобразований данных можно использовать как встроенные функции, так и функции, написанные на языке «Access Basic».

Основные функции «Access»

Чтобы приложение можно было классифицировать как полную, функционально законченную систему управления базами данных (СУБД), оно должно осуществлять следующие 4 основные функции (каждая функция должна обеспечивать свое представление данных для пользователя):

Организация данных. Эта функция включает в себя создание таблиц данных и управление ими. Таблица данных — представление данных в виде двумерной таблицы. В «Access»для работы с таблицами в этом представлении данных существует специальный режим — режим таблицы.

Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. «Access» позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну временную таблицу. «Access» использует запросы для связывания таблиц и выборки из связанных таблиц данных, удовлетворяющих определенным условиям. Временные таблицы, создающиеся в результате соединения нескольких связанных таблиц, являются объектами класса Recordset. Для обеспечениясовместимости сверху вниз «Access» поддерживает объекты Dynaset и Snapshot системы «Access»1.X. Объект Recordset представляет собой набор записей в основной таблице или набор записей, который получается в результате выполнения запроса. Объекты класса Recordset часто называют виртуальными таблицами, поскольку в отличие от обычных таблиц, они не хранятся в базе данных, а при необходимости создаются в оперативной памяти. Возможность связывания таблиц по совпадающим значениям полей является главной отличительной чертой систем управления реляционными базами данных (СУРБД). Объекты доступа к данным позволяют создавать программы, обеспечивающие доступ и 1; обработку данных в базах данных, управление базами данных и их объектами, а также изменение структуры баз данных. «Access»использует для вычисления различных значений выражения. При этом результаты вычисления выражений могут быть представлены для. пользователя так, как если бы они хранились в одной из таблиц.

Добавление и изменение данных. Эта функция СУБД требует разработки и реализации представления данных, отличного от табличного представления. В «Access» для добавления и изменения данных в таблицах можно использовать формы. Формы позволяют разработчикам приложений самим контролировать представление данных. Для большинства пользователей использование форм для ввода и редактирования данных оказывается намного более простым, чем использование для выполнения аналогичных операций табличного представления. Возможность печати форм (например, для выписывания счетов) также может оказаться полезной.

Представление данных. Система управления базами данных должна позволять создавать различные отчеты на основе данных, хранящихся в таблицах или объектах Recordset. На самом деле, основной целью работы конечного пользователя с базой данных является получение красиво оформленного отчета. Для обеспечения наглядности данных отчета «Access» позволяет добавлять в отчет рисунки и диаграммы.

Объекты, с которыми оперируют основные функции «Access,»находятся во вкладках окна базы данных. В зависимости от того, объект какого типа выделен в данный момент, меняются многие параметры среды «Access» (например, панели инструментов и меню). В большинстве режимов можно открыть окно предварительного просмотра (операция, предшествующая печати данных). Для этого нужно нажать кнопку "Предварительный просмотр" (Print Preview) на панели инструментов.

Средства печати. Средства печати «Access»позволяют распечатать практически все, что можно увидеть в окнах объектов. Единственным исключением являются макросы, для распечатки которых необходима надстройка "Архивариус" (Documentor).

Термины открыть и закрыть в «Access» имеют то же основное значение, что и в других приложениях Windows, но обычно при выполнении этих операций выполняется более одного действия:

Открытие базы данных делает ее объекты доступными для «Access». Для доступа к объектам базы на верхнем уровне используется окно базы данных. В каждой запущенной копии « A ccess»может быть открыта только одна база данных. Использование языка «Access VBA» позволяет производить различные действия с таблицами, находящимися в разных базах данных. Для эмуляции открытия нескольких баз данных можно использовать механизм связывания с таблицами другой базы данных.

Открытие таблицы выводит ее содержимое в режиме таблицы.

Открытие запроса вызывает открытие всех таблиц, включенных в запрос, но их содержимое не отображается на экране. При запуске запроса «Access» создает новый объект Recordset, в который записываются результаты выполнения запроса. Результат запроса можно затем отредактировать. При этом все изменения, сделанные в объекте Recordset, в который включены результаты запроса, отражаются в таблицах, включенных в запрос. В «Access» 1-Х объекты Table и Dynaset обычно допускали, а объект Snapshot никогда не допускал обновление. Эти же правила применимы к объектам Recordset типов Table, Dynaset и Snapshot.

Открытие формы или отчета влечет автоматическое открытие таблицы или запроса, с которым они связаны. Обычно формы и отчеты связываются с запросами, но запрос может включать в себя и одну таблицу.

При закрытии запроса, автоматически закрываются все ассоциированные с ним таблицы.

При закрытии формы или отчета закрывается связанный с ними запрос, а это, в свою очередь, вызывает закрытие всех ассоциированных с ним таблиц.

Основные режимы «Access»

«Access» имеет три основных режима работы:

□ Режим запуска. Этот режим позволяет осуществлять сжатие, преобразование, шифрование/дешифрование и некоторые другие операции без открытия базы данных. Для запуска этих операций нужно выбрать соответствующую команду в меню "Сервис" (Tools). Эти команды (некоторые из которых рассматриваются в конце главы) доступны только в том случае, если в «Access не открыта какая-либо база данных.

□ Режим конструктора. В этом режиме можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить форматирование отчетов перед печатью.

□ Режим выполнения. В режиме выполнения в главном окне «Access» выводятся окна объектов базы данных. Чаще всего конечные пользователи приложений «Access» работают именно в этом режиме. Макросы можно вызывать только в режиме выполнения. Этот режим не применяется к модулям на языке Visual VBA, поскольку процедуру или функцию можно запустить, только связав их с каким-либо событием (например, нажатием кнопки в форме) или при помощи макроса. Режим выполнения для таблиц и запросов имеет специальное название — "Режим таблицы" (Datasheet View). Для форм этот режим называется "Режим формы" (Form View), а для отчетов — "Предварительный просмотр" (Print Preview).

Выбрать режим «Access»можно с помощью кнопок в окне базы данных при открытии ее объекта, кнопок панелей инструментов или команд меню "Вид" (View).

Чтобы изменить используемые «Access» по умолчанию параметры, при выводе таблиц, запросов, отчетов или форм на экран или принтер, выберите команду "Сервис, Параметры" (Tools, Options) и установите нужные параметры.

Возможность работы с данными других приложений.

Одним из самых важных преимуществ «Microsoft Acces» s является возможность построения не только замкнутых систем, включающих в себя базу данных и приложение для работы с ней, но и систем, работающих с данными других баз данных, электронных таблиц, текстовых и других документов.