Грамматические и лексические ошибки

При работе с документа­ми составители или корректировщики сталкиваются с целым рядом типичных ошибок. В деловых бумагах и документах допускаются ча­сто следующие грамматические ошибки.

1. Неправильное употребление падежей. Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже
вместо дательного. Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопре­ки (чего?). Следует писать — согласно, благодаря, вопреки (чему?) соот­ветствующему положению. Необходимо также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.

2. Ошибки при склонении фамилии. Следует помнить, что не скло­няются фамилии славянского происхождения на -а, -о. Часто в звуко­вом составе они совпадают с одушевленными и неодушевленными предметами, например: Крыса, Сало, Шило и т.п. Не склоняются фами­лии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко), например: Долгих, Дурново, Франко, Шевченко. Склоняются русские и иноязычные фамилии на со­гласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если отно­сятся к женщинам или к супружеской паре, например: заявление Ни­колая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.

3. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагатель­ных. В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные: должен, обя­зан, подотчетен, необходим, подсуден, ответствен; Вызов экспертов обязателен для установления причин смерти.

4. Ошибки при употреблении количественных числительных. Напри­мер, несклонение или неполное склонение сложных и составных чи­слительных является нарушением общелитературной нормы.

5. Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о до­ верии; решение о кадрах и т.п.). Однако наблюдаются случаи злоупо­требления предлогом о, например: Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность).

6. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.
Необходимо помнить, что в письменной речи информационная роль
порядка слов возрастает к концу предложения.

7.Нередко в документах встречаются лексические ошибки:

• неправильное использование слов-терминов;

• неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.

Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требовани­ем необходимости, уместности и точности словоупотребления;

• употребление архаизмов. Речь идет об употреблении таких арха­ичных выражений, как: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...) и т.п.;

• тавтология;

• неразличение паронимов.

8. Ошибки в употреблении синонимов.

9.Существуют ошибки в деловой письменной и устной речи в сфере употребления фразеологизмов. Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, за­крепленным традицией и обязательным для всех. В тех случаях, ко­гда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформ­лении, а также в стилистическом плане. Наиболее распространен­ные из них — это:

 

• искажение состава фразеологизмов в результате лексических
подмен;

• изменение грамматической формы слов, входящих в оборот;

• совмещение двух различных фразеологизмов;

• вставка лишнего компонента;

• стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым
стилем речи.

Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологи­ческих оборотов, то в официально-деловом стиле используются устой­чивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучше­го, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т.п.).

Форма документа

При составлении документа важно помнить не только о правильности и грамотности его написания, но и о тех необ­ходимых реквизитах, которые он должен содержать.

Запомните!

Реквизиты документа

1)Государственный герб Российской Федерации;

2)герб субъекта Российской Федерации;

3)эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4)код организации;

5)основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридическо­го лица;

6)идентификационный номер налогоплательщика/код причины постанов­ки на учет (ИНН/КПП);

7)код формы документа;

8)наименование организации;

9)справочные данные об организации;

10)наименование вида документа;

11)дата документа;

12)регистрационный номер документа;

13)ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14)место составления или издания документа;

15)адресат;

16)гриф утверждения документа;

17)резолюция;

18)заголовок к тексту;

19)отметка о контроле;

20)текст документа;

21)отметка о наличии приложения;

22)подпись;

23)гриф согласования документа;

24)визы согласования документа;

25)оттиск печати;

26)отметка о заверении копии;

27)отметка об исполнителе;

28)отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29)отметка о поступлении документа в организацию;

30)идентификатор электронной копии документа.

 

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма по­стоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Однако не все вышеперечисленные реквизиты обязательно присутствуют в каждом документе. Чаще всего используются следующие данные:

• об адресате (кому адресован документ);

• об адресанте (кто является автором документа — заявителем,
просителем и т.д.);

• наименование жанра документа;

• опись документальных приложений (если имеются);

• дата;

• подпись автора документа и др.

Под формой документа понимается сумма его реквизитов и содер­жательно-композиционная схема — их взаимосвязь, последова­тельность и расположение.

Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализа­ции деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация; жанр документа; форма документа; языковое наполнение документа.

