Анализ затрат рабочего времени работниками отдела кадров путем фотографии рабочего дня

Изучение затрат рабочего времени имеет большое значение, так как исходя из информации, получаемой в его результате решается большинство задач, связанных с организацией труда и его нормированием.

Исследования проводятся с целью определения структуры операций, затрат рабочего времени, рационализации приемов и методов труда, выявления причин невыполнения норм, нерациональных затрат и потерь рабочего времени, получения данных о факторах, влияющих на время выполнения элементов операций, разработки нормативных материалов, оценки качества норм и нормативов, а также для решения других задач.

Для того, чтобы охарактеризовать затраты рабочего времени необходимо провести анализ затрат рабочего времени. Для осуществления этого воспользуемся одним из методов анализа - фотографией рабочего дня.

Фотография рабочего дня (ФРД) используется для изучения всех затрат рабочего времени в течение всего периода наблюдений. Она даёт возможность изучить загруженность исполнителя и оборудования, выявить потери рабочего времени, установить их причины и разработать конкретные мероприятия по их устранению, определить нормы времени на подготовительно-заключительные работы, на обслуживание рабочего места, на перерывы в работе, а также общую продолжительность оперативного времени.

Для исследования затрат рабочего времени сотрудников отдела кадров ООО «АТП «ЗСМК» была проведена фотография рабочего времени. Исследованию подлежали все работники отдела: начальник отдела кадров, ведущий инженер, два инженера отдела кадров.

В процессе проведения ФРД использовались специальные обозначения:

ПЗ – подготовительно-заключительное время;

ОП – оперативное время;

ОРМ – обслуживание рабочего места;

ПНТ – перерывы, вызванные нарушением нормального хода производственного процесса;

НТД – перерывы из-за нарушений трудовой дисциплины;

ОТЛ – перерывы на отдых и личные надобности.

Таблица 20 отображает результат проведения ФРД начальника отдела кадров в первый день.

Таблица 20 – Лист наблюдения ФРД начальника отдела кадров

Ф.И.О. Лизунова Е.Г.

Дата: 07.05.14

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Приход на рабочее место	8.15
Подготовка рабочего места	8.18 – 8.30		ПЗ
Прием работника	8.30 – 8.35		ОП
Проверка электронной почты	8.35 – 8.46		ОП
Изучение положения по путевкам	8.46 – 9.06		ОП
Корректировка положения по путевкам	9.06 – 9.18		ОП
Прием работника	9.18 – 9.20		ОП
Корректировка положения по путевкам	9.20 – 9.31		ОП
Проведение собеседования на должность машиниста экскаватора	9.31 – 9.37		ОП
Корректировка положения по путевкам	9.37 – 9.59		ОП
Прием работников (4 человека)	9.59 – 10.16		ОП
Корректировка положения по путевкам	10.16 – 10.38		ОП
Ответ на телефонный звонок	10.38 – 10.39		ОП
Прием работника	10.39 – 10.42		ОП
Личные надобности	10.42 – 10.50		ОТЛ
Корректировка положения по путевкам	10.50 – 11.45		ОП
Прием работника	11.45 – 11.52		ОП
Корректировка положения по путевкам	11.52 – 12.01		ОП
Проведение собеседования на должность машиниста экскаватора	12.01 – 12.07		ОП
Формирование дополнительных соглашений к трудовому договору в базе SAP/R3	12.07 – 12.09		ОП
Ответ на телефонный звонок	12.09 – 12.11		ОП
Формирование дополнительных соглашений к трудовому договору в базе SAP/R3	12.11 – 12.17		ОП
Телефонный звонок	12.17 – 12.19		ОП
Прием работника	12.19 – 12.21		ОП
Формирование дополнительных соглашений к трудовому договору в базе SAP/R3	12.21 – 12.30		ОП
Перерыв на обед	12.30 – 13.00
Прием работника	13.00 – 13.03		ОП
Составление служебного письма на доплату	13.03 – 13.17		ОП
Ответ на телефонный звонок	13.17 – 13.19		ОП
Составление служебного письма на доплату	13.19 – 13.35		ОП
Прием работника (выдача справки с места работы)	13.35 – 13.43		ОП
Ответ на телефонный звонок	13.43 – 13.45		ОП
Работа с документацией (подпись, печати)	13.45 – 13.57		ОП
Работа с документацией (подпись и занесение в архив)	13.57 – 14.05		ОП
Подача сведений о претендентах в ОПОТиЗ для рапорта	14.05 – 14.09		ОП
Анализ данных анкет адаптации персонала	14.09 – 14.33		ОП

