Бухгалтерське оброблення первинних документів та їх збереження

Усі первинні бухгалтерські документи з місць їх оформлення у встановлені терміни передають у бухгалтерію. Кожен первинний документ у бухгалтерії підлягає:

перевірці

обробленню

погашенню

Перевірку первинних документів здійснюють за суттю (чи відповідає господарська операція чинному законодавству), формою (правильність і повнота заповнення усіх реквізитів, цифрових і текстових записів, дотримання термінів оформлення і подання документів у бухгалтерію) та арифметичним підрахунком (перевірка цифр, підсумків).

Оброблення первинних документів полягає у їх кодуванні, таксуванні і групуванні.

Суть кодування полягає у тому, що всі показники первинного документа позначають чинною на підприємстві системою кодів.

Таксування – це визначення грошової оцінки операції, яка виражена в первинному документі в натуральних або трудових вимірниках.

Групування документів – це об’єднання їх у групи за однорідними ознаками (касові, розрахункові тощо) за певний звітний період.

Закінчується оброблення первинних документів їх погашенням.

Погашені первинні документи передають на збереження до поточного архіву, в якому вони зберігаються у спеціальних шафах під замком протягом звітного періоду.

Після закінчення звітного періоду всі документи передають під розписку на збереження до постійного архіву. Первинні документи з архіву видають за постановою органів прокуратури, слідчих органів, контрольно – ревізійної служби, державної податкової адміністрації та спеціальним запитом і з дозволу керівника підприємства.

Після закінчення терміну зберігання та за умови проведення ревізії документів їх знищують, при тому складають акт на знищення документів, які не підлягають збереженню.

Вимоги щодо зберігання на підприємствах бухгалтерських документів викладено у Положенні про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх сторонність.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затверджених Головним архівним управлінням при КМУ.

Терміни зберігання бух. документів в архіві підприємства

Типи документів бухгалтерського обліку	Термін зберігання
Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них:
- Зведені річні	Постійно
- Річні	Постійно
- Квартальні
Касові, банківські документи, виписки банків, наряди на роботу, табелі, авансові звіти
Особові рахунки робітників та службовців
Розрахункові та розрахунково – платіжні відомості
Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів
Довіреності на одержання грошових сум і товарно – матеріальних цінностей
Облікові регістри (головна книга, журнали - ордери)

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів прокуратури і судів, державної – контрольно – ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені (не переплетені, не пронумеровані) то з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть до оформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити підписом і печаткою).

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.