Тема № 3. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация производится в целях:

- сокращения применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм;

- установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач;

- снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов;

- достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслевых целях.

 

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Результаты проведенной унификации доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.

Стандартизация – это установление и применение стандартов, т.е. образцов, эталонов, принимаемых за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Кроме стандартов, к нормативным документам относятся различные нормы, правила, рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы.

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть стандарты как на отдельные виды документов, так и унифицированные системы документации. УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Наиболее важной для нас является УСОРД, ее применение регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003. Все документы, которые будут рассмотрены в курсе, предусмотрены УСОРД.

 

 

 

Формуляр – образец организационно- распорядительного документа. Общие сведения о реквизитах. Формуляр-образец – это графическая модель построения документов. Он устанавливает формат бумаги, размеры полей, расположение реквизитов.   Формат бумаги: А3 – 297*420 А4 – 210*297 А5 – 148*210 А6 – 148*105   Размеры полей: Левое – не менее 20 мм Правое – не менее 10 мм Верхнее – не менее 20 мм Нижнее – не менее 20 мм   Требования к оформлению реквизитов документов описаны в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Реквизиты могут быть обязательными и переменными. Обязательные реквизиты присутствуют на любом ОРД (например, наименование организации), а переменные зависят от конкретных обстоятельств (например, дата документа).

Состав реквизитов   Государственный герб РФ Герб субъекта РФ Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Код организации Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Код формы документа Наименование организации Справочные данные об организации Наименование вида документа Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа Место составления или издания документа Адресат Гриф утверждения документа Резолюция Заголовок к тексту Отметка о контроле Текст документа Отметка о наличии приложения Подпись Гриф согласования документа Визы согласования документа Оттиск печати Отметка о заверении копии Отметка об исполнителе Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка о поступлении документа в организацию Идентификатор электронной копии документа.

Тема № 4. Требования к оформлению реквизитов документов и бланкам

Требования к оформлению реквизитов

 

1. Государственный герб РФ. Располагается на верхнем поле документа, отступая от края 3 мм. ГГ РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.93 № 2050 в соответствии с Положением о ГГ РФ.

 

2. Герб субъекта РФ. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства – РФ.

 

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблема может представлять собой рисунок, символ, буквенные символы. Эмблему помещают на бланках в соответствии с уставом организации, но эмблемой не разрешено заменять наименование организации. Эмблема не может воспроизводиться на бланке, если там уже есть 1 или 2 реквизит. Товарный знак – это обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других производителей. В товарный знак нельзя включать: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, сокращенные или полные названия международных межправительственных организаций, официальные печати, награды.

 

4. Код организации. Каждая организация должна быть зарегистрирована и иметь свой код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код организации так же как и код формы документа помещается на бланках организации после реквизита 08 (на общих бланках) или 09 (на бланках служебных писем). Код организации является подтверждением правомочности организации - автора документа.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 

7. Код формы документа определяется по Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД). Данный код может быть заранее нанесен на бланк документа справа от кода организации.

 

8. Наименование организации. Данный реквизит может включать в себя не только наименование организации, но и наименование вышестоящего органа. Если у организации есть официальное сокращенное название, то оно тоже должно быть указано. В документе указывается название, закрепленное в учредительных документах.

 

Правительство Москвы

Комитет социальной защиты населения Москвы

(Комсоцзащиты Москвы)

 

Если проектируется бланк структурного подразделения, то его наименование указывается ниже наименования организации.

 

Министерство труда и социального развития РФ

(Минтруд РФ)

Правовой департамент

 

Если субъект РФ, издающий документ, имеет наряду с русским другой официальный язык, то название, справочные данные, место составления указывается на 2 языках на одном уровне. Автором документа может быть должностное лицо, тогда на месте названия указывается полное наименование должности. Этот реквизит является обязательным и должен указываться на всех документах. Отсутствие реквизита может автоматически сделать документ незаконным.

 

9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, счетов в банке, адрес электронной почты.

