Реквизиты официальной доверенности:

1. название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
2. полное наименование организации, выдавшей доверенность, и ее адрес;
3. дата выдачи доверенности;
4. номер;
5. срок действия доверенности;
6. должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить ценности;
7. серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены товарно-материальные ценности, и документ, являющийся основанием; перечень и количество товарно-материальных ценностей;
8. образцы подписи получателя доверенности;
9. подписи руководителя организации и главного бухгалтера, печать организации.

 

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Реквизиты личной доверенности:

1. название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

2. фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность;

3. содержание доверенности;

4. наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

5. подпись лица, выдавшего доверенность;

6. дата выдачи доверенности;

7. должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

8. дата удостоверения подписи;

9. печать.

Доверенность может быть оформлена рукописным способом и на компьютере. Для юридической полноценности документа следует указывать срок действия доверенности. Доверенность выдается на срок до 3 лет. Если срок действия в доверенности не обозначен, то документ сохраняет силу в течение года со дня выдачи документа.

При получении денег или материальных ценностей по доверенности необходимо предъявить паспорт или заменяющий его документ.

Образец личной доверенности

 

доверенность

 

Я, Степанова Оксана Николаевна, учащаяся гр. 32, доверяю получить мою стипендию за октябрь 2005 г. в Строительном техникуме Погореловой Елене Николаевне.

Паспортные данные__________________________________________________________________________

 

05.11.2005 личная подпись

 

 

Подпись Степановой О.Н. удостоверяю

 

Директор техникума подпись А.В. Торопова

 

07.11.2005

Печать

4. Расписка – письменный документ, подтверждающий какое-либо действие, чаще всего получение денег или материальных ценностей от учреждений (организации, предприятия) или частного лица. Составляется расписка в произвольной форме, но должна включать следующие основные сведения: наименование документа (Расписка); должность, ФИО лица, дающего расписку; сумму денег или наименование материальных ценностей; дату; подпись автора.

Полученную сумму денег в расписке указывают цифрами, а в скобках – прописью (словами). В этом документе категорически не допускается каких-либо исправлений. Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.

 

РАСПИСКА

 

Я, Иванова Анна Ивановна, продавец ЦУМа, отдел «Подарки», получила от гр. Косарева Николая кофейный сервиз «Аромат» стоимостью 1262 рубля (одна тысяча двести шестьдесят два рубля) для обмена на другой такой же сервиз.

 

15.03.2006 личная подпись

5. Резюме — это краткие описания трудовой деятельности, т.е. трудовая биография, написанная в очень сжатом виде с обобщенными сведениями об образовании, профессиональном опыте, квалификации, занимаемых должностях с целью заинтересовать работодателя.

Жестких требований к резюме не существует, но есть определенные пожелания.

Разделы резюме:

1. Заголовок: фамилия, имя, отчество кандидата.

2. Основные личные данные: подданство, адрес, телефон, семейное положение.

3. Цель обращения: на какую должность и на какие условия претендует кандидат.

4. Образование: учебные заведения и даты учебы в них, полученные специальности.

5. Опыт работы: даты, места работы, занимаемые должности, функции и профессиональные достижения, начиная с последнего места работы.

6. Дополнительная информация: знание языков, наличие водительских прав, возможность ездить в командировки, личные характеристики.

7. Дата составления резюме.

 

Резюме не должно занимать более одной страницы. Все разделы резюме можно оформлять от левого поля. Резюме должно быть напечатано на листе формата A4.

Резюме отправляют по факсу или по почте.

Резюме оформляет претендент на должность. Если резюме заинтересовало работодателя, обычно предлагается заполнить анкету, стандартную или разработанную для конкретного учреждения. Анкета дает более полное представление о кандидате на вакансию, это вторая ступень к хорошей должности перед собеседованием.

 

РЕЗЮМЕ

Орлов Игорь Иванович

11.03.1960 г. р.

