Как повысить отдачу от совещаний

1. Слушайте активно. Максимально сконцентрируйтесь на том, что сказано, а
не на своих ответах или возражениях. Умение слушать способствует укреп­
лению взаимопонимания и благоприятной атмосферы.

2. Задавайте вопросы, если вы что-то не поняли. Задав вопрос, вы сможете
увидеть, что и другие участники совещания тоже нечетко поняли ту или иную
проблему, то или иное предложение. Вопросы — это и очень хороший способ
сориентироваться в проблеме, перед тем как на следующем этапе высказы­
вать свою точку зрения.

3. Оказывайте поддержку. Участники совещания для поддержания своей го­
товности к проявлению инициативы и ответственности часто нуждаются в
поощрении. Поддержка не обязательно должна быть словесной. Часто быва­
ет достаточно кивнуть головой и улыбнуться, чтобы ободрить человека. Если
вы хотите поддержать кого-то словом, можно сказать: "Это хорошая мысль"
или: "Я полностью согласен с..."

4. Говорите ясно, четко и прямо. Выражая свою точку зрения, старайтесь
возможно более кратко и доступно для аудитории высказать главное. Самая
большая опасность, с которой сталкиваются многие выступающие на сове­
щании, — это повышенное внимание к частностям, к деталям. В результате
страдает то главное, чему, собственно, и было посвящено выступление.

5. Не перебивайте других и не разрешайте перебивать себя. Естественная
реакция человека — замолчать, когда его перебивают, особенно если пере­
бивший говорит громче, агрессивен или занимает более высокое положение.
Некоторые люди реагируют на то, что их перебили, по-другому: они начинают
говорить громче, стараясь перекричать перебившего. Другим проще указать
на то, что их перебили, и попросить разрешения продолжить.

6. Выступайте предметно, кратко и по существу рассматриваемого вопро­
са. Массу времени в дискуссиях отнимают люди, говорящие длинно, или те, кто
старается "переговорить" других участников. Успех совещания в значительной
степени зависит от того, насколько его участники придерживаются установлен­
ного регламента. Выход кого-то из участников за рамки отведенного на его
выступление времени допускается лишь при каких-то особых обстоятельствах.

7. Если ваше предложение не встретило ожидаемой поддержки, проясните
мнение остальных участников совещания. Если вы чувствуете, что ваше
выступление повисло в воздухе, тогда можно сказать так: "Я чувствую, что
это трудный вопрос. Кто еще разделяет эту точку зрения?", "Я хотел бы знать,
что думают присутствующие по поводу этого предложения".

8. Решите, важно ли вам отстаивать свои взгляды. Иногда приходится
принимать неотложное и плохое решение: из-за давления начальства, под­
жимающих сроков и т. д. Если вы уверены, что правы в данном вопросе, то
решитесь пойти против большинства и отстаивайте свою точку зрения. Може­
те предложить отложить решение на более поздний срок, перенести вопрос
на следующее совещание, собрать совещание в меньшем составе (только
для заинтересованных лиц), письменно изложить свое мнение и распростра­
нить его среди участников для принятия решения в узком кругу.