 

10. Наименование вида документа. Реквизит употребляется на бланках конкретного вида документа. В письме наименование документа не указывается. На бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации. Наименование вида документа проставляется большими буквами ПРИКАЗ, АКТ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ и т.д.

 

11. Дата документа является датой подписания (приказ), датой заседания (протокол), датой события (акт). Существуют также даты утверждения, даты согласования и др. Существует два способа оформления даты:

a. Цифровой способ оформления либо день, месяц, год либо год, месяц, день (международные правила). Год обозначается четырьмя цифрами. 25.02.2009

b. Словесно-цифровой – чаще всего применяется в оформлении финансовых или нормативных документов 15 сентября 2008 г.

 

12. Регистрационный номер документа представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания. Если номер сложный, то он называется индексом. В индекс может включаться различная информация, например номер структурного подразделения, в котором будет храниться документ. Пример 118/01-43. 118 – данный документ является 118 по счету в определенной группе документов, и его заверенная копия будет подшита в канцелярии (индекс 01) в дело 43.

 

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Данный реквизит на бланке письма обозначается следующим образом:

На №______ от __________ и заполняется только в том случае, если составляется ответ на поступившее письмо. Реквизит содержит сведения на регистрационный номер и дату поступившего документа и переписывается из его бланка.

 

14. Место составления или издания документа указывают только в том случае, если определение затруднительно по 08 или 09 реквизиту. В реквизите указывают общепринятые сокращения г. – город, пос. – поселок, дер. – деревня и т.д.

 

15. Адресат. Данный реквизит чаще всего используется в письмах, указаниях и распоряжениях. Состоит из нескольких частей, отделяемых друг от друга 1,5-2 интервалом. Первая строка печатается в правом углу первого листа на уровне первой строки реквизита 08. Максимальное число составных частей реквизита:

a. Наименование организации

b. Наименование структурного подразделения

c. Должность, инициалы и фамилия (для физического лица только ФИО)

d. Почтовый адрес.

 

Наименование организации или структурного подразделения в им. падеже, должность и фамилию – в дательном. Части адресата печатаются либо от правой границы листа, либо центруются относительно самой длинной строки.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», и имеют следующий порядок:

- наименование адресата (наименование организации или ФИО)

- название улицы, № дома, квартиры

- название области, края, республики

- страна (для международной переписки)

- почтовый индекс

Комитет социальной защиты

населения Москвы

Начальнику Управления

профессиональной реабилитацией инвалидов

В.А. Коняевой

ул. Светлая, д.10

Москва, 110523

При посылке письма по факсу вместо почтового адреса можно указывать номер факса:

 

Комитет социальной защиты

населения Москвы

Начальнику Управления

профессиональной реабилитацией инвалидов

В.А. Коняевой

ф. (495) 261 – 12 – 65

При адресовании документа физическому лицу адресат оформляется так:

 

Петрову А.П.

ул. Чертановская, 10, кв. 154

Москва, 113654

 

Документ не должен содержать более 4 адресатов. При большом числе адресатов составляется список на рассылку, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат:

Директорам средних

профессиональных учебных заведений

 

Если невозможно указать общий адресат, то готовят необходимое количество копий и впечатывают в каждый экземпляр конкретный адрес. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.

 

16. Гриф утверждения документа. Некоторые виды документов приобретают юридическую силу только после утверждения (устав, инструкция, акт и др.) Утверждение может проводиться двумя способами:

1) Утверждение должностным лицом

УТВЕРЖДАЮ

Директор техникума

л.п. Л. А. Румынина

02.06.2007

2) Утверждение специально издаваемым документом.

УТВЕРЖДЕН

приказом директора техникума

от 10.10.2006 № 39

 

17. Резолюция наносится на документ рукописным способом должностным лицом, в компетенцию которого входит рассмотрение данного документа и принятие решений по его исполнению. Резолюция помещается всегда на первом листе на любом свободном месте, кроме полей. Если свободного места нет, то на отдельном листе формата А6. Резолюция включает в себя: ФИО исполнителей (кому?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись должностного лица без расшифровки ФИО, дату резолюции.

