Тема № 2. Нормативно-методические документы, регулирующие деятельность

Функции документа

1. Информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная).

2. Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная).

3. Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная функция и функция исторического источника).

 

• Информационная – заключается в том, что в документе происходит материализация информации. Она присуща всем без исключения документам.
• Социальная – заключается в том, что документ несет в себе информацию о социальных процессах, т.е. процессах, происходящих в обществе.
• Политическая функция заключается в фиксировании в документе процессов, происходящих во внутренней, внешней политике государства, информации о деятельности политических партий, оппозиций, лидеров и т.д.
• Коммуникативная функция – состоит в передаче информации во времени и пространстве.
• Управленческая функция – заключается в том, что документ выступает как средство управленческой деятельности.
• Правовая функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. Существуют документы, изначально обладающие правовой функцией и приобретающие ее на время.
• Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.
• Культурная функция – проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.
• Функция исторического источника – качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

 

Тема № 2. Нормативно-методические документы, регулирующие деятельность

Документационных служб

Основной документ – «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), утверждена в 1988 году. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» - 2000г.

ГОСТ Р 6.30-2003 – стандарт на систему организационно-распорядительной документации, 2000 – изменения №1 к нему.

ГОСТ Р 511441 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – 2000 г.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих – 1998 г., дополненный в 2000 г.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек – 1974, 1985, 1990.

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в госорганах, на предприятиях и учреждениях. – 1982.

Визы проставляются:

- в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, если документ остается в организации;

- в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

 

25. Оттиск печати проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных видах документов.

Печати бывают 2-х видов:

1) Гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческой организации) – имеет в центре изображения государственный герб.

2) Простая печать герба не имеет, вместо него воспроизводится название или эмблема организации. Иногда в простых печатях указывают то, для чего она предназначена (для телеграмм, для справок). Простые печати бывают различной формы (круглые, квадратные, треугольные и др.). Организация может иметь несколько простых печатей.

Печать должна быть хорошо читаема и на организационно-распорядительных документах должна захватывать часть наименования должности. Печать не ставится на личную подпись. В отдельных документах, не входящих в УСОРД, печать ставиться в строго определенном месте.

 

26. Отметка о заверении копии. Копии документа часто используются в управленческой деятельности. Все они должны иметь отметку о заверении копии. Она проставляется ниже реквизита подпись таким образом:

 

Верно

Начальник канцелярии л.п. А.А. Архарова

18.12.2005

 

Допускается копии заверять печатью. Печать выбирается на усмотрение организации. Но нужно помнить, что есть ряд документов, копии которых заверить может только нотариус.

 

27. Отметка об исполнителе. Иногда при работе с документом возникает необходимость уточнить некоторые вопросы, поднятые в документе. Для этого и используется отметка об исполнителе. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляют ФИО и номер телефона исполнителя.

 

А.П. Чаадаева

45-75-89

 

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для дальнейшего хранения. Всегда помещается на первом листе документа в левом нижнем углу. Если это место занято, то на нижнем поле.

Этот реквизит оформляется следующим образом:

 

Исполнено письмом

от 15.12.2000 № 745/01-13

В дело 01-03

л.п.

16.12.2000

29. Отметка о поступлении документа в организацию. Этот реквизит должен содержать следующие данные: порядковый номер и дату поступления. Иногда включают наименование организации или отдела. Помещают на первом листе документа справа от 28 реквизита.

 

Общий отдел

Вх. № 431

17.12.2004

 

30. Идентификатор электронной копии документа. Этот реквизит используется при компьютерной обработке документов для того, чтобы быстро найти его в предстоящей работе. Включает следующие данные: имя каталога, имя файла, код оператор и т.д. Реквизит проставляется слева от реквизита 29, желательно на каждом листе документа.

 

Например:

Департамент/Приказы/Иванов.doc

 

 

Требования к оформлению бланков документов

 

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документа должны быть изготовлены на белой бумаге формата А4 или А5 с угловым и продольным расположением. На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде линий или уголков место расположения некоторых переменных реквизитов.

Существует несколько видов бланков:

1. Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме письма. На этом бланке не указывают справочные данные об организации и ссылку на регистрационный номер и дату.

2. Бланк письма употребляется только при оформлении служебного письма. В этом бланке есть реквизиты 09 и 13.

3. Бланк должностного лица/структурного подразделения. Такие бланки составляются только в том случае, если человек, кому принадлежит бланк, имеет право подписи.

4. Гербовые бланки – бланки с воспроизведением государственного герба РФ. Эти бланки являются полиграфической продукцией и подлежат учету.

