Теоретические основы кадровой документации

Введение

 

В современных условиях достаточно четко прослеживается важность кадровой документации в деятельности любой организации. Любой процесс, любая деятельность на предприятии регламентирована соответствующими актами, положениями, инструкциями, правилами, которые выполняют свою специализированную роль. Следовательно, изучение кадровой документации, ее исследование и анализ необходим для грамотного ее применения и составления, а также создания наилучшей системы для эффективного функционирования организации.

В основе управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов "делопроизводство" и "документооборот" достаточна близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом - бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации.

Однако при более внимательном рассмотрении очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления документационной деятельности: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия. Именно документ, основной элемент этих систем, является предметом изучения нашей курсовой работы.

Цель курсовой работы состоит в изучение различных взглядов и представлений на эту проблему, определить общие черты и различия трактовки изучаемого нами понятия, рассмотреть систему кадровой документации и какие современные технические разработки существуют для результативного функционирования этой системы.

В перовой главе нашей курсовой работы мы определим сущность понятия «Кадровая документация», рассмотрев интерпретацию этого понятия разных авторов, выявим общие черты и различия в этих определениях. Далее мы рассмотрим систему кадровой документации, определим ее элементы, основные признаки и значение в общей систему управления персоналом. Затем разберем современное техническое обеспечение, применяемое для информатизации и автоматизации процессов в области управления системы кадровой документации, увидим преимущества использования такого обеспечения.

Вторая глава будет посвящена формированию системы управления персоналом организации. Для этого мы спроектируем организационную структуру управления (ОСУ) предприятия по заданным элементам. Она изначальна является неэффективной, поэтому мы разработаем модифицированную ОСУ, в которой будут упразднены недостатки предыдущей. Следующим пунктом курсовой работы будет формирование службы системы управления персоналом. Здесь мы проанализируем распределение функций между структурными подразделениями этой службы. И, наконец, на основе изученного теоретического материала мы разработаем регламентирующую документацию, а именно Положение об отделе персонала и Должностную инструкцию старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений.

Теоретические основы кадровой документации

Формирование системы управления персоналом организации

Заключение

 

Проведя исследование и анализ кадровой документации, мы разобрались во всех аспектах этого понятия, определив его сущность, путем рассмотрения определения различных авторов. Каждый из них в разной степени раскрывают данный термин, но его интерпретация примерна одинакова: многие перечисляют именно сами документы и их функции, обращая внимание на то, что они создаются и обрабатываются в кадровой службе (отделе) организации и влияют как на всю деятельность организации, так и на отдельного работника. Выяснили, что совокупность кадровых документов образует целостную систему взаимосвязанных элементов, которая направлена на решение различных задач. Именно эту систему мы проанализировали в следующем пункте нашей курсовой работы. Здесь мы рассмотрели документы, начиная с уровня предприятия и заканчивая, документами, регламентирующие деятельность отдельного работника в нем. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию. То есть под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы же составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа.

Следовательно, мы рассмотрели систему кадровой документации, кратко описали назначение и содержание ее основных элементов, выявили основные признаки системы и убедились в том, что она занимает одно из значительных мест в системе управления организацией.

Далее мы рассмотрели современное техническое обеспечение кадровой документации. Сказали, что документационная деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы, которые без современного технического обеспечения превращается в рутинную, трудоемкую работу, при которой возникаю различные проблемы. Решению этих проблем и повышению управляемости предприятия может способствовать организация автоматизированной системы управления кадрами (АСУ) или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления.

Значит, мы определили, что внедрение и практическое использование АРМ, АСУ и САДД оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

Следующая глава курсовой работы была посвящена формированию системы управления персоналом организации. Для этого мы сначала спроектировали организационную структуру предприятия в целом, а затем выделили все структурные подразделения, которые реализуют функцию управления персоналом. Затем выяснили, что первоначально спроектированная система управления персоналом неэффективна и требует доработки и изменения. Модифицированная система управления персоналом представлена в Приложении №2. Таким образом, мы разработали эффективную систему управления персоналом организации, выявив недостатки первоначальной системы, сказали, что плохо организованная система управления персоналом отражается на удовлетворенность руководящего состава выполняемой работой, взаимосвязи и взаимодействии на горизонтальном и вертикальном уровнях, ответственности должностных лиц, а также на эффективности функционирования предприятия в целом.

В следующем пунктом курсовой работы мы рассмотрели формирование службы системы управления персоналом. Здесь проанализировали распределение функций между структурными подразделениями этой службы.

И, наконец, на основе изученного теоретического материала мы разработаем регламентирующую документацию, а именно Положение об отделе персонала и Должностную инструкцию старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений.

Список литературы

 

1. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов (на основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. - М.: Бизнес - школа «Интел - синтез», 2007. - 208 с.

