Журнальная форма регистрации

Когда необходимо регистрировать документы строгого учета (конфиденциальные), документы об образовании.

+ такая форма регистрации обеспечивает условия для лучшей защиты.

Документы, имеющие гриф ограниченного доступа регистрируются в отдельных журналах.

Карточная форма регистрации позволяет сделать процесс регистрации документов более быстрым и удобным – по этому она широко применятся.

Сведения о регистрируемом документе заносятся в рег-контрольную карточку. Форма карточки разрабатывается организацией самостоятельно.

Обычно используют 3 экземпляра карточек:

- в контрольную картотеку

- в справочную

- передается исполнителю.

В последнее время все чаще используется автоматизированной системой регистрации.

 

Целесообразно установить следующий состав реквизитов регистрации:

- автор (корреспондент)

- название документа

- дата документа

- индекс документа

- заголовок документа

- резолюция

- срок исполнения

- отметка об исполнении

- номер дела.

 

Пример, предположим, руководитель организации дает поручение секретарю поставить на контроль исполнение отдельных документов. Получив соответствующие указания, секретарь ставит красным маркером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита Заголовок. Данные вносятся в журнал с указанием ответственного лица и даты исполнения.

Обычно срок исполнения не должен превышать 10 дней.

В случае существенной задержки исполнения необходимо доложить об этом руководителю.

 

Общие требования к систематизации документов и формированию дел.

 

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации..

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел, которая:

- представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации;

- является классификационным справочником

- закрепляет классификацию исполненных документов в дела

- служит основным учетным документом в делопроизводстве

- необходима для организации информационно поисковой системы, основа для построения картотек, справочников.

Три вида номенклатуры:

- типовая

- примерная

- номенклатура дел организации

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организации имеющих подведомственную сеть.

Они могут конкретизировать типовой и ведомственный перечень документов с указанием сроков их хранения. Это дает возможность добиться единства в классификации.

Типовые номенклатура устанавливает унифицированный состав дел и является нормативным документом, а значит обязательным для применения в тех организациях для которых она разработана.

Примерные номеклатуры дел м.б. составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в рамках административно-территориальной единицы. Отличие – носят рекомендательный характер! И устанавливает рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организации.

 

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с центральной – экспертной комиссией конкретной организации..

Независимо от наличий типовой или примерной номенклатуры дел каждая организация должна составлять собственную номенклатуру.

Ответственность за ее разработку несет служба ДОУ.

Номенклатура дел разрабатывается для всех структурных подразделений организации. К ее разработке обычно привлекают ведущих специалистов.

 

ЭТАПЫ составления номенклатуры дел.