Организация документооборота в банке

Для обеспечения своевременного оформления поступающих документов и их отражения в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам и составления ежедневного баланса в кредитной организации устанавливаются правила документооборота и графики прохождения документов.

Под документооборотом понимается движение документов в кредитной организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

График документооборота утверждается каждым структурным подразделением кредитной организации исходя из специфики выполняемых операций и продолжительности операционного дня и оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением кредитной организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ, сроков передачи документов в архив.

График документооборота должен устанавливать в кредитной организации и ее структурных подразделениях рациональный документооборот, предусматривающий оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок нахождения документа в подразделении и у каждого исполнителя.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в кредитной организации и ее подразделениях осуществляется главным бухгалтером.

В правилах документооборота банк должен обеспечить разграничение исполнения обязанностей и ответственности между работниками бухгалтерской службы и работниками следующих служб: инициирующих проведение операций; обеспечивающих функционирование соответствующих технических средств и программного обеспечения (аппаратно-программных комплексов); осуществляющих хранение информации в электронном виде; обеспечивающих безопасность и защиту сформированной в электронном виде учетной информации при осуществлении документооборота и ее хранении. При совершении бухгалтерских операций на ЭВМ должно автоматически обеспечиваться одновременное отражение сумм по дебету и кредиту лицевых счетов и во всех взаимосвязанных регистрах бухгалтерского учета.

 

При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее:

1.Соблюдение сроков обработки документов. Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими записями также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка.

Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

Кредитная организация самостоятельно определяет продолжительность операционного дня, представляющего собой операционно-учетный цикл за соответствующую календарную дату, в течение которого все совершенные операции оформляются и отражаются в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Операционный день включает в себя операционное время, в течение которого совершаются банковские операции и другие сделки, а также период документооборота и обработки учетной информации, обеспечивающий оформление и отражение в бухгалтерском учете операций, совершенных в течение операционного времени, календарной датой соответствующего операционного дня, и составление ежедневного баланса

 

2. Правильность оплаты документов со счетов клиентов и с корреспондентских счетов банка. Перевод денежных средств с корреспондентских счетов, открытых в подразделениях расчетной сети Банка России или в других кредитных организациях, совершается в порядке, установленном нормативными актами Банка России. Оплата расчетных и кассовых документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы "овердрафта", определенной договором. Утром следующего рабочего дня документы передаются работнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в этот же день эти расчетные документы с описью передаются в подразделение расчетной сети Банка России или другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Реестры помещаются в документы текущего дня. При наличии возможности оплаты документов с корреспондентских счетов, рассматриваемые операции могут проводиться текущим днем. Эти документы в реестры принятых документов не включаются.

3. Своевременность обработки выписок с корреспондентских счетов и проведения операций по счетам плательщиков и получателей средств. Выписки из корреспондентских счетов кредитные организации должны получать из подразделений расчетной сети Банка России, других кредитных организаций не позднее, чем на следующий день до начала рабочего дня кредитной организации. Полученные выписки разрабатываются, и операции, отраженные в них, включаются в баланс кредитной организации днем их проводки по корреспондентскому счету. Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится на основании расчетных документов, послуживших основанием для совершения этих операций (если иное не предусмотрено в договоре с клиентом).

Выписки по внебалансовым счетам по учету расчетов с Банком России по обязательным резервам кредитные организации получают в порядке, установленном для получения выписок из лицевых счетов по корреспондентским счетам.

Средства, зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, кредитная организация отражает или по счету учета сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, или на счета получателей средств. Порядок использования получателями средств, зачисленных без соответствующих оправдательных документов, определяет кредитная организация по согласованию с клиентом.

Кредитная организация принимает оперативные меры к зачислению средств по назначению.

Если в течение 5 рабочих дней не выяснены владельцы средств, то суммы, зачисленные на счет по учету сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, откредитовываются в подразделение расчетной сети Банка России, в кредитные организации по месту ведения корреспондентских счетов.

Во взаимоотношениях с банками-нерезидентами документооборот регулируется договорами, заключаемыми с ними.

4. Прием расчетных документов на бумажных носителях осуществляется бухгалтерским работником, который оформляет расчетные документы в соответствии с нормативными актами Банка России, регулирующими безналичные расчеты.

5. Соблюдения порядка приема к исполнению документов клиентов. Распоряжения клиентов на перечисление (выдачу) средств с их счетов принимаются к исполнению на основании документов, оформленных в соответствии со следующими требованиями:

· Представляемые клиентами расчетные документы на осуществление расчетов в безналичном порядке должны быть заполнены в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению безналичных расчетов.

