Информация в управлении коммерческой деятельностью

В условиях рынка информация является одним из важнейших элементов управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Информационное обеспечение с позиции рынка - дело совершенно новое, и поэтому требуется его целенаправленное освоение. Информационное обеспечение включает получение, передачу, обработку, накопление и реализацию выходной информации. Вся эта цепочка связана с многоступенчатым продвижением, анализом и систематизацией информации. При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации. Выделяются два вида исходной информации: информация, характеризующая все стороны деятельности торгового предприятия; информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы.

Вся функционирующая информация интегрируется в единую информационную базу, или в информационную систему. Различают вертикальную и горизонтальную интеграции: вертикальная направлена на вертикальные информационные потоки; горизонтальная - на горизонтальные. Преимущество интегральной информации заключается в следующем:

• разрозненные информационные потоки и блоки объединяются в единый информационный массив;

• уменьшается вероятность допускаемых ошибок в обрабатываемой информации;

• возрастает скорость обработки и обмена информацией;

• повышается эффективность использования результирующей информации.

\а К информации предъявляются следующие требования:

Г достоверность - должна быть аргументированной и полной при ее получении и выдаче;

надежность - должна постоянно накапливаться в достаточном объеме и обновляться;

оперативность - должна быть конкретной и качественной, чтобы обеспечивать своевременное принятие коммерческих решений;

систематичность - ее сбор должен проводиться непрерывно и

системно;

комплексность - должна отражать в комплексе деятельность торгового предприятия, а также данные о рынке и внешней среды.

Высокий динамизм развивающегося потребительского рынка тpeбует применения современных технических средств, создания и функционирования информационной системы. В настоящее время широко используются персональные компьютеры на торговых предприятиях, в том числе и в коммерческой службе, поэтому одной из задач проектирования информационного обеспечения является создание автоматизированной технологии получения и обработки информации, которая обладает следующими достоинствами:

♦ унификация технических средств и программного обеспечения, предусматривающая решение коммерческих задач различного уровня исходя из логики процедур;

♦ адаптированность и поэтапное расширение возможностей используемых технических средств;

♦ обеспечение централизованного накопления, обработки и выдачи многофункциональной информации в режиме реально установленного времени;

♦ высокая эффективность применения технологии: «человек - машина».

Образованная на должном уровне информационная система позволяет решать коммерческие вопросы на всем пути продвижения товаров из сферы производства в сферу конечного потребления. При этом осуществляется как поэтапное, так и сквозное управление коммерческими процессами торгового предприятия, отвечающее требованиям товарного рынка.

5.2. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ДЛЯ СБОРА, ОБРАБОТКИ И ВЫДАЧИ ИНФОРМАЦИИ

Для автоматизированного сбора исходной информации, ее обработки и выдачи результатов применяется комплекс технических средств, которые должны обладать информационной, программной и технической совместимостью, а также быть адаптированы к условиям функционирования.

При подборе технических средств учитываются следующие исходные составляющие:

• характер и состав задач, подлежащих выполнению;

• носители и объем входной и выходной информации;

• формы и способы представления полученных результатов;

• согласованность и совместимость действий технических средств различной предназначенности.

В технологический процесс информационного обеспечения входят последовательно задействованные стадии с использованием технических средств, установленной классификации:

средства сбора информации (регистраторы исходных данных, устройства сбора и преобразования информации в форму, удобную для дистанционной передачи и дальнейшей обработки);

средства передачи информации во времени и пространстве (передача осуществляется посредством телефонной, телетайпной и факсимильной связи);

средства накопления и обработки информации (микроЭВМ или компьютеры, выдающие информацию с различной степенью детализации и в нужном виде для анализа и последующей реализации);

средства выдачи информации (печатающие устройства, дисплеи, видеотерминалы, предоставляющие выходную результирующую информацию, по которой принимаются соответствующие управленческие решения).

«Основными техническими средствами человеко-машинной сисемы являются компьютеры. Современные компьютеры обладают многофункциональностью, значительным объемом памяти и быстрым действием при запрограммированной обработке данных. Они становятся неотъемлемым рабочим элементом коммерческих работников. Программное и микропроцессорное обеспечение компьютера позволяет оперировать и управлять коммерческими процессами на разных уровнях, осуществлять обмен информацией с участниками торгово-хозяйственных связей. Необходимое количество технических средств можно рассчитать по формуле

N_i =

где Q_i - объем работ, подлежащих выполнению с помощью i-го технического средства;

П_i — производительность i-го технического средства;

В_p - планируемый фонд рабочего времени;

К_м — коэффициент использования фонда рабочего времени.

Коэффициент использования фонда рабочего времени (с учетом затрат времени на профилактику и устранение неисправностей технического средства) равен 0,9.