Продолжение таблицы 20

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Корректировка анкет адаптации персонала	14.33 – 14.47		ОП
Прием работника	14.47 – 14.50		ОП
Корректировка анкет адаптации персонала	14.50 – 15.17		ОП
Ответ на телефонный звонок	15.17 – 15.19		ОП
Корректировка анкет адаптации персонала	15.19 – 15.48		ОП
Прием работников (4 человека)	15.48 – 16.05		ОП
Личные надобности	16.05 – 16.09		ОТЛ
Телефонный звонок	16.09 – 16.12		ОП
Прием работников (3 человека)	16.12 – 16.31		ОП
Ответ на телефонный звонок	16.31 – 16.33		ОП
Прием работников (2 человека)	16.33 – 16.45		ОП
Ответ на телефонный звонок	16.45 – 16.48		ОП
Окончание работы	16.48 – 17.00		ПЗ

Второй день проведения фотографии рабочего дня представлен в таблице 21.

Таблица 21 – Лист наблюдения ФРД начальника отдела кадров

Ф.И.О. Лизунова Е.Г.

Дата: 14.05.14

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Приход на рабочее место	8.17
Подготовка рабочего места	8.20 – 8.31		ПЗ
Проверка электронной почты	8.31 – 8.40		ОП
Телефонный звонок	8.40 – 8.44		ОП
Ответ на телефонный звонок	9.28 – 9.30		ОП
Формирование отчетных документов в системе SAP R|3	9.30 – 9.44		ОП
Прием работника	9.44 – 9.51		ОП
Подготовка распоряжения	9.51 – 10.03		ОП
Ответ на телефонный звонок	10.03 – 10.06		ОП
Подготовка распоряжения	10.06 – 10.22		ОП
Личные надобности	10.22 – 10.26		ОТЛ
Прием работников (3 человека)	10.26 – 10.52		ОП
Телефонный звонок	10.52 – 10.53		ОП
Корректировка личных карточек в системе SAP R|3	10.53 – 11.15		ОП
Ответ на телефонный звонок	11.15 – 11.17		ОП
Прием работников (2 человека)	11.17 – 11.26		ОП
Работа с документами	11.26 – 12.05		ОП
Ответ на телефонный звонок	12.05 – 12.07		ОП
Составление служебной записки	12.07 – 12.22		ОП
Прием работника	12.22 – 12.30		ОП
Перерыв на обед	12.30 – 12.56
Прием работника	12.56 – 13.02		ОП
Телефонный звонок	13.02 – 13.05		ОП

Продолжение таблицы 21

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Составление служебной записки	13.05 – 13.19		ОП
Проведение собеседования	13.19 – 13.27		ОП
Телефонный звонок	13.27-13.28		ОП
Консультирование с начальником автоколонны	13.28 – 13.33		ОП
Работа с документацией	13.35 – 13.56		ОП
Прием работников (2 человека)	13.56 – 14.03		ОП
Телефонный звонок	14.03 – 14.04		ОП
Работа с документацией	14.04 – 14.22		ОП
Личные надобности	14.22 – 14.27		ОТЛ
Ответ на телефонный звонок	14.27 – 14.29		ОП
Вызов к начальству	14.29 – 14.43		ОП
Прием работника	14.43 – 14.47		ОП
Подготовка анализа по движению персонала	14.47 – 15.24		ОП
Формирование данных в программе SAP R|3	15.24 – 15.58		ОП
Прием работников (5 человек)	15.58 – 16.37		ОП
Телефонный звонок	16.37 – 16.39		ОП
Работа с документами	16.39 – 16.58		ОП
Окочание работы	16.58 – 17.05		ПЗ

 

По результатам проведения двух фотографий рабочего дня, составляется общий фактический баланс рабочего времени начальника отдела кадров, который представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 - Фактические затраты рабочего времени начальника отдела кадров (среднее значение)

Далее рассматриваются результаты проведения фотографии рабочего дня ведущего инженера отдела кадров (таблица 22).

Таблица 22 – Лист наблюдения ФРД ведущего инженера отдела кадров

Ф.И.О. Згрибловская М.В.

