Организация выполнения и контроль состояния предметной области проекта

Организация выполнения и контроль предметной области включает следующие задачи и процедуры (Приложение 7). Предметная область проекта должна выполняться в соответствии с планом. Организационная деятельность, связанная с выполнением и подготовкой отчетов, должна выполняться в установленном порядке. Природа проекта требует специального внимания к вопросам приобретения, поддержки, экспертизы и обновления версий. Главный смысл процесса управления изменениями состоит в том, чтобы всякий раз, когда принимаются решения об изменениях в предметной области, учитывалось влияние этих изменений на финансовую составляющую проекта. Перефразируя классический цикл Деминга-Шухарта, можно выделить следующие этапы реализации задачи:

· определение требований к новой инфраструктуре на промышленном объекте;

· оценка соответствия существующего положения дел выработанным требованиям

· выработка мер по улучшению уровня соответствия;

· устранение несоответствий (Приложение 8).

В зависимости от уровня мониторинга меняется и его объект. Объектом стратегического мониторинга является состояние проекта в целом. Методологический уровень мониторинга предполагает контроль соблюдения процедур и правил, установленных стандартами. Координационный мониторинг - это общий контроль состояния проекта, проблемных вопросов и рисков, проводимых изменений. Объектом оперативного мониторинга является ход проекта и работа команды, отслеживание результатов. Детальный мониторинг - это мониторинг сроков, бюджета, трудозатрат по каждой задаче проекта (Приложение 9).

Анализ состояния и регулирования конфигурации предметной области проекта должен включать такие задачи и процедуры определения требований, которым должны соответствовать новые состояния системы и процессы изменений.

• Процедуры внесения необходимых изменений в предметную область проекта

Изменением предметной области называется любая согласованная модификация предметной области проекта по сравнению с ранее утвержденной ее версией. Изменения предметной области часто требуют приведения в соответствие запланированных стоимостей, сроков, качества и других параметров проекта. Согласно принятым изменениям, в проектную документации и планы проекта вносятся необходимые коррективы. Обо всех изменениях участников проекта извещают в установленном порядке.

Корректирующие воздействия - это любые действия, предпринимаемые для того, чтобы предметную область проекта привести в соответствие с принятым планом проекта. Усвоенные уроки: причины отклонений, обоснование выбора корректирующих воздействий и другой накопленный опыт при контроле изменений предметной области должны быть документированы, чтобы стать частью архивной базы данных как по выполняемому проекту, так и по другим проектам данной организации.[24]

Обязательным должно быть доведение информации о регулирующих воздействиях и вносимых изменениях в предметную область проекта до его участников. Форму запроса на изменения можно использовать для документирования запросов на изменения в проекте. Устные запросы на изменения могут быть забыты, их трудно учитывать, в то время как письменным запросам на изменения можно присвоить порядковый номер и отслеживать их статус.[25] Главный смысл процесса управления изменениями состоит в том, чтобы всякий раз, когда принимаются решения об изменениях в предметной области, учитывалось влияние этих изменений на финансовую составляющую проекта. Но изменения предметной области проекта не обязательно увеличивают объем работ и стоимость всего проекта. Весьма часто могут приниматься изменения, которые уменьшают общий объем работ, хотя в реальной жизни изменения, увеличивающие объем работ проекта, конечно, случаются гораздо чаще.[26]

Проектные изменения могут финансироваться из внутреннего бюджета проекта или извне. Но независимо от этого в процесс управления изменениями обязательно должно быть включено несколько существенных моментов. Прежде всего необходимо определить затраты рабочего времени, которые потребуются еще только для изучения и оценки предлагаемого изменения. Участники проекта часто просят включить в проект все новые и новые «хотелки», а это может, как говорится, «затянуть команду проекта в болото». Одно только изучение и оценка этих изменений могут отнять много времени и усилий. Итак, первым шагом в процессе управления изменениями должно быть получение от имеющих соответствующие полномочия участников проекта разрешения на выделение средств для проведения исследования (изучения и оценки) предлагаемых изменений. Как только такое разрешение будет получено, команда проекта может задействовать дополнительные ресурсы для выполнения исследования предлагаемого изменения. Должно быть изучено влияние предлагаемого изменения на все остальные составляющие проекта. После определения влияния предлагаемого изменения на стоимость, сроки и предметную область проекта необходимо принять обоснованное решение по предлагаемому изменению. Если принято положительное решение и если обладающие соответствующими полномочиями участники проекта подтвердили выделение средств, необходимых для его реализации, данное изменение должно быть отражено в плане управления проектом. Это означает, что процесс управления изменениями проекта на самом деле – своеобразный небольшой проект по перепланированию проекта. Все процессы, которые необходимо было использовать для планирования проекта, должны быть выполнены и для управления изменениями проекта. Если все будет делаться описанным выше образом, то при изменениях базисных (исходных) стоимости, сроков и предметной области проекта будут создаваться и вводиться в действие новые планы проекта.