ТОП 10:

Тема № 20. Экспертные комиссии



 

 

Для проведения ЭЦД создается система экспертных органов.

ЦЭПК Федеральной архивной службы

 
 


ЭПК архивного органа

 
 

 


ЦЭК министерства, ЭПК, ЭК госархива

ведомства

       
 
   

 

 


ЭК структурного подразделения ЭК учреждения, организации.

 

Рис. Взаимодействие экспертных органов

 

В любой организации должна быть постоянно действующая ЭК, методическое руководство которой осуществляет ЭПК соответствующего архива или архивного учреждения.

В крупных организациях создается ЦЭК организации и ЭК структурных подразделений. ЦЭК осуществляет методическое руководство ЭУ и тесно контактирует с ЭП соответствующего архива или архивного учреждения. Центральным органом, рассматривающим наиболее важные вопросы деятельности ЭК, является ЦЭПК Федеральной архивной службы.

ЭК создается приказом руководителя в составе не менее 3 человек, один из которых – заведующий ведомственным архивом. Председателем ЭК назначают заместителя руководителя организации, секретарем – работника службы ДОУ. Обычно в состав комиссии включают специалиста по основной деятельности организации, который может оценить содержание конкретных документов. Заседания ЭК проводят по мере надобности, но не менее 2 раз в год. ЭК является совещательным органом, их решения вступают в силу только после утверждения руководителем.

Задачи ЭК:

- рассмотрение ежегодно пересоставляемой номенклатуры дел, актов о выделении документов к уничтожению, годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел свыше 10 лет хранения;

- решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

- установление и изменение сроков хранения отдельных категорий документов;

- проверка правильности оформления комплексов документов для постоянного и долговременного хранения.


Тема № 21. Подготовка и передача дел в ведомственный архив

Законченные делопроизводством дела постоянного хранения находятся в местах их формирования 1-3 года, а затем передаются в архив.

Перед передачей дел они должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в архив принимаются только с разрешения руководителя организации. В этих случаях с ними не проводится полная обработка, они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы:

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам), таким образом, чтобы первый документ был в начале дела. Из документов извлекаются все металлические крепления.

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности документов они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу простым карандашом. При нумерации конвертов сначала нумеруют конверт, а затем очередными номерами все материалы, вложенные в конверт. При обнаружении ошибки старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер.

3. Составление внутренней описи документов дела. Опись должна составляться, если дела содержат особо ценную документацию, документы личного происхождения и некоторые другие категории документов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа. Внутренняя опись играет роль оглавления, обеспечивает сохранность документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. В конце ставится итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных документов и количестве листов самой описи.

4. Составление заверительной надписи. Составляется на любую единицу хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела. Заверительную надпись запрещается составлять на оборотной стороне документов и на лицевой стороне обложки дела. Она проставляется на обложке с внутренней стороны.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации, ее подчиненность на момент составления документов, заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов.

6. Подшивка или переплет дела. Документы подшиваются в 4 прокола в твердую обложку. Если есть возможность, можно осуществлять переплет дела. Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с завязками или в картонных футлярах.

 

Соблюдение этих правил нацелено на обеспечение сохранности документов, подготовку дел полностью к архивному хранению.

Передача дел производится по графику, составленному работниками архива, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела принимает заведующий архивом в присутствии работника структурного подразделения, который сдает дела. Передача производится по описи, и напротив каждого передаваемого дела ставится отметка о наличии. В конце описи цифрами и прописью указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи и подписи принимающих и передающих работников. При приеме особо ценных документов проверяется количество листов дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются по номенклатуре дел. Если документы нужны в делопроизводстве, оформляется разрешение на временное пользование.

 







Последнее изменение этой страницы: 2017-02-05; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.210.11.249 (0.004 с.)