Поняття первинного документа

Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах проводяться на підставі первинних документів.

Первинні документи – це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому).

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов’язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно – матеріальних цінностей та інших об’єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, а також на бланках спеціалізованих форм. Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню.

Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно – матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообороту терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи. Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам.

Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати обов’язкові реквізити:

- назва підприємства (установи), від імені якого складено документ

- назва документа і код форми

- дата і місце складання

- зміст господарської операції, її обсяг та вимірники в натуральному й вартісному виразі

- посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо. При відсутності будь – якого реквізиту первинний документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для здійснення записів у системі рахунків бухгалтерського обліку.

За сприйняття будь – якого виду інформації має бути проведена відповідна її індексація, яка відповідала б органам відчуття людини.

В сучасних умовах обробки інформації застосовують такі форми індексації інформації:

1) цифрові (показники у документах записують цифрами)

2) алфавітні (словесний запис у документі)

3) символьні (штрихова система кодування)

4) предметно – візуальні (фотознімки, телевізійні зображення).

Первинні документи виконують різні функції. Першою функцією є доказовість. Друга функція – це зберігання даних. Завдяки бухгалтерським документам є можливість дістати відомості в майбутньому, а це дає змогу порівнювати, аналізувати тощо.

 

Класифікація документів

За призначенням документи поділяються на розпорядчі й виправдовувальні.

Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження (наказ, інструкцію) на здійснення господарського факту – операції. Вони ще не підтверджують господарський факт, а є підставою для його здійснення. Тому їх не можна брати для запису в реєстри бухгалтерського обліку. Документ, який підтверджує факт здійснення операції, є виконавчий документ. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження про надання відпустки, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виправдовувальними є бухгалтерські документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Вони містять дані про її виконання. До таких документів належать акти, накладні на передачу матеріальних цінностей, касовий видатковий ордер тощо.

За місцем написання документи поділяються на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні – документи, які складаються в господарствах відповідно до проведених ними операцій. До цих документів належать вимоги, накладні, касові ордери, різні акти.

Зовнішні – це такі документи, які надходять у господарство від інших підприємств, установ і організацій. До цієї групи належать також документи, які пишуть в одному господарстві, але вони обертаються між різними господарствами. Сюди належать усі банківські документи – платіжні вимоги, доручення.

За масштабом охоплення кількості операцій документи поділяються на одноразові й нагромаджу вальні.

Одноразові – це документи, якими оформляють господарські факти (операції) у момент їх здійснення (заповнюють на одну операцію). Характерною особливістю цих документів є їх одноразове використання для початкової реєстрації господарських операцій.

Нагромаджу вальні документи – це такі, які дають змогу протягом дня, декади, тижня, місяця фіксувати однорідні господарські операції в міру їх здійснення (це документи, в яких записують однорідні господарські операції за певний проміжок часу).

За ступенем узагальнення господарських фактів бухгалтерські документи поділяються на первинні та зведені.

До первинних документів належать документи, які складають у момент здійснення операції або після її закінчення.

Зведеними є такі документи, які написані на підставі первинних документів за ознакою груп та інших ознак узагальнення (авансовий звіт, платіжна відомість).

За характером оформлення бухгалтерські документи поділяються на документи бухгалтерського, не бухгалтерського й комбінованого оформлення.

Документи бухгалтерського оформлення повністю пишуть працівники бухгалтерії. До цих документів належать меморіальні ордери, групувальні відомості.

Документи не бухгалтерського оформлення пишуть працівники виробничих підрозділів: комірники, майстри, виконроби. Головною ознакою таких документів є те, що в них працівники бухгалтерії записують лише бухгалтерське проведення.

Документи комбінованого оформлення – це такі документи, в яких частина даних заповнюється не бухгалтерами, а частина – працівниками бухгалтерії. Наприклад, акти на введення в експлуатацію основних засобів заповнює комісія, а вартісні дані записують у бухгалтерії.

За технікою написання й опрацювання бухгалтерські документи поділяються на такі, які пишуть вручну, на клавішних або на ЕОМ.

Документи, які пишуть вручну являють собою традиційні паперові аркуші.

Частина бухгалтерських документів може бути написана з допомогою клавішних машин, які мають алфавітний пристрій.

При використанні ЕОМ документи пишуть автоматично за певними програмами.