АДРЕС: 127322, г. Москва, ул. Лескова, д. 7, кв. 11

Тел.: 210318 (Р), 9722227611 (Д)

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь

 

ЦЕЛЬ: получение должности начальника отдела информационного обеспечения.

ЖЕЛАЕМАЯ ЗАРПЛАТА: От 4 до 6 тыс. руб. в месяц.

ОБРАЗОВАНИЕ: 1977-1982 – Московский институт электростали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННО-ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.

1967-1977 — средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: с 1992 г. - до настоящего времени – начальник отдела информатики финансовой компании «ФИН-ТРАСТ» (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).

С 1982-1992 гг. – инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. – начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).

С 1980 по 1982 гг. – старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами в средах ДОС, ВИНДОВС, а также владею системами программирования на языках ПАСКАЛЬ, С и СУБД, таких как ДБАСЕ, ФОКСПРО и др.

Имею ряд публикаций в специальном журнале «Домашний компьютер».

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

 

Дата Подпись И.И. Орлов

 

 

Тема № 9. Правила оформления и выдачи копий документов

 

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Подлинник официального документа – это первый или единственный экземпляр официального документа.

Подлинники большинства документов, созданных организацией, подшиваются в дело сразу, а для ознакомления и работы изготавливают копии.

Подлинники отдельных видов документов (письма, справки, отзывы и т.д.) направляются адресату, а в деле остаются копии.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть, не имеющий юридической силы.

Под внешними признаками документа понимают: носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Для того, чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа – это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия – точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготавливать с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки.

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита «Отметка о заверении копии». Копии бывают следующих видов: полная копия, выписка, отпуск.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии с проставлением гербовой печати организации.

Выписка из официального документа, например, из приказа, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписки были рассмотрены нами ранее.

Отпуск – это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется отметка о заверении копии в краткой форме, т.е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника на том же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «Дубликат».

Тема № 10. Служба ДОУ. Требования к организации документооборота

 

Служба ДОУ

 

ДОУ в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного руководителю организации. Основная задача службы – установление единого порядка документирования и работы с документами на основе использования современных вычислительных средств.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному:

- управление делами (в министерствах и ведомствах)

- канцелярия (в НИИ, на госпредприятиях, в учебных заведениях и т.д.)

- общий отдел (в органах власти и общественных организациях)

Работа в службе ДОУ регламентируется следующими документами:

- положение о службе ДОУ – документ, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы данной службы

- инструкция по делопроизводству – основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации

- должностные инструкции работников службы.

Функции службы можно разделить на 3 группы:

- документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов, разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование совещаний)

- организация и выполнение работ по обработке документов (прием, обработка, регистрация, доставка, контроль за прохождением, исполнение и оформление документов, информационно-справочное обслуживание, оперативное хранение, подготовка к сдаче в архив и т.д.)

- организационные виды работ (организация совещания, приема посетителей, телефонных переговоров и т.д.)

 

Для обеспечения четкого функционирования службы важно правильно определять общую численность ее работников. Для министерств и ведомств они должны составлять 12-15% от общего числа работников, для промышленных предприятий примерно 0,5%.

 

Документооборот

 

Одной из важнейших функций службы ДОУ является учет объема документооборота.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Подсчет объема документооборота производится ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов.

В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:

- входящие документы (документы, поступившие в организацию)

- исходящие (документы, отправляемые из организации)

- внутренние (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации)

 

В зависимости от объема документооборота в каждой организации может применяться своя форма организации делопроизводства:

- централизованная применяется в учреждениях с большим объемом документооборота и предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении. Также система характерна и для организаций с минимальным объемом документооборота, где всю работу выполняет секретарь.

- децентрализованная вся работа с документами выполняется в структурных подразделениях. Такая форма используется, если структурные подразделения территориально разделены

- смешанная используется в крупных организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота. В таких организациях часть операций централизуется, а часть децентрализуется.