Язык и стиль справочно-информационной документации

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, слу жебные записки и др. Документы этого типа имеют право­вую силу, а, следовательно, к их форме, содержанию, языку и стилю предъявляются особые требования. Язык и стиль справочно-информационной и справочно-аналитической докумен­тации отличается жесткой регламентированностью языковых форм и средств, стандартизацией языковых моделей.

Основные виды справочно-информационной документа­ции:

• акт;

• справка;

• служебная записка;

• заявление.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прила­гается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта со­стоит из двух частей. В вводной части акта указывается рас­порядительный документ, на основании которого составляет­ся акт, событие или действие, послужившие причиной состав­ления акта, его номер и дата. В основной части акта излага­ются установленные факты, а также выводы и заключения. Если акт составлен комиссией, то первым указывается пред­седатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагают­ся в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председа­тель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несо­ответствия заявленных в сопроводительных документах ценно­стей, документов и их наличия и т.д.

Справка — документ, содержащий запрошенную инфор­мацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего — выбороч­ные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т.д.). Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начис­лении заработной платы. Справки выдаются без оставления копий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображения­ми служебного характера.

Как и любой документ, справка включает определенный на­бор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.

Наименование документа оформляется заглавными буква­ми посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации. Основной текст излагается с соблюдением опре­деленных правил последовательности, с использованием типо­вых моделей: «Дана... (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что...»; «Настоящая справка Выдана... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что...». Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста, например: Выдана для предоставле­ния в кассу Аэрофлота. Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организа­ции: Справка действительна в течение 10 дней со дня вы­дачи. Реквизит «подпись» включает должность, личную под­пись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Служебная записка — документ, адресованный руково­дству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. В докладной запис­ке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, рас­крывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания. Аналитические записки включают подробный анализ ситуации; изла­гаемые факты (данные, события) комментируются, увязыва­ются с ранее поступившей информацией. Обзорные запис­ки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаи­мосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый ком­плексный анализ. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы. Главное содержание информационно-статистических записок составляют цифры, данные, распо­лагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия об­разом (в форме таблиц, графиков и т.п.). Служебные запис­ки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.

Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, све­дений об адресате и разработчике, даты написания, наимено­вания темы, основного текста, подписи разработчика, указа­ний на приложения.

Заявление — внутренний служебный документ, предна­значенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направлен­ности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишет­ся от имени одного лица, однако могут иметь место и кол­лективные заявления, когда проблема, поднимаемая в доку­менте, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных ви­дов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявле­ние-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная за­писка).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвя­щены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимае­мый вопрос. При составлении заявления необходимо учиты­вать особенности оформления его реквизитов.

Реклама в деловой речи

В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе языковых средств, стремление к персонифицированному стилю изложе­ния. Эта тенденция проявляется, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции. Широкое рас­пространение получили документы информационно-рекламно­го характера: товарное предложение; сообщение о видах производимых товаров и услуг; резюме.

Специфика рекламных писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требования, как запоминаемость, способность вызвать коммерчески'й интерес. Это обусловли вает необходимость творческого подхода к составлению пи­сем; позволяет использовать языковые средства выразитель­ности с целью привлечь внимание к излагаемой информации. Широко используются оценочные конструкции типа: разум­ная ценовая политика, надежные (добрые) партнерские отношения, успешное (плодотворное) сотрудничество и т.п., повышающие эмоциональную привлекательность тек­ста делового письма и придающие ему конструктивную то­нальность.

Основное требование к тексту рекламного послания (впро­чем, как и к текстам деловых посланий других типов) — ин­формативность и убедительность. Однако информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на ин­тересы, практические потребности потенциального потребите­ля, заказчика, партнера. Кроме того, она не должна быть из­быточной, так как это затрудняет ее восприятие. В то же вре­мя информативность должна быть достаточной для удовлетво­рения интереса потребителя.

Деловое рекламное письмо должно быть нацелено на интересы, практические потребности потенциального заказчика.

Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение (чаще всего одно), излагаемое, как правило, в заключительной части послания. Например:

При положительном отклике на наши предложения объ­ем реализации Вашей продукции может быть доведен до 15 000—17 000 единиц в год, что делало бы целесообразным установление дилерских отношений.

С уважением Подпись

При составлении рекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно более четко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверять текст с точки зре­ния ясности, простоты и тона изложения. Стилистические не­дочеты, приводящие к двусмысленности, безусловно, недопус­тимы в текстах рекламных деловых посланий, поскольку сни­жают их воздействующий эффект. Например:

...Гибкая система скидок на продукцию Вашего предприятия позволит нам успешно конкурировать с Вашей продукцией на рынке нашего региона.

Приведенный фрагмент информационно-рекламного пись­ма перенасыщен личными местоимениями (вашего, вашей, нам, нашего). Кроме того, многозначность глагола «конкури­ровать» создает двусмысленность высказывания. Из данно­го предложения не ясно, намерен ли автор послания соперни­чать с адресатом (производителем продукции) либо, продавая продукцию адресата, соперничать с другими торговыми фир­мами региона.

Новые реалии жизни заставляют каждого, кто ищет работу, осваивать приемы саморекламы, запасаться письмами-ре­комендациями, составлять резюме. В последнее время тер­мин «резюме» употребляется в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих об­разовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». Именно это значение, пришедшее в нашу речь из американского варианта английского языка, все |более устойчиво закрепляется за словом резюме (например, конкурс резюме, разослать резюме, подготовить резюме на русском и английском языках).

Резюме в чем-то схоже со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты, написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для его написания. Главная задача при составлении резюме — как можно более выигрыш но (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию.

Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбран­ной работе, — это касается и образования, и опыта работы, и личных качеств, и характеристики дополнительных навыков. Типовое резюме включает:

• наименование документа;

• персональные данные соискателя (фамилия, имя, отче­ство, дата и место рождения, семейное положение);

• адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

• наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

• основной текст, включающий в себя перечень мест ра­боты и (или) учебы в хронологическом порядке, с указа­нием полных официальных наименований организаций,
времени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);

• дополнительные сведения (опыт внештатной работы, об­щественная деятельность, профессиональная переподго­товка);

• прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: ино­странные языки, заграничные поездки, владение компь­ютером, вождение автомобиля);

• интересы, склонности, имеющие отношение к предпола­гаемой профессиональной деятельности соискателя;

• рекомендации (сведения о рекомендациях);

• дата написания резюме;

• подпись соискателя.

Говоря об информативности резюме, специалисты отмеча­ют, что слишком долгий и однообразный перечень мест рабо­ты с сопутствующими датами и названиями организаций мо­жет произвести неблагоприятное впечатление на потенциального работодателя, так как в этом случае может сложиться впечатление об односторонности претендента в плане его про­фессиональной пригодности. Поэтому рекомендуют просто по­дытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях. Например: «Работал технологом в течение десяти лет на машиностроительных предприятиях» или «В 1992— 1997 гг. — мл. экономист, экономист, ст. экономист управления фабрики «Орловский текстиль».».