Зміст і призначення форм бухгалтерського обліку

Форма бухгалтерського обліку – це система взаємопов’язаних облікових реєстрів (хронологічних і систематичних) із певною методикою відображення у них господарських операцій у певній послідовності.

На підприємствах, установах і організаціях України сьогодні застосовують такі форми обліку:

- меморіально – ордерна

- журнально – ордерна

- спрощена форма обліку

- комп’ютерна.

Форми бухгалтерського обліку відрізняються між собою кількістю облікових реєстрів, їх призначенням, змістом, формою та зовнішнім виглядом, послідовністю і способами записів в облікові реєстри, видами взаємозв’язків між реєстрами синтетичного й аналітичного обліку.

Підприємство протягом звітного періоду має дотримуватись прийнятої форми обліку. Про можливу зміну прийнятої форми бухгалтерського обліку в наступному обліковому періоді необхідно вказати в пояснювальній записці до річного бухгалтерського звіту.

Суть меморіально – ордерної форми полягає у тому, що на підставі перевірених і згрупованих за певною ознакою первинних документів складають меморіальні ордери, в яких вказують кореспонденцію рахунків за здійсненою господарською операцією та її суму.

Меморіальні ордери складають як на один документ, так і на групу однорідних первинних документів.

Після складання меморіальні ордери реєструють за хронологічним порядком у реєстраційному журналі.

Реєстраційний журнал призначений для забезпечення контролю за збереженням документів і перевірки повноти відображення господарських операцій на синтетичних рахунках.

Після реєстрування меморіальних ордерів у реєстраційному журналі їх використовують для здійснення записів на синтетичних рахунках у Головній книзі. Окремо складають обігову відомість за синтетичними рахунками та обігові відомості за аналітичними рахунками. На підставі даних обігової відомості за синтетичними рахунками складають бухгалтерський баланс.

Меморіально – ордерна форма обліку має свої переваги і недоліки.

Переваги меморіально – ордерної форми обліку полягають у:

- її відносній простоті і гнучкості

- можливості застосування до різних типів підприємств

- посиленні контрольної функції обліку через звірення у кінці місяця даних синтетичного й аналітичного обліків.

Суттєвими недоліками меморіально – ордерної форми обліку є:

- необхідність виписування великої кількості меморіальних ордерів

- запису одних і тих самих даних у двох облікових реєстрах

- необхідність виконання великої кількості робіт у кінці місяця

Меморіально – ордерну форму обліку застосовують на невеликих бюджетних підприємствах і в кредитних установах.

Суть журнально – ордерної форми бухгалтерського обліку полягає у тому, що на підставі згрупованих даних первинних документів усі господарські операції реєструють у відповідних відомостях і журналах – ордерах. Записи в журнали – ордери й відомості роблять щоденно або в міру надходження первинних документів.

Щомісячно журнали – ордери закривають і їх підсумки переносять у Головну книгу, яку відкривають на рік. У Головній книзі поточні операції записують тільки за синтетичними рахунками, причому обороти по кредиту кожного синтетичного рахунку відображають однією сумою у графі “разом оборот по кредиту”. Крім оборотів у Головній книзі виводять сальдо по кожному рахунку. На підставі даних Головної книги складають бухгалтерський баланс.

Практично журнально – ордерну форму обліку застосовують у двох варіантах:

- повна журнально – ордерна форма обліку

- скорочена журнально – ордерна форма обліку

Повна журнально – ордерна форма обліку ґрунтується на веденні 17 журналів – ордерів, 18 відомостей і 10 розроблюваних таблиць. Цю форму використовують на великих підприємствах із кількістю працівників понад 200 осіб.

Скорочену журнально – ордерну форму обліку застосовують на великих і середніх підприємствах із кількістю працівників менше 200 осіб. Вона ґрунтується на веденні восьми журналів – ордерів і чотирьох відомостей.

Основними перевагами журнально – ордерної форми обліку є:

- поєднання аналітичного і синтетичного обліку в єдиних реєстрах

- забезпечення своєчасного і рівномірного відображення господарських операцій у реєстрах протягом звітного періоду

- скорочення кількості облікових реєстрів

Основні недоліки журнально – ордерної форми обліку такі:

- побудова журналів ордерів не відображає нових форм організації обліку

- склад аналітичних даних не відповідає сучасному рівневі потреб в інформаційному забезпеченні управління підприємством.

На підприємствах із простим промисловим процесом виробництва, які мають невелику кількість господарських операцій, а також на підприємствах, котрі ведуть діяльність у невиробничій сфері, застосовують спрощену форму бухгалтерського обліку.

Спрощена форма бухгалтерського обліку має два варіанти:

1) проста форма без використання реєстрів майна підприємства

2) спрощена форма бухгалтерського обліку з використанням реєстрів майна підприємства.

Просту форму бухгалтерського обліку використовують на малих підприємствах, які не виробляють продукцію з великими матеріальними витратами і в котрих кількість господарських операцій за місяць не перевищує 100.

Спрощену форму бухгалтерського обліку з використанням реєстрів обліку майна підприємства застосовують на малих підприємствах, які володіють майном (власні основні засоби, виробничі запаси, товари) і здійснюють за місяць більше, ніж 100, але менше, ніж 300 господарських операцій.

Автоматизована (комп’ютерна) форма бухгалтерського обліку базується на використанні різних видів комп’ютерної техніки.

На великих підприємствах, де за допомогою ЕОМ обробляється велика кількість як облікової, так і іншої інформації, створюються обчислювальні центри із потужними ЕОМ.

Автоматизована (комп’ютерна) форма бухгалтерського обліку включає такі етапи:

1) документування господарських операцій

2) автоматизована обробка інфомації

3) автоматизоване узагальнення облікової інформації (баланс та звітність).

Повна автоматизація облікової роботи передбачає автоматизацію всіх етапів і ділянок облікової роботи. За цих умов первинні документи оформляються не вручну із використанням типографських бланків, а друкуються за допомогою ПЕОМ, що значно скорочує робочий час облікових працівників. При повній автоматизації для обробки інформації відпадає потреба додаткового вводу даних із первинних документів до бази даних ПЕОМ, оскільки у пам’яті комп’ютера зберігаються всі необхідні реквізити. І як наслідок, при повній автоматизації складання передбачених законодавством форм звітності підприємства теж здійснюється за допомогою ПЕОМ.

На підприємствах України в даний час найбільш розповсюдженою є часткова автоматизація бухгалтерського обліку, яка передбачає автоматизацію окремих етапів та ділянок облікової роботи. На багатьох підприємствах за допомогою ПЕОМ як правило здійснюють облік заробітної плати, виробничих запасів та ін., які являються найбільш трудомісткими ділянками обліку. За таких умов автоматизації підлягає лише другий етап облікового процесу (автоматизована обробка інформації), а перший (документування господарських операцій) та третій (узагальнення облікової інформації) забезпечується виконанням вручну. Це звичайно впливає на затрати робочого часу бухгалтерів, а також на якість і строки отримання облікової інформації.

В Україні використовують значну кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найпопулярнішими з яких є: „Парус”, „1С - Бухгалтерія”, „Фінанси без проблем”, „1С - Підприємство” і інші.