Анализ эффективности управления запасами и затратами

Оборот производственных запасов характеризует скорость движения материальных ценностей и их пополнения. Чем быстрее оборот капитала, помещенного в запасы, тем меньше требуется капитала для данного объема хозяйственных операций.

Оборачиваемость производственных запасов в отраслях промышленности весьма существенно различается. В отраслях с длительным операционным циклом формирование запасов требует более крупных капиталов.

Сроки оборота производственных запасов предприятий одной и той же отрасли, как правило, характеризуют, насколько успешно используется ими капитал. Как было выяснено ранее, накапливание запасов связано с весьма значительным дополнительным оттоком денежных средств, что делает необходимой оценку возможности и целесообразности сокращения срока хранения материальных ценностей. Уровень запасов определяется объемом продаж, характером производства, природой запасов (возможностью их хранения), возможностью перебоев в снабжении и затратами по приобретению запасов (возможной экономией от закупок большего объема) и др.

Уровень незавершенного производства зависит от характера производства, отраслевых особенностей, способа оценки.

Основным фактором, который необходимо учитывать при анализе уровня запасов готовой продукции, является объем продаж, прогнозирование которого требует, в свою очередь, учета реальных потребностей покупателей. Поэтому одно из преимуществ длительных экономических связей связано с возможностью координации производства продукции с планами закупок.

В практике управления запасами выделяют следующие основные признаки неудовлетворительного контроля ресурсов:

• тенденция к постоянному росту длительности хранения запасов;
• непрерывный рост запасов, заметно опережающий рост объема продаж;
• частые простои оборудования из-за отсутствия материалов;
• нехватка складских помещений;
• периодический отказ от срочных заказов из-за недостатка (отсутствия) запасов товарно-материальных ценностей;
• большие суммы списаний из-за наличия устарелых (залежалых), медленно оборачивающихся запасов;
• значительные объемы списаний запасов вследствие их порчи и хищений.

Формирование запасов товарно-материальных ценностей сопряжено с дополнительным оттоком денежных средств вследствие:

• увеличения расходов, возникающих в связи с хранением и владением запасами (аренда складских помещений и их содержание, расходы по перемещению запасов, страхование имущества и др,);
• увеличения расходов, связанных с риском потерь из-за устаревания и порчи, а также хищений и бесконтрольного использования товарно-материальных ценностей (общеизвестно: чем больше объем и срок хранения имущества, тем сложнее осуществлять контроль за его сохранностью);
• увеличения сумм уплачиваемых налогов. В условиях инфляции фактическая себестоимость израсходованных производственных запасов (суммы их списания на себестоимость) существенно ниже их текущей рыночной стоимости. В результате величина прибыли оказывается "раздутой", но именно с нее будет рассчитан причитающийся к уплате налог. Естественно, что по мере увеличения объема запасов растет величина налога на имущество;
• отвлечения средств из оборота, их "омертвления". Чрезмерные запасы прекращают движение капитала, нарушаю! финансовую стабильность, заставляя руководство предприятия в срочном порядке изыскивать необходимые для операционной деятельности денежные средства (как правило, дорогостоящие). Поэтому не без основания чрезмерные запасы товарно-материальных ценностей называют "кладбищем бизнеса".

Эти и другие негативные последствия политики накапливания запасов нередко полностью перекрывают положительный эффект от экономии за счет более ранних закупок.

Значительный отток денежных средств, связанный с расходами на формирование и хранение запасов, делает необходимым поиск путей их сокращения. При этом, разумеется, речь не идет о сведении величины расходов по созданию и содержанию запасов товарно-материальных ценностей к минимуму. Такое решение, скорее всего, оказалось бы неэффективным и привело к росту потерь другого рода (например, от порчи и бесконтрольного использования товарно-материальных ценностей). Задача состоит в том, чтобы найти "золотую середину" между чрезмерно большими запасами, способными вызвать финансовые затруднения (нехватку денежных средств), и чрезмерно малыми запасами, опасными для стабильности производства и, что не менее важно, грозящими имиджу надежного поставщика на рынке, поскольку наличие необходимых для потенциальных клиентов запасов с точки зрения маркетинга может рассматриваться как средство конкурентной борьбы.

Такая задача не может быть решена в условиях стихийного формирования запасов. Для этого необходимо проводить анализ состояния запасов по определенной методике, позволяющей поддерживать конкурентоспособность и сохранять вложения капитала на минимальном уровне.

При разработке методики анализа формирования и состояния запасов необходимо учесть следующие основные факторы:

• политику поставщиков в отношении поставок материальных ценностей;
• допустимые пределы, в которых могут колебаться запасы;
• возможность и объем закупок сверх нормальных потребностей в условиях повышения цен или дефицита материальных ценностей;
• опасность устаревания и порчи материальных ценностей.

Развернутая система анализа запасов прямо или косвенно способствует достижению различных целей, как это показано в табл. 5.26.

Таблица 5.26. Основные задачи анализа запасов и критерии их удовлетворительного решения

Задачи анализа формирования и состояния запасов	Результаты реализации поставленных задач
Поддержание ликвидности и текущей платежеспособности; оптимизация структуры запасов	Улучшение финансового состояния вследствие: улучшения структуры и сокращения запасов за счет выявления избыточных запасов, неликвидов и дефицитных запасов, поддержания оборотных активов в наиболее ликвидном состоянии; сокращения потребности в источниках финансирования; снижения расходов, связанных с финансированием запасов
Поддержание конкурентоспособности	Улучшение обслуживания покупателей и заказчиков и поддержание деловой репутации за счет: рационального соотношения имеющихся в наличии видов готовой продукции; сокращения потерь, связанных с упущенной выгодой вследствие отказа от срочного заказа или предложения
Сокращение расходов, связанных с формированием и содержанием запасов	Сокращение издержек производства за счет: устранения потерь рабочего времени, вызванных нехваткой сырья и материалов; сокращения простоев оборудования из-за нехватки запасных частей; обеспечения более рационального процесса производства вследствие исключения частых изменений в календарных планах и дорогостоящих переналадок, вызываемых некомплектностью ресурсов; поддержания наиболее экономичного соотношения между расходами на хранение и расходами по приобретению запасов; уменьшения затрат на содержание филиальных складов и других складских помещений
Обеспечение необходимого контроля запасов	Снижение потерь, связанных с неудовлетворительной системой контроля за количеством и качеством поступающих материальных ценностей. Предотвращение возможных потерь, порчи и бесконтрольного использования ценностей

1. Достижение поставленных целей предполагает выполнение следующей учетно-аналитической работы.

Оценка рациональности структуры запасов, позволяющая выявить ресурсы, объем которых явно избыточен, и ресурсы, приобретение которых нужно ускорить. Это позволят избежать излишних вложений капитала в материалы, потребность в которых сокращается или не может быть определена. Не менее важно при оценке рациональности структуры запасов установить объем и состав испорченных и неходовых материалов. Таким образом обеспечивается поддержание производственных запасов в наиболее ликвидном состоянии и сокращение средств, иммобилизованных в запасы.

2. Выбор и обоснование ключевых показателей, которые будут применяться в процессе оценки рациональности управления запасами. Отметим, что указанные показатели могут быть использованы для оценки результатов деятельности конкретных лиц, ответственных за разработку и реализацию политики управления запасами на предприятии. К таким показателям в первую очередь следует отнести показатели, характеризующие оборачиваемость запасов.