 

 

Образец личной доверенности

 

доверенность

 

Я, Степанова Оксана Николаевна, учащаяся гр. 32, доверяю получить мою стипендию за октябрь 2005 г. в Строительном техникуме Погореловой Елене Николаевне.

Паспортные данные__________________________________________________________________________

 

05.11.2005 личная подпись

 

 

Подпись Степановой О.Н. удостоверяю

 

Директор техникума подпись А.В. Торопова

 

07.11.2005

Печать

4. Расписка – письменный документ, подтверждающий какое-либо действие, чаще всего получение денег или материальных ценностей от учреждений (организации, предприятия) или частного лица. Составляется расписка в произвольной форме, но должна включать следующие основные сведения: наименование документа (Расписка); должность, ФИО лица, дающего расписку; сумму денег или наименование материальных ценностей; дату; подпись автора.

Полученную сумму денег в расписке указывают цифрами, а в скобках – прописью (словами). В этом документе категорически не допускается каких-либо исправлений. Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.

 

РАСПИСКА

 

Я, Иванова Анна Ивановна, продавец ЦУМа, отдел «Подарки», получила от гр. Косарева Николая кофейный сервиз «Аромат» стоимостью 1262 рубля (одна тысяча двести шестьдесят два рубля) для обмена на другой такой же сервиз.

 

15.03.2006 личная подпись

5. Резюме — это краткие описания трудовой деятельности, т.е. трудовая биография, написанная в очень сжатом виде с обобщенными сведениями об образовании, профессиональном опыте, квалификации, занимаемых должностях с целью заинтересовать работодателя.

Жестких требований к резюме не существует, но есть определенные пожелания.

Разделы резюме:

1. Заголовок: фамилия, имя, отчество кандидата.

2. Основные личные данные: подданство, адрес, телефон, семейное положение.

3. Цель обращения: на какую должность и на какие условия претендует кандидат.

4. Образование: учебные заведения и даты учебы в них, полученные специальности.

5. Опыт работы: даты, места работы, занимаемые должности, функции и профессиональные достижения, начиная с последнего места работы.

6. Дополнительная информация: знание языков, наличие водительских прав, возможность ездить в командировки, личные характеристики.

7. Дата составления резюме.

 

Резюме не должно занимать более одной страницы. Все разделы резюме можно оформлять от левого поля. Резюме должно быть напечатано на листе формата A4.

Резюме отправляют по факсу или по почте.

Резюме оформляет претендент на должность. Если резюме заинтересовало работодателя, обычно предлагается заполнить анкету, стандартную или разработанную для конкретного учреждения. Анкета дает более полное представление о кандидате на вакансию, это вторая ступень к хорошей должности перед собеседованием.

 

РЕЗЮМЕ

Орлов Игорь Иванович

11.03.1960 г. р.

АДРЕС: 127322, г. Москва, ул. Лескова, д. 7, кв. 11

Тел.: 210318 (Р), 9722227611 (Д)

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь

 

ЦЕЛЬ: получение должности начальника отдела информационного обеспечения.

ЖЕЛАЕМАЯ ЗАРПЛАТА: От 4 до 6 тыс. руб. в месяц.

ОБРАЗОВАНИЕ: 1977-1982 – Московский институт электростали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННО-ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.

1967-1977 — средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: с 1992 г. - до настоящего времени – начальник отдела информатики финансовой компании «ФИН-ТРАСТ» (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).

С 1982-1992 гг. – инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. – начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).

С 1980 по 1982 гг. – старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами в средах ДОС, ВИНДОВС, а также владею системами программирования на языках ПАСКАЛЬ, С и СУБД, таких как ДБАСЕ, ФОКСПРО и др.

Имею ряд публикаций в специальном журнале «Домашний компьютер».

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

 

Дата Подпись И.И. Орлов

 

 

Тема № 9. Правила оформления и выдачи копий документов

 

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Подлинник официального документа – это первый или единственный экземпляр официального документа.

Подлинники большинства документов, созданных организацией, подшиваются в дело сразу, а для ознакомления и работы изготавливают копии.

Подлинники отдельных видов документов (письма, справки, отзывы и т.д.) направляются адресату, а в деле остаются копии.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть, не имеющий юридической силы.

Под внешними признаками документа понимают: носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Для того, чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа – это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия – точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготавливать с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки.

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита «Отметка о заверении копии». Копии бывают следующих видов: полная копия, выписка, отпуск.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии с проставлением гербовой печати организации.

Выписка из официального документа, например, из приказа, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписки были рассмотрены нами ранее.