· Документы на получение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены в соответствии с нормативным актом Банка России о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации.

· Для осуществления валютных операций клиентами представляются документы, предусмотренные соответствующими нормативными актами Банка России.

· Клиент обязан указывать в тексте расчетных документов, а также на обороте денежных чеков назначение сумм платежа. Организации, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы, представляют в кредитные организации платежные поручения и денежные чеки без указания назначения сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя.

· Чеки и платежные поручения принимаются кредитной организацией в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки. В объявлениях на взнос наличных денег должна быть указана дата фактического представления их в кредитную организацию.

· Документы должны содержать четкое изложение сущности операции.

· Каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, и каждый отдельный лист сводного документа, оформленного на бумажном носителе, например, сводного платежного поручения, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати и соответствовать заявленным образцам. Подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или пастой шариковой ручки. Объявления о взносе наличных денег подписываются вносителями. В сводном документе незаполненные части должны быть прочеркнуты.

· При передаче распоряжений владельцев счетов в виде электронных платежных документов должно быть обеспечено использование в них аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей или иных средств, подтверждающих, что распоряжение составлено уполномоченным на это лицом.

· Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

· При приеме распоряжений владельцев счетов в виде электронных платежных документов, а также при осуществлении межбанковских расчетов внесение каких-либо исправлений в поступившие документы не допускается.

· При приеме расчетных и кассовых документов на бумажных носителях ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов, соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным кредитной организации образцам.

 

Внутрибанковский контроль

 

Внутрибанковский (внутренний) контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете. Основными задачами такого контроля является:

обеспечение сохранности средств и ценностей;

соблюдение клиентами положений по оформлению документов;

своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в расчетных документах, принимаемых к исполнению.

Методы и технические средства, применяемые для осуществления контроля, определяет сама кредитная организация исходя из конкретных условий работы, характера операций и их объема.

Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов, оформленных на бумажном носителе (бланке), с последующей сверкой счетным методом равенства оборотов по дебету и кредиту.

По операциям, требующим дополнительного контроля, бухгалтерские записи совершаются бухгалтерскими работниками, ведущими соответственно дебетуемый и кредитуемый счета, только после проверки уже оформленного документа специально выделенным сотрудником (контролером). При этом оформление документа и его проверка удостоверяются собственноручными подписями бухгалтерского работника и контролера, а в необходимых случаях - подписями других должностных лиц. В установленных случаях подпись заверяется печатью (штампом). Операции, подлежащие дополнительному контролю, установлены в Приложении №5 к Положению ЦБ РФ, утв. 26.03.2007 №302-П.

Контроль может обеспечиваться программным путем, а также применением кодов, паролей и иных средств. Применяемые аналоги собственноручной подписи должны обеспечивать однозначную идентификацию подписи бухгалтерского работника, контролера, а также других должностных лиц, оформивших документ, проверивших его и санкционировавших совершение операции и отражение ее в бухгалтерском учете.

В любом случае по операциям, требующим дополнительного контроля, не допускается их единоличное совершение одним бухгалтерским работником.

Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.

Руководитель кредитной организации наряду с общим наблюдением за состоянием бухгалтерской работы обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль своевременности и полноты зачисления средств на счета клиентов, направления расчетных и кассовых документов по назначению. Кроме того, руководитель кредитной организации обеспечивает контроль надлежащего хранения и использования печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и угловых штампов кредитной организации ведется в специальной книге, где указываются фамилии и должности лиц, у которых они находятся, и выдаются им под роспись. Рабочие места сотрудников кредитной организации должны быть расположены таким образом, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам кредитной организации, к экранам компьютеров.

При применении технических средств должно быть обеспечено:

- ограничение доступа к совершению операций;

- конфиденциальность применяемых кодов и паролей;

- невозможность использования аналога собственноручной подписи другим лицом;

- применение программного обеспечения, позволяющего своевременно устранять попытки несанкционированного доступа.

Обязательной и неотъемлемой частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль. Главные бухгалтеры кредитных организаций, их заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы.

Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учета.

По лицевым счетам проверяется: все ли записи подтверждены соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников кредитной организации и подписанными ими при оформлении операций; правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов; правильно ли перенесены из предыдущего дня входящие остатки и выведены исходящие остатки - соответствие их ведомости остатков по счетам; правильно ли оформлены документы, послужившие основанием отражения операций по счетам; соблюдение правил выдачи клиентам выписок по счетам; правильность совершения исправительных записей, если они делались.

В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков.

Последующие проверки проводятся с таким расчетом, чтобы работа каждого бухгалтерского работника проверялась в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в год.

