Современное техническое обеспечение кадровой документации

 

Современный уровень информатизации общества и автоматизации процессов предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных экономических информационных системах, в том числе в системе кадровой документации.

Документационная деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы. Документы поступают из вне или создаются внутри организации, они регистрируются и направляются для рассмотрения и принятия решений, а принятые решения - для исполнения. В тоже время специалисту, занятому в процессе документационного обеспечения персонала, нужно решить рад задач: обеспечить информационно-справочное обслуживание; учет и анализ кадрового обеспечения; учет, анализ и подбор сотрудников организации на имеющиеся вакантные места; подбор резерва на выдвижение; расчет дополнительной потребности организации в специалистах соответствующей квалификации; аттестация кадров; формирование плана централизованного повышения квалификации сотрудников; анализ состава и движения руководящих кадров; прогнозирование и расчет перспективного плана потребности в специалистах соответствующей квалификации; анализ профессиональной структуры кадров; анализ текучести кадров.

Все это без современного технического обеспечения превращается для него в рутинную, трудоемкую работу, при которой возникаю различные проблемы:

· невозможно найти нужный документ или даже узнать, был ли он вообще;

· документы движутся крайне медленно, приходится тратить значительные усилия на изготовление копий и контроль прохождения наиболее важных документов;

· документооборот, как правило, включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер;

· отсутствует точная информация о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. [24, с.22]

То есть следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации:

какие решения принимались организацией;

какие документы и по каким проблемам находятся в работе;

какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;

чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.

Решению этих проблем и повышению управляемости предприятия может способствовать организация автоматизированной системы управления кадрами (АСУ) или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления [12, с.64].

АСУ представляет собой форму организации управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающий автоматизацию функций пользователя, позволяющих оперативно удовлетворить его информационные и вычислительные запросы [6, с.391].

Использование отдельных автономных компьютеров на рабочих местах делопроизводителей или даже компьютерной сети в кадровой службе вышеперечисленных проблем принципиально не решает, фактически это просто меняет способ ведения картотеки или журнала.

Если же существует сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах в различных подразделениях организации, то данные о работе с документами на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для управления кадровой документацией. Более того, появляется возможность использовать сеть не только для пересылки данных о работе с документами, но и самих документов, то есть возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле слова. Для организации такого сетевого управления документационной деятельностью необходимо специальное программное обеспечение - системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Чем большее число рабочих мест сотрудников связанных с обработкой документов, охватывается такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. В идеале система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае - при минимизации дополнительных трудозатрат - обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени [24, с.23].

Важнейшим вопросом при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие САДД в масштабе организации:

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.

2. Организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

. Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Для госаппарата это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений. В коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

. Минимизируется трудоемкость операций, связанных с обработкой кадровой документации. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования САДД.

. Качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов [24, с.24].

Подводя итог вышеизложенному материалу, мы можем сказать, что внедрение и практическое использование АРМ, АСУ и САДД оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

Таким образом, нами было определено содержание понятия «кадровая документация», сказав, что каждый из авторов в разной степени раскрывают данный термин: некоторые определения являются наиболее полными, другие краткие и лаконичными, но все авторы акцентируют внимание на то, что кадровая документация занимает значительное место в организации деятельности персонала, закреплении их прав и обязанностей, регулировании трудовых отношений между работником и работодателем, а, образуя систему кадровой документации, обеспечивает функционирование всей организации в целом. А для более эффективной работы системы целесообразно использовать современное техническое обеспечение, путем внедрения АРМ, АСУ и САДД.