Этап – предвариельное рассмотрение документов

Прием поступающих документов производится после тщательной проверки адресных данных корреспонденции. Проверяется целостность.

После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. Если обнаружены повреждения, отсутствие документов – сообщается отправителю и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в разделе примечание.

После первичной обработки ВСЕ конверты уничтожаются (за исключением моментов, когда необходимо определить адрес, время отправки или получения конверта).

Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются, а передаются непосредственно адресату.

Конверты с пометкой «Конфиденциально» обрабатывается сотрудниками, имеющими к ней допуск.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится в первую очередь с целью их распределения на:

- регистрируемые

- не регистрируемые

Нерегистрируемые документы передаются непосредственно в структурное подразделение организации.

На регистрируемых документах проставляется штамп где указывается проставляется штамп, где указывается их порядковый номер и дата поступления.

На данном этапе осуществляется их отбор с целью направления руководителю наиболее срочных. Ведь большая часть решений м.б. принята руководителями подразделений.

Отбираются те, которые должны быть представлены руководителю обязательно. (распорядительные документы вышестоящих органов, документы по ключевым вопросам деятельности). Руководитель сам может составить такой перечень.

Если в адресе указано конкретное структурное подразделение или фамилия сотрудника, то документы передаются без предварительного рассмотрения.

Если документы предназначены для нескольких структурных подразделений, предаются им по очереди или в копиях.

На документах, передаваемых в структурные подразделения в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение отдела – например ОП или 2.

Процесс предварительного рассмотрения документов может облегчить настольное устройство - лоток с наклейками или условными обозначениями структурных подразделений.

Также при предварительном рассмотрении документов следует выяснить – не нуждается ли документы, передаваемые руководству в подборе дополнительных материалов (нормативных документов и т.д.).

Этап Регистрация

Передача входящих документов руководству происходит после их регистрации. Обычно это происходит в день поступления документов в организацию.

Этап Рассмотрение руководством.

Руководитель, как правило рассматривает документы в день поступления и в тот же день передает делопроизводителю. Необходимо убедиться в наличии резолюции на каждом возвращенном документе.

В резолюции назначается исполнитель и даются конкретные указания по исполнению данного документа. Эти данные вносятся в журнал регистрации, после чего документы передаются на исполнение.

 

Этап Направление на исполнение

Документ передается ответственному руководителю под роспись в журнале регистрации (с проставлением даты получения) и находится у него до окончательного решения вопроса.

Этап Исполнение

Этап Контроль исполнения

Эта Подшивка в дела

Когда работа с документом завершена (выполнено конкретное задание, составлен ответный документ) на нем проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Затем документ подшивается в дело, например «Переписка с внешними организациями за 2013 год (входящие)»

В дальнейшем данный документ м.б. использован для информационно-справочной работы.

Порядок обработки исходящих документов

Этапы

Составление исполнителем проекта

Согласование проекта