Язык и стиль распорядительных документов

 

Руководство любой организации наделяется правом изда­ния распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на­сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Основная задача распорядительных документов — прида­ние юридической силы тому или иному действию руководите­ля. В связи с этим язык и стиль этого типа документации от­личается жесткой регламентированностью, стандартизаци­ей языковых моделей. Использование сложившихся фор­мулировок освободить от занимаемой должности...; соз­дать комиссию в составе... указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Основные виды распорядительных документов:

• постановление;

• решение;

• приказ;

• распоряжение;

• указание.

Текст распорядительных документов (постановление, при­каз, решение) состоит, как правило, из двух частей: констати­рующей и распорядительной. Текст излагается логически по­следовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление много­значных слов, примечаний и ссылок. В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т.п. Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕ­ШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИ­ЛИ), если документ составляется от имени двух и более ор­ганизаций.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполни­тельной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительны­ми органами субъектов Российской Федерации в целях разре­шения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих пе­ред данными органами, и установления стабильных норм, пра­вил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, ес­ли требуется дать разъяснение целей и мотивов издания поста­новления. Вступительная часть заканчивается ключевым сло­вом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключе­вого слова, например: Общее собрание акционеров ПОСТА­НОВЛЯЕТ...

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например: «Коллегия РЕШИЛА...». В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ — распоряжение руководителя, основной распо­рядительный служебный документ повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчинен­ными. Приказы оформляются на специальном бланке — блан­ке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и чет­ко выражать основное содержание документа. При этом стро­ится заголовок по схеме «О чем?», например: Об увеличении уставного капитала общества.

В первой части распорядительного документа указывают­ся основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание до­кумента не нуждается в пояснении, его текст содержит толь­ко распорядительную часть. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начина­ется словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописны­ми буквами без разрядки с новой строки, от края левого по­ля. При этом пункты, которые включают управленческие дей­ствия, носящие распорядительный характер, начинаются с гла­гола в неопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе...

Если же задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начи­наться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ор­ганизации или структурные подразделения. Например:

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Бухгалтерии университета открыть расчетный счет...

Указание срока исполнения дается отдельной строкой, на­пример: Срок представления 25.06.01. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на кото­рых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распо­ряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в тек­стах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руково­дителем организации или его заместителями преимуществен­но по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯ­ЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Язык и стиль коммерческой корреспонденции

Коммерческая корреспонденция — один из видов офи­циально-деловых писем, которыми обмениваются предпри­ятия, деловые партнеры при заключении сделок, выполнении коммерческих операций. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько точно, грамотно и убедительно составлено коммер­ческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сдел­ки. Коммерческое послание, помимо ясности и точности изло­жения, должно отличаться также определенной воздействую­щей силой, в связи с чем при составлении текста письма долж­ны учитываться психологические факторы его восприятия ад­ресатом. Элементами такого рода воздействия являются эти­кетные фразы и конструкции, не только создающие опреде­ленные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Например:

1. Соглас­но нашей договоренности просим сделать нам предложе­ние на поставку... 2. Мы будем рады, если Вы сообщите нам о возможности поставки... Оба предложения выража­ют просьбу, однако второе настраивает адресата на установле­ние уважительных, доброжелательных отношений.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Основные виды коммерческой корреспонденции:

• коммерческий запрос;

• ответ на запрос;

• письмо-предложение (оферта);

• ответ на предложение;

• письмо-претензия (рекламация);

• ответ на рекламацию;

• информационно-рекламные письма.

Коммерческий запрос — это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и (или) направить предложение на поставку товара (об­ращение продавца к покупателю). Письмо-запрос обычно со­стоит их двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные мате­риалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, вхо­дят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и усло­вия, на которых автору запроса желательно получить товар. Запрос такого типа входит в группу контрактных докумен­тов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. Содержательные аспекты запроса реализуются с по­мощью устойчивых языковых моделей, таких, например, как: Просим выслать нам предложение на поставку...; Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...; Обраща­емся к Вам с просьбой выслать нам предложение...

Письмо-запрос может содержать следующую информа­цию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении воз­можностей поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар, интересующий покупателя; об изме­нении условий запроса (изменении количества товара, марки, сроков поставки и т.п.).

Ответ на запрос формулируется в зависимости от конкрет­ной ситуации, т.е. от степени возможности и готовности про­давца удовлетворить пожелания покупателя. Письмо-ответ мо­жет иметь форму трафаретного или обычного письма. В слу­чае отказа поставить интересующий покупателя товар в пись­ме-ответе могут быть использованы следующие типовые моде­ли: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку...; Мы просим Вас отложить этот вопрос до... Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение.

Письмо-предложение (оферта) — это заявление продав­ца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя либо по инициативе продавца. В предложении обычно указываются наименование предлагае­мого товара, количество и качество товара, цена, срок постав­ки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

При составлении предложения используются стандарт­ные модели: В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)...; Товар будет поставляться в... квартале текущего года.

Ответ на предложение. Ответ на предложение может со­держать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается закон­ченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условия­ми предложения или не заинтересован в предлагаемом това­ре, он отклоняет предложение. В этом случае между продав­цом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий доку­мент, представляющий собой выражение претензий к сторо­не, нарушившей принятые на себя по контракту обязательст­ва, и требование возмещения убытков. Рекламация должна со­держать: основания для предъявления претензии; доказатель­ства — ссылки на нормативные акты, документы (акт экспер­тизы, акт приемки и т.д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены не­качественного товара; требование уценки товара и т.д.).

При составлении текста рекламации используются стан­дартные модели: К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...; К нашему огромному сожалению, ус­ловия контракта Вами не выполнены; Мы официально заяв­ляем Вам рекламацию на...

Ответ на рекламацию. В ответе на рекламацию сообщает­ся, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовле­творяется полностью или частично (с указанием срока и спо­соба ее удовлетворения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. Стандартные модели ответа на реклама­цию: Приносим свои извинения за...; Ваша претензия при­знана необоснованной.

В последнее время широкое распространение получили коммерческие документы информационно-рекламного ха­рактера: товарное предложение, сообщение о видах произво­димых товаров и услуг. К ним предъявляются особые требова­ния: запоминаемость, способность вызвать коммерческий инте­рес. Письма этого типа являются нерегламентированными; от­личаются большей свободой выбора языковых средств. Так, в них часто встречаются, оценочные конструкции: безупречная работа, разумная ценовая политика, гибкая система ски­док. Информативность рекламных коммерческих писем отли­чается нацеленностью на интересы, практические потребности потенциального потребителя, партнера.

 

Лекция № 13.