Пути преодоления конформизма

1. Руководитель должен поощрять участников совещания к открытому выраже­
нию сомнений и возражений.

2. Участники совещания, имеющие более высокий статус, обычно высказывают
свое мнение последними.

3. Над одной и той же проблемой (вопросом) может одновременно работать не­
сколько групп (или несколько участников совещания) (дублирование работы).

4. Полезно время от времени приглашать на совещания внешних экспертов.

5. Участников совещания активизирует ситуация, когда один из них назначается
на роль критика. Ему предлагается в каждом выступлении или предложении
выискивать слабые стороны.

6. После того как на совещании выработано предварительное решение, бывает
полезно отложить принятие окончательного решения до следующего со­
вещания. Это позволяет участникам продолжить работу по выработке или
доработке своих предложений.

7. Участники проявляют большую активность, если руководитель создает на со­
вещании условия, когда инициатива не наказывается поручением реализации
предложенного работником решения.

ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ

Совещания должны планироваться и организовываться таким обра­зом, чтобы вовлечь участников в обсуждение и добиться за отведен­ное время намеченных результатов. Это не то же самое, что предва­рительное планирование исхода совещания через манипулирование голосованием.

Вспомните последнее совещание, которое вы проводили, и ответьте на вопросы, приведенные ниже. Если вы отвечаете "Да", поставьте галочку в соответствующей клетке.

Вопросы

I

Достаточно ли вы были подготовлены?

Как вам кажется, говорили ли вы больше, чем другие участники совещания?

Меньше других?

I!омогло ли обсуждение по-новому взглянуть на привычные проблемы?

Правильно ли был сделан выбор вопросов для включения в повестку дня?
Ныло ли участников совещания слишком много,
слишком мало,
ровно столько, сколько нужно?
Все ли принимали активное участие в совместной работе?
Достаточно ли удобное помещение?
Устраивает ли вас обычная продолжительность совещаний?
Устраивает ли вас рабочая атмосфера во время совещаний?

Комментарии

Попросите других участников совещания на условиях анонимности заполнить этот вопросник. Сравните ответы. Насколько они совпа­дают? Особенно пристального внимания требуют вопросы, полу­чившие меньше всего положительных ответов.

Любое решение, принятое на совещании, должно быть оформлено в соответствии со следующими требованиями:

• формулировка решения;

• ресурсы, необходимые для реализации принятого решения;

• назначение ответственных;

• сроки исполнения;

• контроль за ходом выполнения.

Ниже приведены вопросы, которые должны быть решены в ходе подготовки и проведения совещания.

ПЕРЕД СОВЕЩАНИЕМ

определите цели совещания, повестку дня, порядок его проведения и состав участников;

распределите ответственность и полномочия участников (в том числе за под­готовку к совещанию и подготовку проектов решений);

ознакомьте заранее, если это необходимо, участников с повесткой дня и до­кументами, которые могут потребоваться в ходе совещания, чтобы они могли лучше подготовиться к совещанию; проинформируйте участников о месте и времени проведения совещания;

обеспечьте условия, необходимые для успешной работы: наличие бумаги, информационных материалов, отсутствие отвлечений и т. п.;

подготовьте помещение (освещение, вентиляция, достаточное число мест), примите меры, чтобы не мешали телефонные звонки.

ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ

начинайте совещание вовремя;

назначьте секретаря для ведения протокола совещания. В протоколе следует фиксировать рассматриваемые вопросы, основные итоги обсуждения, выдвину­тые предложения, принятые решения, сроки их реализации и ответственных;

рассмотрите, как выполняются решения, принятые на предыдущем совещании;

обеспечьте условия для активного участия всех присутствующих в работе совещания;

жестко отслеживайте соблюдение норм поведения всеми участниками. Долж­ны быть исключены грубость, враждебность и помехи проведению совещания (разговоры между участниками совещания, телефонные переговоры, времен­ные отлучки с совещания);

время от времени подводите промежуточные итоги обсуждения;

не давайте обсуждению уходить в сторону, удерживайте обсуждение на нуж­ном вопросе;

подведите итоги совещания; заканчивайте совещание вовремя.

ПОСЛЕ СОВЕЩАНИЯ

анализируйте результаты каждого проведенного совещания (были ли достиг­нуты поставленные цели, что вас не устраивает в работе и в результатах ра­боты совещания);

внесите необходимые коррективы в подготовку и проведение последующих совещаний;

доведите результаты работы совещания и принятые решения (копии протоко­лов) до всех заинтересованных лиц и подразделений.

Руководители, проводящие совеща­ние, и его участники часто не исполь­зуют лежащие на поверхности воз­можности, которые могли бы повысить эффективность совещаний. Ниже при­водится ряд рекомендаций, которые дают возможность получить больше пользы от совещаний.

I В блокнот руководителя