Приведем как пример схему организации текста одного из наибо­лее распространенных в жизненной практике документов — заявле­ния. Составные части этого вида документа в их последовательности повторяют вышеприведенный список реквизитов:

• наименование адресата;

• наименование адресанта;

• наименование документа;

• формулировка просьбы (жалобы, предложения);

• дата;

• подпись.

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют — на­ряду с языковыми нормами или, вернее, до них — нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа. Эти текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы жанра документа как особого семиотического феномена, т.е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к по­строению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых еди­ниц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм до­казывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других.

Итак, деловая речь есть по существу совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответству­ющие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламенти­рованности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения измене­ний в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его формы и его языка.

В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при помощи элек­тронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация ин­формационных процессов в аппарате управления», академик А.П. Ер­шов называл это «компьютеризацией деловой прозы». По его мне­нию, деловая проза «всегда внутренне формализована», это «лингви­стический феномен, который, сохраняя многие свойства языка в це­лом, в то же время самой своей сутью подготовлен для того, чтобы стать объектом механизации» благодаря «регламентирующему дей­ствию формальной модели, лежащей в основе данной области произ­водственных отношений».

Все специфические (и текстовые и языковые) собственно канце­лярские черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень стандартизации и унификации текстов деловой документации.

Речевой этикет в документе

Этикет — установленный порядок поведения. Деловой эти­кет — это порядок поведения, установленный в сфере делово­го общения. В основе правил делового этикета лежит: веж­ливое, уважительное и доброжелательное отношение к дело­вому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не заде­вая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпа­дающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть само­критичным; умение использовать в споре аргументы, а не ав­торитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляется в фор­ме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации и др. Как подчеркивают специалисты, этикет — важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламенти­рованный характер.

Обращение — это апелляция к личности адресата. Зада­ча обращения — установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обраще­ние нередко используется и в служебной переписке, если си­туация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное по­ложение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может ис­пользоваться независимо от перечисленных факторов, явля­ется: Уважаемый господин...(фамилия)! Уважаемая госпо­жа... (фамилия)! Уважаемые господа¹.

При обращении к должностным лицам высших и централь­ных органов государственной власти и управления, президен­там (председателям) обществ, компаний, фирм возможно об­ращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель/ Уважаемый господин мэр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обраще­ние по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Правила делово­го этикета требуют: если текст документа начинается с форму­лы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед

подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:

 

Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Вес-на-лето-2000...; Представляем на рассмотрение и утвержде­ние проект торгового комплекса...; Напоминаем, что срок вы­полнения договора... истекает...

Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах кон­фиденциального содержания, а также в документах, оформ­ленных на бланках должностных лиц.

Как подчеркивают специалисты в области делового этике­та, тональность деловых писем должны определять коррект­ность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового по­слания, его воздействующая сила зависят от выбранной фор­мы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и то­нальность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она Определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.

Использование этикетных средств позволяет смягчить кате­горичность высказывания. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытой воз­можность дальнейшего сотрудничества.

На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе.

Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Ва­шей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например:

Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%.

В мировой практике делового письма признаком хороше­го тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный ответ...; Позвольте выразить признательность за уча­стие в....

По мнению специалистов, этикетные модели выражения ра­дости, надежды, уверенности, одобрения, признательности — не просто украшают текст делового послания, лишая его при­вычной сухости, но и создают определенную тональность вос­приятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. На­пример:

С удовольствием приглашаю Вас принять участие в...; Имею честь пригласить Вас...; Мы были бы рады видеть Вас на...

Следует исключить, однако, так называемую ложную веж­ливость. Вычурные выражения, типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить и подобные им неуместны в деловых письмах.

С помощью этикетных средств, а также средств образно­сти можно снять чрезмерную официальность, сухость посла­ния, разнообразить интонационный рисунок текста, придать речи при необходимости экспрессивные оттенки. Пример ис­пользования этикетных фраз, устойчивых оборотов разговор­ной речи в коммерческом информационном письме:

Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспокойст­во. К сожалению, в банке очередное закручивание гаек, и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату.

С уважением Подпись

Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую оче­редь, коммуникативной заданностью послания. Однако ника­кой список рекомендуемых выражений не позволит полно­стью решить проблему официального речевого этикета. Толь­ко культура, такт и объективность в оценке тех или иных про­изводственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

 

Лекция № 12.