Модуль 2 Организация работы с документами

Модуль 2 Организация работы с документами

 

Основные этапы документооборота.

Как мы уже знаем, делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Современное делопроизводство это - система информационного обеспечения аппарата управления организации и включает:

- своевременное и правильное создание документов (документирование);

- организацию с работы с документами

- выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);

- хранение, систематизацию документов (в том числе для сдачи в архив)

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, полученных или созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.

 

Служба документационного обеспечения управления

 

Под ДОУ учреждения следует понимать фиксацию, запись и соответствующее оформление необходимой информации для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений.

У документирования управленческой деятельности есть юридическая основа.

(предложить студентами вспомнить – что представляет собой нормативно-методическую базу делопроизводства?)

-…. И организационно-распорядительные документы предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ

Данные документы разрабатываются непосредственно самими учреждениями и состоят из:

- инструкции по ДОУ (делопроизводства) учреждения;

- положение о структурном подразделении, в ведении которого находятся вопросы ДОУ;

- инструкции для должностных лиц учреждения по вопросам ДОУ;

- нормы времени и выработки на процессы и операции, осуществляемые при работе с документами.

Общее руководство вопросами документационного обеспечения осуществляется обычно заместителем руководителя.

Непосредственная организация работы – руководитель специализированного структурного подразделения..

Т.е. в идеальном варианте в ведении службы ДОУ находятся вопросы организации работы с документами всей компании.

Цель службы ДОУ – организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ

В соответствии с задачами служба ДОУ выполняет следующие функции:

Разработка и внедрение табеля и альбома унифицированных форм документов.

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов.

Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения в установленный срок.

Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов.

Разработка и проектирование бланков документов.

6. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях и др.

 

Структура службы ДОУ.

Наименование и структура службы ДОУ устанавливается с учетом принадлежности к определенной группе организаций.

Министерства и ведомства федерального уровня – управления делами.

В них включаются:

- секретариат (приемная, секретариат министра и т.д.)

- инспекция

- канцелярия (бюро переписки)

- отдел жалоб

- центральный архив.

Документооборот организации.

Документооборот – это движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Важно! Общие принципы организации документооборота:

Оперативность движения документов

Обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов.

Предварительное рассмотрение и распределение документов

Регистрация документов.

Контроль за исполнением.

Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемы документов, регистрация) сосредотачивается в центральной службе. В структурных подразделениях выполняются операции по созданию документов, их хранению.

На самом деле – выбор организационной формы – один из самых сложных вопросов, чтобы документооборот способствовал улучшению работы организации.

 

Как уже говорилось выделяют 3 документопотока в системе управления:

Напомним какие.

Эти потоки отличаются по составу документов, порядку обработки и направлением движения.

Рассмотрим порядок обработки входящих документов:

- прием и первичная обработка

- предварительное рассмотрение, распределение

- регистрация

- рассмотрение руководством

- направление на исполнение

- контроль исполнения

- исполнение

- подшивка в дела

- использование в информационно-справочной работе.

Этап Регистрация

Этап Исполнение

Этап Контроль исполнения

Эта Подшивка в дела

Когда работа с документом завершена (выполнено конкретное задание, составлен ответный документ) на нем проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Затем документ подшивается в дело, например «Переписка с внешними организациями за 2013 год (входящие)»

В дальнейшем данный документ м.б. использован для информационно-справочной работы.

Этапы

Согласование проекта

Подписание руководителем

Регистрация

Отправка адресату

Согласование проекта

Подписание руководителем

А вот на этапах исполнения и завершения работы с внутренними документами порядок работы такой же как с входящими:

- передача исполнителю;

- контроль исполнения;

- исполнения;

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка в дело;

- использование в информационно-справочной работе.

Составление заголовков дел

Модуль 2 Организация работы с документами