Грамматика официально-деловой письменной речи

Особенности грамматики официально-деловой письменной речи обусловлены требованием максимальной точности и ла­коничности описания типовых ситуаций делового общения, а также традицией употребления тех или иных словоформ, обо­ротов речи, сложившейся в отечественной школе делового письма.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Стра­дательный залог, как правило, используется при необходимо­сти подчеркнуть факт совершения действия (оплата гаранти­руется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юри­дической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога. Например: Завод «Метал­лист» срывает поставку сырья. Руководитель кооперати­ва не обеспечил технику безопасности.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляет­ся только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ — издается; контроль — возлагается; це­на — устанавливается; задолженность — погашается; рекла­мация (претензия) — предъявляется; платеж — производится; •счет — выставляется (оплачивается) и т.д.; доводы — веские; цены — низкие, высокие; скидки — значительные, не­значительные; необходимость — настоятельная; сотрудничество — взаимовыгодное, плодотворное, успешное и т.п. — именные сочетания.

Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окра­ски воспринимается как стилистические и лексические ошиб­ки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появ­ляться словосочетания типа: дешевые цены, командирован­ные расходы, осуществить оплату, предоставить справ­ку (лексические ошибки). Недопустимы также в текстах доку­ментов сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так; как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учиты­вать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени пред- ) почтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с пристав-[кой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструк ции без предлога — общеупотребительны, с предлогом — ха­рактерны для деловой речи, например: меры по усовершен­ствованию, опыты по разведению, мероприятия по преду­преждению, расходы по ремонту. Вместе с тем не допуска­ется употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке. Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употреблять­ся вместо предлога для. Так, например, грамматическая ошиб­ка допущена в следующем предложении: На заводе немало сделано по улучшению качества продукции. Правильно бы­ло бы написать: На заводе немало сделано для улучшения качества продукции.

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, дейст­виями кого-либо. Например, неправильно построено предло­жение: Указание не выполнено по нераспорядительности администрации. Следовало написать: Указание не выполне­но из-за нераспорядительности администрации. Исключе­нием являются выражения: по невниманию, по небрежно­сти, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае нега­тивных последствий следует употреблять предлог из-за, на­пример: Благодаря высокой технической квалификации спе­циалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строи­тельных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким паде­жом управляет предлог. Так, например, с родительным паде­жом употребляются предлоги: в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследст­вие; с дательным падежом употребляются предлоги: благо­даря, в отношении к, применительно к, сообразно, соглас­но, по.

Типичным для официально-деловой письменной речи яв­ляется употребление деепричастных оборотов. Деепричаст­ный оборот служит средством передачи действия, происходя­щего одновременно или в связи с другими действиями. С по­мощью деепричастного оборота можно передать различные оценочные характеристики: внимание, оказанное затронутому в письме вопросу; заинтересованность в скорейшем заверше­нии работы и т.д. Например: Внимательно рассмотрев пред­ставленный к утверждению проект, дирекция считает... Как отмечают специалисты, деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: Учитывая...; Счи­тая...; Принимая во внимание и т.д. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Ошибка в употреб­лении деепричастного оборота допущена в следующем пред­ложении: Проработав всего два месяца, у него возникли ос­ложнения с начальником цеха. Правильно было бы сказать: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.

Итак, выбор языкового оборота из числа возможных при составлении деловой бумаги определяется: а) практикой упот­ребления языкового оборота, т.е. степенью его употребитель­ности; б) его правильностью с грамматической точки зрения i (с учетом особенностей официально-делового стиля); в) степе­нью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.