 

Чадаевой А.П.

Петровой Е.Н.

Прошу подготовить проект

учебного плана по данной специальности

к 01.08.2006

л.п.

25.07.2006

 

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственный тот, кто указан первый.

 

18. Заголовок к тексту должен быть проставлен на всех документах формата А4. Заголовок к текстувключает в себя краткое содержание документа. Заголовок печатают от левого поля примерно до середины листа. Если заголовок превышает 5 строк с одинарным интервалом, то разрешается продлить его до правого поля, но он не должен превышать 5 строк. Заголовок должен согласовываться с наименованием документа и отвечать на вопрос «о чем?» (о ком?) либо «чего?» (кого?). Если заголовок отвечает на вопрос О чем? он пишется с заглавной буквы, если на вопрос чего? – то с маленькой.

Например:

Приказ (о чем?) – О приеме на работу Сидорова Н.К.

Акт (чего?) – ревизии финансово-хозяйственной деятельности и т.д.

 

19. Отметка о контроле. Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо работником службы ДОУ, осуществляющим контроль исполнения документов. Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа в виде буквы К.

 

20. Текст документа составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов федерации.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф должны согласоваться с заголовками. Если таблица печатается на нескольких листах, то все графы нумеруются и на втором листе проставляются только цифры. Связный текст состоит из двух частей. В первой указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения и т.д. но текст может состоять и из одной части. В тексте, подготовленном на основании других документов, указываются их реквизиты. Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы и т.д.

 

21. Отметка о наличии приложения оформляется так:

1. если в документе подробно указано то, что содержится в приложении, то можно использовать краткую форму:

 

Приложение: на 20 л. в 1 экз.

 

2. Если в тексте документа нет расшифровки содержания приложения, то оно оформляется по полной форме:

 

Приложение: 1. Проект учебного плана по специальности 030503 «Правоведение» на 1 л. в 1экз.

2. Проект примерной программы «Делопроизводство» на 20 л. в 1 экз.

 

3. Если приложения сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно.

4. Если документ, являющийся приложением, тоже имеет приложение, оформляется так:

 

Приложение: Приказ Минобразования от 20.11.2000 г. № 155 и приложение к нему, всего на 25 л.

 

5. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку оформляют так:

 

Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.

 

6. В нормативных актах и распорядительных документах приложение оформляется иначе. Как правило, приложение в данном случае – это документ, который вводится в действие, поэтому в соответствующем пункте утверждающего документа отмечается:

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии колледжа.

 

На самом приложении в правом верхнем углу:

Приложение № 1

к приказу директора колледжа

от 25.05.2006 № 135

 

22. Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи.

 

Директор техникума л.п. Л.А. Румынина

На бухгалтерских документах проставляется подпись руководителя и главного бухгалтера.

Если на документе должны стоять подписи двух равных по рангу лиц, то их подписи проставляются рядом

 

Директор ООО Директор ОАО

 

Документы, составляемые комиссией, подписываются так:

 

Председатель комиссии: л.п. А.Н. Сокова

Члены комиссии: л.п. А.С. Красавин

л.п. О.И. Рысин

Документ может быть подписан только тем должностным лицом, чья расшифровка подписи поставлена.

В случае если руководитель отсутствует, должен быть издан приказ о назначении исполняющего обязанности директора, и подпись оформляется так:

 

И.О. Директора л.п. А.П. Коверкин

 

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись.

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

 

23. Гриф согласования документа. Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа.

Согласование проводится с целью:

- проверки содержания документа действующему законодательству;

- проверки правильности оформления документа;

- оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

 

Согласование бывает внутренним и внешним.