Состав работников, привлекаемых к проведению последующих проверок, помимо специальных работников по контролю, заместителей главного бухгалтера и начальников отделов, определяется главным бухгалтером исходя из объема выполняемых кредитной организацией операций.

Результаты последующих проверок оформляются справками. Руководящие работники (руководитель или его заместители) кредитной организации обязаны в пятидневный срок после получения справки о недостатках, выявленных при последующий проверке, лично рассмотреть справку в присутствии сотрудников бухгалтерского аппарата и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки. Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

При проведении внутрибанковского контроля следует обращать внимание на соблюдение требований исправления ошибочных записей.

Исправление ошибочных записей в зависимости от времени их выявления и бухгалтерских регистров производится в следующем порядке.

Ошибки в записях, выявленные бухгалтерскими работниками и контролерами при текущей, до заключения баланса, проверке лицевых счетов, исправляются в документах, составленных на бумажном носителе, путем зачеркивания неправильно записанных сумм и надписания над ними правильных сумм. Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то бухгалтерский работник вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой делается надпись "Не считать", заверяя эту надпись своей подписью. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета.

Если по условиям обработки таким способом исправления внести нельзя, то ошибочные записи исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Для провода составляются текущим днем два ордера - сторнированный и правильный. Ордера подписываются, кроме бухгалтерского работника, контролирующим работником.

Ошибочные записи, выявленные после составления баланса, должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны неправильные записи (обратное сторно). Исправление производится в день выявления. Если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счетов клиентов, то необходимо получить их письменное согласие, если иное не предусмотрено договором банковского счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств на счете клиента списание производится со счета учета прочих дебиторов, и кредитная организация принимает меры к восстановлению этих средств.

Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером. Бланки мемориальных исправительных ордеров составляются только на бумажном носителе по установленной форме мемориального ордера с указанием в поле "наименование документа" "Мемориальный исправительный ордер" и формируются в ордерные книжки. Мемориальные исправительные ордера подписываются бухгалтерским работником, контролирующим работником, главным бухгалтером или по его поручению - заместителем главного бухгалтера.

Мемориальные исправительные ордера составляются в четырех экземплярах, из которых первый экземпляр служит ордером, второй и третий экземпляры являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр остается в ордерной книжке. Книжка эта должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами.

В тексте мемориального исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указываются должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись. Заявления, послужившие основанием для составления мемориальных исправительных ордеров, должны храниться в документах дня при этих ордерах.

В лицевом счете против ошибочной записи, сумма которой была впоследствии сторнирована, делается отметка "Сторнировано" с указанием даты исправительной записи и номера мемориального исправительного ордера. Отметка эта заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя, подписавшего мемориальный исправительный ордер. Если лицевые счета, содержащие ошибочные записи, хранятся в электронном виде, внесение в них изменений не допускается. Информация о внесенных впоследствии исправлениях, по письменному распоряжению, подписанному главным бухгалтером или его заместителем, фиксируется службой, обеспечивающей хранение в электронном виде лицевых счетов.

Пользуясь копиями мемориальных исправительных ордеров, оставшимися в книжке, главный бухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников, изучает причины ошибок и принимает меры к улучшению работы.

 

Хранение документов

Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель коммерческого банка. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России от 24 апреля 2008 года N 318-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации".

Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы и регистры бухгалтерского учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее десятого рабочего дня следующего месяца). До истечения указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. Несброшюрованные бухгалтерские документы за операционный день, до проверки полноты формирования документов дня, не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем, должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

В случае, когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ, по форме и содержанию, действовавшим на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).

Бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, нормативный срок хранения которых составляет свыше десяти лет, подлежат распечатыванию и хранению на бумажном носителе. Распечатывание указанных документов осуществляется в день совершения операции.

Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.

 

Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки), при хранении документов на бумажном носителе, помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения.

В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России.

 

Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения различных документов устанавливает Росархив. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Сроки хранения документов, встречающихся как в акционерных обществах, так и в других организациях, определяются в соответствии с указанным Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. Сроки хранения документов определяются как 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новыми.

Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сроки хранения отдельных видов документов кредитной организации:

- первые экземпляры выписок по лицевым счетам клиентов, независимо от того открыты или закрыты эти счета, и ежедневные балансы подлежат хранению в течение 5 лет;

- годовая бухгалтерская отчетность имеет постоянный срок хранения;

- кассовые документы по вкладам граждан подлежат хранению в течение 5 лет после закрытия счета. В тех случаях, когда в общий сшив документов дня помещены документы с разными сроками хранения, по истечении 5 лет документы должны быть расформированы для отбора документов со сроком хранения более 5 лет для дальнейшего хранения, в противном случае ко всему сшиву должен быть применен более длительный срок хранения;

- депозитные договоры, договоры вклада имеют срок хранения 5 лет после истечения срока договора;

- платежные документы и счета по расчетам на приобретение недвижимости производственного и непроизводственного назначения подлежат хранению до конца эксплуатации зданий и сооружений. При отборе документов дня на уничтожение такие документы должны быть изъяты из сшивов для дальнейшего хранения;

- документы, имеющие отношения к вопросам учета и распоряжения землей, зданиями и имуществом (свидетельства о праве собственности, свидетельства о включении в реестры, договоры купли-продажи, акты приема-передачи, проектно-сметные документы, разрешения на строительство и другие аналогичные документы), имеют постоянный срок хранения;

- документы (протоколы, описи, акты) об инвентаризации зданий и сооружений подлежат хранению в течение 5 лет;

- документы по основным средствам (акты приема-передачи, ведомости переоценки и определения износа) подлежат хранению до списания основных средств;

- лицевые счета по заработной плате сотрудников кредитной организации подлежат хранению в течение 75 лет;

- в течение 75 лет подлежат хранению трудовые договоры с сотрудниками, которые не были оформлены в штат кредитной организации, договоры гражданско-правового характера, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начислялись страховые взносы. Документы индивидуального (персонифицированного) учета, содержащие сведения о страховых взносах и страховом стаже сотрудников кредитной организации, в связи с отсутствием установленного срока их хранения в Федеральном законе "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" по аналогии с документами по личному составу рекомендуется хранить также 75 лет;

- индивидуальные (персональные) положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции) подлежат хранению в течение 75 лет в составе личных дел

 

Выемка бухгалтерских документов производится в соответствии с законодательством Российской Федерации. Изъятие бухгалтерских документов может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания, в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями.

При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).

Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.

Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.

На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.

 

В случаях выявления фактов пропажи или гибели первичных документов руководитель кредитной организации обязан незамедлительно создать комиссию для расследования причин пропажи или гибели документов из состава сотрудников кредитной организации с приглашением при необходимости для участия в работе комиссии представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем кредитной организации.

 

Вопросы для самопроверки и контроля.

 

1. Назовите документы аналитического учета в банке.

2. Что такое регистры бухгалтерского учета?

3. Когда применяются мемориальные ордера?

4. Каков порядок открытия лицевых счетов?

5. Чем следует руководствоваться при разработке правил документооборота?

6. В чем заключается последующий контроль?

7. Как исправляются ошибочные записи, выявленные после составления баланса?

 

 

ТЕМА №12 «Организация и порядок учета операций с иностранной валютой».

 

1.ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ПРОВЕДЕНИЯ И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ОПЕРАЦИЙ С ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТОЙ.

Операции кредитных организаций с иностранной валютой связаны с поступлением, выбытием и обращением валютных ценностей на территории РФ. Их проведение регламентировано валютным законодательством, соблюдение которого является необходимым условием для правового обеспечения ведения банками бухгалтерского учета валютных операций.

Основным законодательным документом в области валютного регулирования является Федеральный закон «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ (с последующими изменениями и дополнениями, далее – Закон №173-ФЗ)). В нем установлены правовые основы и принципы валютного регулирования и валютного контроля в РФ; полномочия, права и обязанности органов валютного регулирования и агентов валютного контроля. В Законе №173-ФЗ определены виды валютных операций, их объекты (валюта РФ, иностранная валюта, внутренние и внешние ценные бумаги, валютные ценности) и субъекты (резиденты, нерезиденты, уполномоченные банки, валютные биржи); права и обязанности резидентов и нерезидентов в отношении владения, пользования и распоряжения валютными ценностями; права и обязанности нерезидентов в отношении владения, пользования и распоряжения валютой РФ и внутренними ценными бумагами; полномочия органов и агентов валютного контроля.

К операциям кредитных организаций в иностранной валюте относится часть валютных операций, связанная непосредственно с движением валютных ценностей:

- приобретением и отчуждением резидентами и нерезидентами валютных ценностей на законных основаниях, а также использование валютных ценностей в качестве законного средства платежа;

- переводом иностранной валюты со счета, открытого за пределами территории РФ, на счет того же лица, открытого на территории РФ, и со счета, открытого на территории РФ, на счет того же лица, открытого за пределами территории РФ;

- ввозом (вывозом) валютных ценностей на таможенную территорию РФ (с таможенной территории РФ).

 

Валютные ценности состоят из иностранной валюты и внешних ценных бумаг.