Организация групповой работы

Подготовка управленческих решений почти всегда происходит с участием членов управленческой команды. Качественная подготов­ка решений невозможна, если не создаются условия для слаженной групповой работы, позволяющие максимально полно использовать знания, опыт и идеи всех членов команды.

Среди методов работы, помогающих подготовить решения, мак­симально полно учитывающие особенности сложившейся ситуации, предпочтение стоит отдавать таким, которые позволяют лучше ис­пользовать опыт и знания не только руководителя, но и членов его команды.

Укажите, поставив галочку в соответствующей графе, какие из приведенных факторов чаще других мешают принимать эффектив­ные решения в ходе групповой работы вашей управленческой ко­манды.

Факторы, снижающие эффективность совместной работы
Плохой психологический климат
Отсутствие взаимопонимания между членами группы
Несправедливое распределение обязанностей (рабочей нагрузки) между членами группы
Нечеткая постановка целей
Недостаточный уровень заинтересованности в конечных результатах
Низкий уровень доверия к руководителю (лидеру)
Недостаточный уровень квалификации членов группы
Плохие условия работы, низкая обеспеченность средствами оргтехники
Недостаток необходимой информации
Слабый руководитель (лидер)
Плохие взаимоотношения между членами группы
Низкая включенность членов группы в совместную работу
Использование неэффективных методов групповой работы
Низкая ориентация членов группы на достижения
Плохая организация командной работы
Отсутствие у членов группы настроя на развитие, на достижение высоких результатов в работе
Самоуспокоенность, удовлетворенность вчерашними достижениями

Комментарии

Чем больше галочек вы поставили в вопроснике, тем больше у вас должно быть оснований для беспокойства, поскольку именно групповая, командная работа явля­ется основой выработки эффективных управленческих решений.

А теперь красным карандашом отметьте те факторы, на которые прямо или косвенно может повлиять лидер управленческой команды.

Как много факторов вы отметили? О чем это говорит?

Лютенс Ф. Организационное поведение. М., 1999.

Кулагин О. А. Принятие решений в организациях: Учеб. пособие. СПб., 2001.

Тренев В. Н., Магура М. И., Леонтьев С. В. Управление человеческими ре­сурсами при реализации проектов: Методика и опыт. М., 2002.

2. СОВЕЩАНИЯ В ПРАКТИКЕ ПОДГОТОВКИ И РЕАЛИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

 

Цели

В результате изучения рабочей тетради "Совещания в практике под­готовки и реализации управленческих решений" вы сможете:

'Ъ углубить свои представления о принципах эффективного про­ведения совещаний;

^С> лучше разобраться с трудностями, которые мешают успешной работе на совещании;

^ выявить сильные и слабые стороны собственного подхода к проведению совещаний;

V наметить план, призванный помочь вам повысить эффектив­ность проводимых совещаний.

КОГДА ЦЕЛЕСООБРАЗНО ВЫНОСИТЬ РЕШЕНИЕ ВОПРОСОВ НА СОВЕЩАНИЕ?

Совещания — один из важнейших инструментов, используемых ру­ководителями всех уровней при подготовке решений. Руководители проводят до 50% своего рабочего времени на совещаниях разного рода.

Часто руководителям приходится ре­шать дилемму: готовить решение по кон­кретному вопросу самому либо выносить рассмотрение проблемы на совещание для выработки совместного решения. В таб­лице приведены аргументы, которые опре­деляют предпочтительность той или дру­гой стратегии.

Индивидуальное принятие решений	Групповое принятие решений
1.Дефицит времени	1.Необходимость принятия нестандартных, творческих решений
2. Низкая значимость для группы принимаемого решения	2. Группа располагает всей информацией, необходимой для принятия решения
3. Руководитель располагает всей необходимой информацией для принятия решения	3. Важность одобрения принимаемого решения со стороны членов группы
4. Высока вероятность того, что кто-то из членов группы будет доминироватьв процессе дискуссии	4. Важно понимание принимаемого решения со стороны членов группы
5. Возможность возникновения деструктивного конфликта между членами группы	5. Проблема сложна или необходимы широкие знания для ее решения
6. Члены группы настроены скептически в отношении совещаний или собраний	6. Руководитель хочет чувствовать себя частью демократического процесса или повысить уверенность членов группы
7. Информация для принятия решения конфиденциальна и не может быть оглашена среди всех членов группы	7. Принятие решения связано с значительным риском, который предпочтительнее разделить с участниками совещания
8. Члены группы не имеют достаточных знаний пли квалификации для принятия решения	8. Желательно добиться большего взаимопонимания в группе
9. Руководитель доминирует над членами группы и не намерен менять уже выработанное решение по данномувопросу	9. За решение целиком и полностью отвечает группа
10. Решение не затрагивает прямо интересов всех членов группы	10. Руководитель хочет получить отклик на свои идеи и предлагаемые подходы

Стоит ли собирать совещание?

Для ответа на приведенный ниже тест вы должны выбрать одну из реальных, еще не решенных проблем, которая требует решения.

Внимательно прочитайте каждый вопрос и поставьте галочку в графе "Да", если ваша ситуация соответствует приведенному описа­нию, в графе ''Нет", если отличается.