Внешнее согласование оформляется с помощью рек. № 23 Гриф согласования документа и проводится двумя способами:

1) С конкретным должностным лицом:

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного планово-

экономического управления

Комсоцзащиты Москвы

л.п. Л.К. Орехова

25.10.2005

 

2) Согласование, осуществляемое с помощью другого документа:

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

коллегии Минтруда РФ

от 28.12.2000 г. № 58

 

Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля. Если необходимо оформить 2 грифа, то 2-й справа от первого. Если нужно оформить более 2-х грифов, то целесообразно составить отдельный лист согласования.

 

24. Визы согласования документа. Внутреннее согласование оформляется с помощью рек. № 24 Визы согласования документа.

Визы включают в себя: наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи, дату визирования.

Юрисконсульт

л.п. Л.В. Рыбина

30.11.2005

 

Должностные лица не имеют права отказываться от визирования документа на основании несогласия с его содержанием. В таком случае визу нужно оформить так:

 

Замечания прилагаются

Главный бухгалтер

л.п. О.Е. Федосеева

25.10.2005

Визы проставляются:

- в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, если документ остается в организации;

- в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

 

25. Оттиск печати проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных видах документов.

Печати бывают 2-х видов:

1) Гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческой организации) – имеет в центре изображения государственный герб.

2) Простая печать герба не имеет, вместо него воспроизводится название или эмблема организации. Иногда в простых печатях указывают то, для чего она предназначена (для телеграмм, для справок). Простые печати бывают различной формы (круглые, квадратные, треугольные и др.). Организация может иметь несколько простых печатей.

Печать должна быть хорошо читаема и на организационно-распорядительных документах должна захватывать часть наименования должности. Печать не ставится на личную подпись. В отдельных документах, не входящих в УСОРД, печать ставиться в строго определенном месте.

 

26. Отметка о заверении копии. Копии документа часто используются в управленческой деятельности. Все они должны иметь отметку о заверении копии. Она проставляется ниже реквизита подпись таким образом:

 

Верно

Начальник канцелярии л.п. А.А. Архарова

18.12.2005

 

Допускается копии заверять печатью. Печать выбирается на усмотрение организации. Но нужно помнить, что есть ряд документов, копии которых заверить может только нотариус.

 

27. Отметка об исполнителе. Иногда при работе с документом возникает необходимость уточнить некоторые вопросы, поднятые в документе. Для этого и используется отметка об исполнителе. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляют ФИО и номер телефона исполнителя.

 

А.П. Чаадаева

45-75-89

 

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для дальнейшего хранения. Всегда помещается на первом листе документа в левом нижнем углу. Если это место занято, то на нижнем поле.

Этот реквизит оформляется следующим образом:

 

Исполнено письмом

от 15.12.2000 № 745/01-13

В дело 01-03

л.п.

16.12.2000

29. Отметка о поступлении документа в организацию. Этот реквизит должен содержать следующие данные: порядковый номер и дату поступления. Иногда включают наименование организации или отдела. Помещают на первом листе документа справа от 28 реквизита.

 

Общий отдел

Вх. № 431

17.12.2004

 

30. Идентификатор электронной копии документа. Этот реквизит используется при компьютерной обработке документов для того, чтобы быстро найти его в предстоящей работе. Включает следующие данные: имя каталога, имя файла, код оператор и т.д. Реквизит проставляется слева от реквизита 29, желательно на каждом листе документа.

 

Например:

Департамент/Приказы/Иванов.doc

 

 

Требования к оформлению бланков документов

 

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документа должны быть изготовлены на белой бумаге формата А4 или А5 с угловым и продольным расположением. На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде линий или уголков место расположения некоторых переменных реквизитов.

Существует несколько видов бланков:

1. Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме письма. На этом бланке не указывают справочные данные об организации и ссылку на регистрационный номер и дату.

2. Бланк письма употребляется только при оформлении служебного письма. В этом бланке есть реквизиты 09 и 13.

3. Бланк должностного лица/структурного подразделения. Такие бланки составляются только в том случае, если человек, кому принадлежит бланк, имеет право подписи.

4. Гербовые бланки – бланки с воспроизведением государственного герба РФ. Эти бланки являются полиграфической продукцией и подлежат учету.