Доработка проекта (при необходимости)

Визирование (при необходимости)

5. Проверка правильности оформления проекта

Подписание руководителем

Регистрация

Отправка адресату

Подшивка второго экземпляра в дело

Использование в информационно-справочной работе

1 этап Подготовка проекта документа. Начинается со сбора необходимой информации. Исполнитель изучает нормативные акты, анализирует изданные ранее документы. Разрабатывает проект.

2 - 5 этапы согласование проекта и оформление правильности оформления. Правильность составление проекта проверяет работник службы ДОУ или секретарь. Исходящие документы оформляются в 2 экземплярах.

Затем проект проходит согласование с руководителем структурного подразделения, которое оформляется визами. Иногда согласование м.б. внешнем (военкомат).

6 этап Подписание руководителем. Документ передается руководителю на подпись со всеми приложениями. При необходимости вместе с ним м.б. предоставлены другие документы на основании которых был составлен проект. ПОКАЗАТЬ примерный перечень документов подлежащих утверждению!

Руководитель может внести изменения и дополнения в документ или вернуть на доработку исполнителю.

После подписания документ передается секретарю для регистрации.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его на обоих экземплярах. В тот же день документ должен быть отправлен адресату.

Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело с исходящей перепиской.

 

Порядок работы с внутренними документами.

На этапах подготовки и оформления порядок работы такой же как и с исходящими документами. Давайте вспомним.

Составление исполнителем проекта

Согласование проекта

Доработка проекта (при необходимости)

Визирование (при необходимости)

5. Проверка правильности оформления проекта

Подписание руководителем

А вот на этапах исполнения и завершения работы с внутренними документами порядок работы такой же как с входящими:

- передача исполнителю;

- контроль исполнения;

- исполнения;

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка в дело;

- использование в информационно-справочной работе.

Если Вы хотите совершенствовать документооборот, то его лучше начать с внутренних документов.

1. Решить вопрос с дублирующими документами, уменьшение изготовления копий.

2. Использовать возможности локальной компьютерной сети.

Возрастает оперативность передачи и поиска документов.

 

Теперь по подробнее рассмотрим вопросы регистрации документов.

Регистрация и контроль исполнения документов.

Регистрация – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих и других организаций и от частных лиц.

Документы регистрируются в организации один раз; поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Документы регистрируются в регистрационных журналах или других регистрационных формах, например в карточках.

Формы регистрации:

- журнальная

- карточная

От чего зависит выбор формы регистрации?

- количество документов;

- наличие документов, требующих строго учета;

- принятая система в организации система делопроизводства;

- возможность использования организацией компьютерных технологий.