 

Характеристика ситуации	Да	Нет
1. Существует много потенциально правильных решений или выборов
2. Правильность решения трудно проверить объективно
3. Проблема или решение имеет много шагов или составных частей
4. Решение требует больше информации, чем та. которой может обладать один человек
5. Решение должно быть не только эффективным. НО И приемлемым для других членов группы и. следовательно, включать объяснения и коммуникацию (общение)
6. Члены группы могут отказаться принимать решение или проводить его в жизнь до rex пор. пока они сами не будут вовлечены в процесс обсуждения
7. Природа задачи требует относительнонебольших творческих способностей
8. Решение должно быть исключительно надежным и тщательно проработанным
9. Увас достаточновремени для принятия решения
10. Среди членов группы достаточно компетентных и ответственныхлюдей, способных принять эффективное решение
ИТОГО:

Комментарии

Подсчитайте число галочек в графе "Да" и в графе "Нет" и впишите полученный результат в строку "Итого".

Явное преобладание ответов "Да" говорит, что данное решение лучше принимать в группе. Преобладание ответов "Нет" показывает, что рассматриваемое решение лучше принимать индивидуально.

6 блокнот руководителя

щ

ГРУППОВЫЕ РЕШЕНИЯ

1. Привлекайте работников, когда это возможно, к решениям, которые оказыва­
ют прямое влияние на их работу. Групповые решения позволяют получить
более широкую поддержку подчиненных, чем решения, принятые руководи­
телем в одиночку, или решения, спущенные сверху.

2. Решения, принятые группой, состоящей из хорошо информированных работ­
ников, обычно лучше решений, принятых отдельными индивидами (столь же
знающими или хорошо информированными).

3. Решения, принятые коллективно низкоквалифицированными или плохо ин­
формированными работниками, могут быть хуже решений, принятых в оди­
ночку компетентным и хорошо информированным человеком.

4. Групповые решения обычно принимаются гораздо медленнее индивидуальных.

5. В условиях, когда необходимо принимать срочное решение, оно должно прини­
маться самостоятельно хорошо информированным и знающим руководителем.

6. Полагайтесь на других людей. Ни один человек не обладает исчерпывающи­
ми знаниями. В новых или незнакомых ситуациях лучше опереться на знания
других людей, чем принимать решения наудачу. Обратиться за помощью к
другим членам управленческой команды не признак слабости, а разумный
подход к решению проблем.

7. Не все решения являются единственно правильными. Многие проблемы
имеют целый ряд допустимых решений. Залог успеха при подготовке взве­
шенных решений — изучение всех альтернатив в процессе групповой работы.

НУЖНЫ ЛИ СОВЕЩАНИЯ

 

Жалобы руководителей на необходимость уча­стия во множестве "никому не нужных сове­щаний" давно стали привычными. Ни для кого не секрет, что совещания как форма управ­ленческой деятельности имеют свои плюсы и минусы.

Групповое принятие решений является необходимым компонентом работы руководителя. Попробуйте сформулировать не менее трех плюсов (положительных моментов), связанных с проведением со­вещаний.

Плюсы совещаний

1._______________

А теперь напишите не менее трех минусов, связанных с проведе­нием совещаний.

Минусы совещаний

I 1.________________

Сопоставьте свои варианты ответов с теми преимуществами и недостатками совещаний, которые называют эксперты.

Комментарии

ПРЕИМУЩЕСТВА СОВЕЩАНИЙ

1. Решения, принятые на совещании, с большей вероятностью будут поддержаны
его участниками.

2. Совещания служат хорошим инструментом для выявления проблем, мешаю­
щих эффективной работе.

3. Совещания помогают распределить ответственность между исполнителями и
руководством.

4 Совместная работа участников совещания позволяет принимать решения на основе более полной информации и более разнообразного опыта. В решение привносится большая сумма знаний (информации).

5. Совещания позволяют обеспечить высокий уровень информированности его
участников по широкому кругу вопросов, связанных с работой.

6. В случае принятия непопулярного решения ответственность делится между
всеми участниками совещания.

7. К проблеме подходят разными путями, предлагается больше альтернативных
решений.

НЕДОСТАТКИ СОВЕЩАНИЙ

1. Проведение совещаний отвлекает ключевых работников подразделения (орга­
низации) от выполнения своих прямых обязанностей.

2. Плохо организованные совещания приводят к напрасной трате времени, по­
скольку работа в группе требует на подготовку решения больше времени, чем
индивидуальная работа.

3. Борьба мнений, интересов может приводить к компромиссам, снижающим ка­
чество принимаемых решений.

4. Противоречия и конфликты, возникающие время от времени между участни­
ками совещания, могут снизить их готовность к сотрудничеству в процессе
реализации выработанных решений.

5. Совещания могут использоваться как способ избежать личной ответственно­
сти за результаты конкретной работы или принимаемых решений.

6. Участники совещания могут принять не самое лучшее решение, испытывая
давление со стороны большинства или авторитетных участников (групповое
давление, конформизм).

7. Если члены группы достигают общего согласия по определенному вопросу, то
они часто прекращают искать лучшее решение.

8. В группе могут доминировать один или несколько индивидов.

9. Группа может быть не в состоянии достичь решения по данной проблеме.