Отпуск – это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется отметка о заверении копии в краткой форме, т.е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника на том же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «Дубликат».

Тема № 10. Служба ДОУ. Требования к организации документооборота

 

Служба ДОУ

 

ДОУ в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного руководителю организации. Основная задача службы – установление единого порядка документирования и работы с документами на основе использования современных вычислительных средств.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному:

- управление делами (в министерствах и ведомствах)

- канцелярия (в НИИ, на госпредприятиях, в учебных заведениях и т.д.)

- общий отдел (в органах власти и общественных организациях)

Работа в службе ДОУ регламентируется следующими документами:

- положение о службе ДОУ – документ, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы данной службы

- инструкция по делопроизводству – основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации

- должностные инструкции работников службы.

Функции службы можно разделить на 3 группы:

- документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов, разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование совещаний)

- организация и выполнение работ по обработке документов (прием, обработка, регистрация, доставка, контроль за прохождением, исполнение и оформление документов, информационно-справочное обслуживание, оперативное хранение, подготовка к сдаче в архив и т.д.)

- организационные виды работ (организация совещания, приема посетителей, телефонных переговоров и т.д.)

 

Для обеспечения четкого функционирования службы важно правильно определять общую численность ее работников. Для министерств и ведомств они должны составлять 12-15% от общего числа работников, для промышленных предприятий примерно 0,5%.

 

Документооборот

 

Одной из важнейших функций службы ДОУ является учет объема документооборота.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Подсчет объема документооборота производится ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов.

В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:

- входящие документы (документы, поступившие в организацию)

- исходящие (документы, отправляемые из организации)

- внутренние (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации)

 

В зависимости от объема документооборота в каждой организации может применяться своя форма организации делопроизводства:

- централизованная применяется в учреждениях с большим объемом документооборота и предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении. Также система характерна и для организаций с минимальным объемом документооборота, где всю работу выполняет секретарь.

- децентрализованная вся работа с документами выполняется в структурных подразделениях. Такая форма используется, если структурные подразделения территориально разделены

- смешанная используется в крупных организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота. В таких организациях часть операций централизуется, а часть децентрализуется.

 

 

Рассмотрение документов

 

Рассмотрением документов в организации занимается секретарь-референт, распределяющий корреспонденцию между руководством и структурными подразделениями. Для квалифицированного рассмотрения и распределения необходимо знать распределение функций между руководителем и сотрудниками. Неплохо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря на этом этапе освободить руководителя от излишнего потока документов. На рассмотрение руководителю передаются документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по принципиальным вопросам, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы передаются непосредственно исполнителям-специалистам, отвечающих за данный вид деятельности. Организация рассмотрения документов и их передача должна обязательно проводиться в день поступления. Если документ предназначен нескольким лицам, то делаются ксерокопии или устанавливается очередность использования.

На документах, которые передаются руководителю, он проставляет резолюцию, т.е. назначает исполнителя и сроки исполнения. Далее информация из резолюции заносится в регистрационную форму. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в этот же день возвращать их секретарю.

 

Регистрация документов

 

Регистрация документов – это важнейший этап, определенный как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация может быть централизованной, децентрализованной или смешанной. Основной принцип регистрации – однократность. Входящие документы должны иметь регистрационный номер, состоящий из порядкового номера и № дела, в котором будет подшит документ. Используются три формы регистрации документов: журнальная, регистрационно-контрольные карточки, электронная.

1. При передаче документов на исполнение исполнитель расписывается в журнале регистрации. После завершения работы с документами на них проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.

2. Форма РКК

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент (автор) ЗАО «ЭТАЛОН»
Дата получения 02.12.2003 Входящий № 11/05-21	Дата документа 01.12.2003 № документа 28/03-17
Краткое содержание О графике отпусков на 2004 год
Резолюция или кому направлен документ О.Ю. Панкратовой составить сводный график отпусков на 2004 год Абрамова 02.12.2003
Отметка об исполнении документа График отпусков на 2004 год от 18.12.2003 № 35

 

Оборотная сторона

Контрольные отметки 12.12.2003 – подготовлен список сотрудников организации с указанием периода отпуска   Фонд № 41 Опись № 5 Дело № 05-21

 

Кружочком обводится срок исполнения. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую контрольную картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы. Заполнение карточки проходит поэтапно.

3. При регистрации на ПК данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использоваться в программах по автоматизации, контролю и справочной работе.

 

Тема № 21. Подготовка и передача дел в ведомственный архив

Законченные делопроизводством дела постоянного хранения находятся в местах их формирования 1-3 года, а затем передаются в архив.

