В номенклатуру включаются все документы составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций.

1. Изучаются все положения организации, плановые и отчетные документы. Не включаются в Н. различные печатные издания, они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах.

Номенклатура дел организации на следующий делопроизводственный год составляется в 3- 4 кварталах текущего года.

Номенклатура дел организации согласовывается экспертными комиссиями и направляется на утверждение руководителем.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течение 5 лет.

Номенклатура распечатывается в необходимом количестве экземпляров.

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой организации.

Обычно в качестве первого раздела указывают службу ДОУ.

Например: служба ДОУ, Отдел персонала, Служба охраны труда.

Если используется классификация структурных подразделений он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры.

ДОУ - 01, Отдел персонала - 02, Служба охраны труда - 03

В графе 1 номенклатуры указываются индексы дел.

Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. 01-1, 01-2 и т.д.

В графе 2 номенклатуры указываются заголовки дел.

Обычно используют такой порядок:

- организационно- распорядительная документация;

- плановая документация;

- отчетная документация;

- документация по вопросам основной деятельности;

- документация относящаяся к проверкам;

- справочная документация.

Внутри каждого массива документы систематизируются по значимости.

Графа 3 номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов.

Графа 4 – проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

Графа 5 – заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются отметки о заведении дел.

 

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечания
01-Секретариат
01-01	Номенклатура дел организации		Пост. ст. 51
01-02	Организационные документы (устав, учредительные документы)		Пост. ст. 13, ст. 14
02- Отдел персонала
02-01	Локальные нормативные акты (ПВТР, положение об оплате труда, положение о персональных данных)		Пост. ст. 35
02-02	Должностные инструкции сотрудников		Пост. Ст. 36

 

Составление заголовков дел

Заголовок – важный элемент номенклатуры.

Важно! Четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Необходимо избегать некорректных формулировок: «разные документы», «общая переписка» и т.д.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название документа (приказы, протоколы)

- автор документа (название организации, структурного подразделения)

- корреспондент (название организации, которой адресуются и от кого получают документы)

- вопрос или кратное содержание документов дела

- название местности

- даты к которым относятся документы дела

- указание на копийность дела.

Могут быть документы разных названий – например – «Отзывы и заключения на научные работы, присланные в …»

Термин «Переписка» используются в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями. Например, «Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции»

В заголовках дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа. Например, «Приказы по основной деятельности за 2013 год»

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вносится уточнения.