В коммерческих организациях состав и структура службы ДОУ определяется руководством предприятия.

Если организация не большая по объему работы с документами и не имеет службы ДОУ работу с документами выполняет секретарь или другое назначенное лицо.

 

Что важно? – чтобы штатная численность службы ДОУ соответствовала объему работы и обеспечивала качество делопроизводства в организации. Для определения количества работников службы ДОУ руководствуются отраслевыми нормативами численности.

У службы ДОУ есть права, самые важные из которых:

- прием мер и осуществление контроля над сокращением избыточной информации в организации

- контролировать и требовать от руководства подразделений выполнения установленных правил работы с документами;

- проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях;

- разрабатывать положение о структурных подразделениях и должностные инструкции работника и т.д.

Служба ДОУ находится в тесном взаимодействии со структурными подразделениями организации (подумайте с какими?):

- со всеми руководителями структурных подразделений;

- юридической службой

- кадровой службой;

- службой МТС;

- службами АСУ.

 

Документооборот организации.

Документооборот – это движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Важно! Общие принципы организации документооборота:

Оперативность движения документов

Обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов.

Исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Вся документация учреждения делится на 3 большие группы:

- входящие (поступающие документы);

- исходящие (отправляемые документы;

- внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составит документооборот учреждения.

 

Основные этапы обработки и движения документов:

1. Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов

Регистрация документов.

Контроль за исполнением.

Информационно-справочная работа.

Исполнение документов и отправка.

Документооборот современной организации формируется на основе Синтеза традиционных бумажных и компьютерных технологий.

 

В чем это проявляется? – документы, как правило, создаются при помощи современных информационных технологий, а их пересылка, обработка и хранение осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде.

 

Для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации с ними на предприятии должна (хотелось бы чтобы так было) разрабатываться инструкция по делопроизводству.

Данная инструкция должна содержать:

- номенклатуру дел организации;

- порядок регистрации документов;

- сроки хранения документов и файлов и т.д.

Кроме инструкции в организации составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ. Для каждой организации он разрабатывается с учетом ее особенностей.

Можно порекомендовать включать в график следующие разделы:

1. Порядок создания документа

- количество экземпляров

- ответственные лица

 

2. Порядок проверки документа

- ответственный за проверку

- сроки предоставления

3. Порядок обработки документа

- исполнитель

- срок исполнения

4. Порядок передачи в архив

- исполнитель

- сроки передачи.

Каждому исполнителю вручается выписка из графика

 

Такое построение работы способствует рациональному распределению обязанностей и своевременности обработки документов.

 

Формы организации работы с документами

 

Руководствуясь практикой выделяют 3 формы работы с документами:

- централизованную

- децентрализованную

- смешанную