Перед передачей дел они должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в архив принимаются только с разрешения руководителя организации. В этих случаях с ними не проводится полная обработка, они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы:

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам), таким образом, чтобы первый документ был в начале дела. Из документов извлекаются все металлические крепления.

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности документов они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу простым карандашом. При нумерации конвертов сначала нумеруют конверт, а затем очередными номерами все материалы, вложенные в конверт. При обнаружении ошибки старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер.

3. Составление внутренней описи документов дела. Опись должна составляться, если дела содержат особо ценную документацию, документы личного происхождения и некоторые другие категории документов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа. Внутренняя опись играет роль оглавления, обеспечивает сохранность документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. В конце ставится итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных документов и количестве листов самой описи.

4. Составление заверительной надписи. Составляется на любую единицу хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела. Заверительную надпись запрещается составлять на оборотной стороне документов и на лицевой стороне обложки дела. Она проставляется на обложке с внутренней стороны.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации, ее подчиненность на момент составления документов, заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов.

6. Подшивка или переплет дела. Документы подшиваются в 4 прокола в твердую обложку. Если есть возможность, можно осуществлять переплет дела. Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с завязками или в картонных футлярах.

 

Соблюдение этих правил нацелено на обеспечение сохранности документов, подготовку дел полностью к архивному хранению.

Передача дел производится по графику, составленному работниками архива, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела принимает заведующий архивом в присутствии работника структурного подразделения, который сдает дела. Передача производится по описи, и напротив каждого передаваемого дела ставится отметка о наличии. В конце описи цифрами и прописью указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи и подписи принимающих и передающих работников. При приеме особо ценных документов проверяется количество листов дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются по номенклатуре дел. Если документы нужны в делопроизводстве, оформляется разрешение на временное пользование.

 

Коммерческой тайны

Примерный перечень сведений конфиденциального характера:

1. сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни граждан, позволяющие идентифицировать его личность

2. сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства

3. служебные сведения, доступ к которым ограничен государственными органами в соответствии с ГК РФ и ФЗ (служебная тайна)

4. сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с КРФ и ФЗ (врачебная, нотариальная, адвокатская, тайна переписки и т.д.)

5. сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с ГК РФ и ФЗ (коммерческая тайна)

6. сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

 

Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

Условия, при которых информация может быть отнесена к КТ:

- действительная или потенциальная ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам

- отсутствие свободного доступа к этой информации на законных основаниях

- принятие ее обладателем необходимых мер по охране ее конфиденциальности.

 

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует от него следующих условий:

- определение сведений, относящихся к КТ

- обеспечение порядка их защиты

 

Все конфиденциальные сведения делятся на 2 категории:

- научно-техническая информация (используемые материалы, рецептуры, пароли, ключи, новые технологии и т.д.)

- деловая (размер прибыли, себестоимости, планы развития предприятия, анализ конкурентоспособности продукции и т.д.)

 

Состав и объем сведений, составляющих КТ, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа, правила использования определяются руководителем организации.

Мероприятия по обеспечению защиты:

- установление правил отнесения информации к коммерческой тайне

- разработка инструкции по соблюдению режима конфиденциальности

- ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ

- использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации

- осуществление контроля за соблюдением режима охраны КТ.

 

Функции документа

1. Информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная).

2. Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная).

3. Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная функция и функция исторического источника).

 

• Информационная – заключается в том, что в документе происходит материализация информации. Она присуща всем без исключения документам.
• Социальная – заключается в том, что документ несет в себе информацию о социальных процессах, т.е. процессах, происходящих в обществе.
• Политическая функция заключается в фиксировании в документе процессов, происходящих во внутренней, внешней политике государства, информации о деятельности политических партий, оппозиций, лидеров и т.д.
• Коммуникативная функция – состоит в передаче информации во времени и пространстве.
• Управленческая функция – заключается в том, что документ выступает как средство управленческой деятельности.
• Правовая функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. Существуют документы, изначально обладающие правовой функцией и приобретающие ее на время.
• Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.
• Культурная функция – проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.
• Функция исторического источника – качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

 

Тема № 2. Нормативно-методические документы, регулирующие деятельность

Документационных служб

Основной документ – «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), утверждена в 1988 году. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» - 2000г.

ГОСТ Р 6.30-2003 – стандарт на систему организационно-распорядительной документации, 2000 – изменения №1 к нему.

ГОСТ Р 511441 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – 2000 г.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих – 1998 г., дополненный в 2000 г.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек – 1974, 1985, 1990.

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в госорганах, на предприятиях и учреждениях. – 1982.