2. Басаков, М. И. Документы по персоналу организации / Сост. М. И. Басаков. - Ростов-н/Д: Издательский центр «МарТ», 2006. - 272 с.

. Горин, П. К. Кадры предприятия: Учебник / Горин П. К. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - 385 с.

. Егоршин, А. П. Управление персоналом / А. П. Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2007. - 607 с.

. Кибанов, А. Я. Управление персоналом и регламентация труда: Учебное пособие - 3-е изд., перераб. и доп. / А. Я. Кибанов, Г. А. Мамед - Заде, Т. А. Родкина. - М.: Издательство «Экзамен», 2003. - 480 с.

. Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации. Практикум: Учебное пособие / Под ред. д.э.н. проф. А. Я. Кибанова. - М.: Инфра-М, 2009. - 296 с.

. Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации: Учебник / По ред. А. Я. Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 638 с.

. Комышев, А. Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров / Комышев А. Л. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2007. - 224 с.

. Кудряев, В. А. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 592 с.

. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 359 с.

. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. - 287 с.

. Маслов, Е. В. Управление персоналом: Учебное пособие / Е. В. Маслов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ, 2008. - 312 с.

. Оганесян, И. А. Управление персоналом организации / И. А. Оганесян. - Мн.: Амалфея, 2007. - 256 с.

. Охотский, Е. В. Книга работника кадровой службы: Учебно-справочное пособие/ Под общ. ред. Е. В. Охотского, В. М. Анисимова. - М.: ОАО «Издательство «Экономика», 2008. - 494 с.

. Печникова, Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие / Т. В. Печникова, А. В. Печникова. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. - 208 с.

. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М. Ю. Рогожин. - М.: Издательство РДЛ, 2007. - 400 с.

. Саакян, А. К. Управление персоналом организации / А. К. Саакян [и др.] - СПб: Питер, 2008. - 176 с.

. Самыгин, С. И. Основы управления персоналом / С. И. Самыгин [и др.] - Ростов - н/Д: Феникс, 2007. - 480 с. - (Серия «Учебники и учебные пособия»)

. Самыгин, С. И. Управление персоналом / Под ред. С. И. Самыгина. - Ростов-н/Д: Феникс, 2007 - 512 с. - (Серия «Учебники, учебные пособия»)

. Сербинский, С. И. Управление персоналом. Учебное пособие / Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. - М.: «Издательство Приор», 2009 - 432 с.

. Спивак, В. А. Организационное поведение и управление персоналом / В. А. Спивак. - СПб: Питер, 2008 - 416 с.

. Турчинов, А. К. Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А. К. Турчинова. - М.: Издательство РАГС, 2007. - 488 с.

. Шкатулла, В. И. Настольная книга менеджера по кадрам / В. И. Шкатулла. - М.: Издательский дом НОРМА-ИНФРА-М, 2008. - 527 с.

. Баласанян, В. Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В. Э. Баласанян // Управление персоналом. - 2007. - №2 - С. 22-24

Введение

 

В современных условиях достаточно четко прослеживается важность кадровой документации в деятельности любой организации. Любой процесс, любая деятельность на предприятии регламентирована соответствующими актами, положениями, инструкциями, правилами, которые выполняют свою специализированную роль. Следовательно, изучение кадровой документации, ее исследование и анализ необходим для грамотного ее применения и составления, а также создания наилучшей системы для эффективного функционирования организации.

В основе управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов "делопроизводство" и "документооборот" достаточна близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом - бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации.

Однако при более внимательном рассмотрении очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления документационной деятельности: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия. Именно документ, основной элемент этих систем, является предметом изучения нашей курсовой работы.

Цель курсовой работы состоит в изучение различных взглядов и представлений на эту проблему, определить общие черты и различия трактовки изучаемого нами понятия, рассмотреть систему кадровой документации и какие современные технические разработки существуют для результативного функционирования этой системы.

В перовой главе нашей курсовой работы мы определим сущность понятия «Кадровая документация», рассмотрев интерпретацию этого понятия разных авторов, выявим общие черты и различия в этих определениях. Далее мы рассмотрим систему кадровой документации, определим ее элементы, основные признаки и значение в общей систему управления персоналом. Затем разберем современное техническое обеспечение, применяемое для информатизации и автоматизации процессов в области управления системы кадровой документации, увидим преимущества использования такого обеспечения.

Вторая глава будет посвящена формированию системы управления персоналом организации. Для этого мы спроектируем организационную структуру управления (ОСУ) предприятия по заданным элементам. Она изначальна является неэффективной, поэтому мы разработаем модифицированную ОСУ, в которой будут упразднены недостатки предыдущей. Следующим пунктом курсовой работы будет формирование службы системы управления персоналом. Здесь мы проанализируем распределение функций между структурными подразделениями этой службы. И, наконец, на основе изученного теоретического материала мы разработаем регламентирующую документацию, а именно Положение об отделе персонала и Должностную инструкцию старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений.

Теоретические основы кадровой документации