Тема 5. Порядок составления и обработки бухгалтерской документации, способы исправления ошибок в ней

5.1 Общее понятие о бухгалтерской документации

Документ, от латинского – образец, свидетельство, доказательство, в широком смысле слова представляет собой материальный предмет, на котором с помощью различных средств и способов зафиксирована информация в целесообразной для восприятия форме.

Бухгалтерский документ – содержит данные о хозяйственной операции и представляет собой письменное распоряжение или подтверждение на совершение хозяйственной операции.

Бухгалтерский учет начинается с заполнения документа. От качества составленного документа зависит достоверность учета. Бухгалтерские документы используются не только для бухгалтерского учета, но и для оперативного управления производством и служат источником данных в оперативном учете. На основании документов осуществляется контроль за работой отдельных подразделений и должностных лиц. В случае возникновения спора или иска документ выступает юридическим доказательством того или иного факта. Сохраняясь длительное время документы позволяют проводить ревизию хозяйственной деятельности, т.е. проверку законности и целесообразности, как отдельных операций, так и всей хозяйственной деятельности.

Бухгалтерские документы являются первичными носителями информации. Они представляют собой бланки заранее разработанных форм. Бланки документов заполняются ручным, механизированным и автоматизированным способами. Формы бланков используемых первичных документов весьма различны, и зависят от вида хозяйственных операций, которые в них отражаются. Но в месте с тем во всех этих документах есть много общего, что вносит определенный порядок в их составление и оформление.

До 1013 года, в ст. 9 старого Федерального закона «О бухгалтерском учете» было сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Это в новом законе есть, но документы не унифицированные с 2013 года, а разработанные самой организацией

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственной операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

 

5.2 Классификация документов

Бухгалтерские документы группируются по следующим признакам.

I. По назначению документы делятся на:

- оправдательные

- распорядительные

- бухгалтерского оформления.

- комбинированные

Оправдательными (или исполнительными) называются документы, подтверждающие уже произведенные операции.

Распорядительными называют документы, которые содержат разрешение на выполнение той или иной хозяйственной операции.

Документами бухгалтерского оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения и упрощения работы.

Комбинированными называются документы,которые сочетают признаки нескольких видов документов (ПКО, РКО, расчетно – платежная ведомость)

II. По объему содержания документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичными или простыми называются документы, непосредственно оформляющие операцию в момент ее совершения. В них производится первоначальная регистрация операции, удостоверяющая факт ее совершения (приходные кассовые ордера);

Сводными называются документы, представляющие сводку данных нескольких первичных документов. В сводных, отражаются ранее оформленные первичные документы (кассовая книга).

III. По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы служат для отражения одной или нескольких операций в одном рабочем приеме (кассовые ордера, накладные и др.);

Накопительные - это документы, в которых на протяжении определенного периода (декады, месяца) постепенно за каждый день отражаются однородные повторяющиеся операции (лимитно – заборная карта, табель учета рабочего времени).

 

5.3 Организация документооборота

Заполненные первичные документы поступают в бухгалтерию, где они проверяются и обрабатываются. Проверка производится в трех направлениях:

- установление законности совершенных хозяйственных операций;

- соответствие документов установленным формам, полнота и правильность заполнения реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, ясность отражения содержания операции, своевременность составления и предоставления документов;

- правильность арифметических подсчетов.

После проверки производят таксировку (расценку) документов. Таксировка заключается в проставлении в документах наряду с количественными показателями операции также и денежного ее выражения. Затем документы по однородным операциям подвергаются группировке и записи в учетные регистры.

Движение документов от момента их составления до использования их для записей в бухгалтерские регистры и последующей передачи в архив называется документооборотом.

Основные этапы документооборота:

- составление и оформление документа;

- прием документа бухгалтерией;

- движение документа по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей;

- передача документа в архив.

График документооборота устанавливается в каждой организации главным бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятиям. В нем указывается, через какие рабочие места, и в какой последовательности проходит документ и при этом, какие операции совершаются в каждой инстанции по обработке документа (Таблица 5).

Таблица 5 - График документооборота

№ п/п	Наименование документа	Колво экз.	Основание составления	Ответст- венный за составление (должность)	Проверка (должность)	Подписание (должность)	Срок предст. в бухгалтерию	Обработка документа бухгалтерией	Срок хране ния
Должность	Срок (дни)

 

Исполненные учетные документы хранятся в архиве. Рациональная система хранения обеспечивает не только целость и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользоваться ими в любой момент.

 

5.4 Способ исправления ошибок в бухгалтерской документации

В связи с тем, что документ является основой бухгалтерского учета, порядку его заполнения отводится большое значение. Однако в результате заполнения документации могут возникать ошибки (неправильно указана сумма, неверно определены корреспондирующие счета). Исправление ошибок может производиться следующими способами:

- корректурный;

- способ дополнительной проводки;

- способ "красное сторно".

Необходимо отметить, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается Центральным банком РФ. В остальные первичные учетные документы исправления могут быть внесены лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправления.

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов. Сущность способа состоит в том, что ошибочный текст зачеркивается, и над ним пишут правильный. Зачеркивание производится тонкой линией так, чтобы можно прочесть зачеркнутое. На полях пишется «исправленному верить», и ставится подпись лиц составляющих и проверяющих данный документ.

Способ дополнительных проводок применяется в том случае, когда корреспонденция счетов верна, но сумма приуменьшена. Для исправления такой ошибки на сумму разности составляется дополнительная бухгалтерская проводка.

Способ «Красное сторно» применяется в том случае если:

1. Корреспонденция составлена верно, но сумма преувеличена. В этом случае на сумму разности пишется та же корреспонденция, но красными чернилами.

2. Корреспонденция составлена не верно. В этом случае ошибочная корреспонденция записывается еще раз методом «красное сторно», тем самым она аннулируется, после чего составляется новая проводка с правильными корреспондирующими счетами.

Необходимо отметить, что корреспонденции отраженные «красным сторно», при подсчете итогов имеют знак минус.