Автоматизированная технология обработки информации

Применение экономико-математических методов и современных технических средств позволяет автоматизировать процесс информационного обеспечения и на этой основе управлять коммерческой деятельностью. Автоматизированная технология должна отражать идеологию, логику и эффективность использования полученной информации в реально регламентируемое время.

При автоматизированном процессе информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение включает: классификацию и кодирование документооборотной информации; входные и исходные аналитические сведения, циркулирующие внутри торгового предприятия; правила ведения, обмена и хранения документации. Во внемашинной среде информация реализуется в виде движения документов от органа управления к объекту управления; по линии обратной связи - от объекта к органу управления. Информационное сопровождение направлено на представление данных в виде документов, проведение индентификации управляемого объекта, формализацию обращаемой информации.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу на машинных носителях, а также систему накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Иначе говоря, основным элементом внут-римашинного информационного обеспечения является банкданных. Он строится из отдельных баз данных, ориентированных на определенный порядок записей, манипулирования и хранения информации. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых нацелен на использование и решение поставленных задач. При этом особое внимание уделяется непрерывному поддержанию аналитической информации.

К разработке информационного обеспечения предъявляется ряд требований: регистрируемые экономические и коммерческие параметры и нормативные показатели должны иметь конкретное содержание; повышение надежности выполняемых логических процедур; рациональная интеграция обработки информации при минимальном ее дублировании; необходимая избыточность информации, позволяющая пользователям получать разновариантные результаты.

Автоматизацию информационого обеспечения можно представить как множество согласованных, непрерывно принимаемых и реализуемых решений, направленных на достижение поставленных целей коммерческой деятельности. Проектирование и функционирование автоматизированной технологии основываются на ряде принципов:

• адаптированность и расширение возможностей используемых технических средств и программно-математического обеспечения;

• единство информационного обеспечения, включающего унифицированные информационные массивы, которым свойственно на любом уровне вырабатывать и принимать коммерческие решения;

• согласованность пропускных способностей сопряженных элементов задействованных технических средств, что обеспечивает заданные скоростные режимы ввода, обработки и выдачи информации;

• комплексность автоматизированного процесса, представляющего выполнение разных вариантов целевых задач;

• сочетаемость методического, организационного и технологического обеспечения.

Автоматизированные сбор, обработка и выдача информации рассматриваются со следующих позиций:

• взаимодействие технических средств с выполняемыми информационными процедурами в автоматизированном режиме;

»использование современных быстродействующих компьютеров, позволяющих решать одновременно комплекс задач;

• установление периода между обработкой информации и выдачей результатов исходя из реального состояния и управления коммерческими процессами.

В последнее время широко распространен автоматизированный процесс в диалоговом режиме работы с машинным контролем информационных процедур. В этом случае при обработке информации достигается высокий уровень автоматизации информации, устраняются возможные ошибки при вводе исходной информации в машину, повышается надежность логических процедур, а также достоверность и качество выходных результатов, сокращается трудоемкость документооборота, выполняемого вручную.

Составной частью автоматизированной технологии является методическое, инструктивное и распорядительное обеспечение. Оно служит неотъемлемым условием организации и ведения автоматизированного процесса.

В настоящее время для информационного обеспечения коммерческой деятельности в торговле наиболее приемлемы компьютеризированные информационные системы внутренней отчетности, которые отражают основные показатели финансового и экономического анализа, а также бухгалтерского учета. Для их создания необходимы следующие данные:

• товарооборот предприятия и его подразделений (секций, филиалов); товарооборот по товарным группам и подгруппам в натуральных и стоимостных показателях; динамика товарооборота за различные периоды; товарооборот на 1 м² торговой площади и одного работника;

• выручка от реализации товаров в каждом подразделении и ее удельный вес в общем объеме денежной выручки предприятия;

• покупки - количество чеков и покупок по подразделениям, средняя цена покупки, зависимость изменения количества и цены покупок от динамики розничных цен;

• цены - динамика розничных и оптовых цен по товарным группам; информация о надбавках и скидках;

• финансовые показатели (данные балансовой отчетности), прибыль, издержки обращения;

• товарные ресурсы по товарным группам, подразделениям, источникам поступления; учет расхода, прихода и остатков по товарным группам; расчет товарооборачиваемости по товарной номенклатуре и складам;

• поставщики - их юридические адреса, банковские реквизиты, условия договоров;

• контракты - исполнение контрактов по отечественным и импортным товарам, платежи по контрактам;

• трудовые ресурсы - численность работников торгового зала, аппарата управления в целом на предприятии и в подразделениях; товарооборот на одного работника торгового зала и одного работника торгового предприятия;

• реклама — виды рекламы, расходы на рекламу и ее эффективность.

Материалы внутренней отчетности создаются и аккумулируются

в функциональных подразделениях (отделах) и в банке данных информационной системы. Они находятся в распоряжении как руководства, так и торгового персонала с учетом различных возможностей доступа для принятия конкретных решений. Сведения информационной системы используются работниками коммерческой службы при планировании закупок и продаж товаров, для ведения переговоров с партнерами, заключения договоров, оформления заказов, организации продвижения товара до конечного потребителя и решения других коммерческих задач.

Внутренние информационные потоки крупного розничного торгового предприятия движутся следующим образом. Циркуляция информации в автоматизированном процессе начинается с поступления данных с компьютерных касс в торговых залах предприятия и с компьютерных терминалов на складах. Данные поступают ежедневно за предыдущий день работы. При продаже с каждой единицы товара компьютером считывается проставленная маркировка. В банке данных существует так называемая карточка товара, которая содержит следующие реквизиты: код, наименование товара, единица измерения количества, товарная группа, изготовитель, поставщик, контракт (партия), срок годности, дата поступления. На основе этих данных системой подготавливаются штрих-коды или этикетки для товаров. Целью этих операций является запись всей необходимой информации по продажам и хранению товаров. Она необходима для анализа результатов продаж и поддержания необходимого уровня товарных запасов.

^Вместе с информацией о товаре вводится информация по ценам. Цены на каждое наименование товара утверждаются отделом цен и коммерческой службой, далее они фиксируются в вычислительном центре и начинают использоваться на кассовых аппаратах в торговом зале. Карточка цен на товар содержит: код товара, цены контрактную и розничную на дату поставки и продажи.

Базовыми показателями для функционирования информационной системы являются: товарные запасы (на складах и в секциях) на начало и конец периода; поступление товаров на склады и в секции от поставщиков и в секции со складов; реализация товаров со складов и в секциях торгового зала. Данные по складам и секциям обрабатываются в вычислительном центре торгового предприятия и заносятся в банк данных.

В банке данных функционируют программы, распределяющие и комбинирующие показатели отчетности в зависимости от потребностей подразделений торгового предприятия.

Построение информационной системы в автоматизированном режиме сопряжено со значительными инвестиционными расходами. Это вызвано тем, что на крупных предприятиях торговли наряду с системой внутренней отчетности создаются системы сбора и анализа маркетинговой информации, маркетинговых исследований, балансовая платежная информационная технология и др. Информационная система используется для стратегического и оперативного планирования, учета и контроля за выполнением плана, обнаружения слабых мест в организации коммерческой деятельности, принятия эффективных решений в текущей работе. На среднем предприятии использование информационной системы часто ограничено только планированием и контролем за оперативной коммерческой работой.