Дата: 07.05.14

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Приход на рабочее место	8.15
Подготовка рабочего места	8.22 – 8.33		ПЗ
Проверка электронной почты	8.33 – 8.43		ОП
Телефонные звонки (в АСУ, пенсионный фонд и бухгалтерию)	8.43 – 8.54		ОП
Работа по формированию отчета по персонифицированному учету	8.54 – 9.09		ОП
Ответ на телефонный звонок	9.09 – 9.11		ОП
Консультирование работника по поводу отпуска	9.11 – 9.15		ОП
Работа по формированию отчета по персонифицированному учету	9.15 – 9.36		ОП
Ответ на телефонный звонок	9.36 – 9.39		ОП
Работа по формированию отчета по персонифицированному учету	9.39 – 9.47		ОП
Выписка карточки на получение спец.одежды	9.47 – 9.50		ОП
Консультация с начальником управления персоналом	9.50 – 9.55		ОП
Отправка электронного письма	9.55 – 9.57		ОП
Расчет компенсаций за неиспользованные отпуска	9.57 – 10.45		ОП
Личные надобности	10.45 – 10.56		ОТЛ
Прием работника	10.56 – 11.00		ОП
Занесение данных мед.справки в базу данных	11.00 – 11.02		ОП
Расчет компенсаций за неиспользованные отпуска	11.02 – 11.23		ОП
Составление служебной записки в бухгалтерию	11.23 – 11.38		ОП
Работа по формированию отчета по персонифицированному учету	11.38 – 11.51		ОП
Оформление переводов	11.51 – 12.30		ОП
Перерыв на обед	12.30 – 13.00
Сдача документов на подпись	13.00 – 13.05		ОП
Пополнение базы данных сведениями о работниках	13.05 – 13.40		ОП
Ведение книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них.	13.40 – 14.11		ОП
Работа по формированию отчета по персонифицированному учету	14.11 – 14.29		ОП
Оформление переводов	14.29 – 14.41		ОП

Продолжение таблицы 22

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Ответ на телефонный звонок	14.41 – 14.51		ОП
Телефонный звонок	14.51 – 14.55		ОП
Составление заявки	14.55 – 15.00		ОП
Оформление переводов	15.00 – 15.23		ОП
Выписка карточки на получение спец.одежды	15.23 – 15.26		ОП
Телефонный звонок	15.26 – 15.27		ОП
Оформление переводов	15.27 – 15.54		ОП
Личные надобности	15.54 – 15.56		ОТЛ
Оформление переводов	15.56 – 16.52		ОП
Окончание работы	16.52 – 17.00		ПЗ

Второй день проведения фотографии рабочего дня представлен в таблице 23.

Таблица 23 – Лист наблюдения ФРД ведущего инженера отдела кадров

Ф.И.О. Згрибловская М.В.

Дата: 14.05.14

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Приход на рабочее место	8.14
Подготовка рабочего места	8.19 – 8.29		ПЗ
Проверка электронной почты	8.29 – 8.38		ОП
Ответ на телефонный звонок	8.38 – 8.40		ОП
Опись архивных дел	8.40 – 9.36		ОП
Прием работника	9.36 – 9.40		ОП
Оформление увольнения	9.40 – 10.14		ОП
Телефонный звонок	10.14 – 10.15		ОП
Личные надобности	10.15 – 10.19		ОТЛ
Оформление на работу	10.19 – 11.05		ОП
Выписка карточки на получение спец.одежды	11.05 – 11.09		ОП
Ответ на телефонный звонок	11.09 – 11.11		ОП
Опись архивных дел	11.11 – 11.33		ОП
Пополнение базы данных сведениями о работниках	11.33 – 11.58		ОП
Оформление переводов	11.58 – 12.30		ОП
Перерыв на обед	12.30 – 12.59
Прием работника	12.59 – 13.05		ОП
Записи в книгу по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них	13.05 – 13.24		ОП
Составление служебной записки	13.24 – 13.52		ОП
Работа с документацией	13.52 – 14.45		ОП
Сдача документов на подпись	14.45 – 14.49		ОП
Оформление переводов	14.49 – 15.26		ОП
Личные надобности	15.26 – 15.31		ОТЛ
Ответ на телефонный звонок	15.31 – 15.34		ОП
Оформление переводов	15.34 – 16.50		ОП
Окончание работы	16.50 – 17.00		ПЗ

По результатам проведения двух фотографий рабочего дня, составляется общий фактический баланс рабочего времени ведущего инженера отдела кадров, который представлен на рисунке 7.

 

Рисунок 7 - Фактические затраты рабочего времени ведущего инженера отдела кадров (среднее значение)

Результаты проведения фотографии рабочего дня инженера отдела кадров представлены в таблице 24.

Таблица 24 – Лист наблюдения ФРД инженера отдела кадров

Ф.И.О. Лунина В.В.

Дата: 07.05.14

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Приход на рабочее место	8.15
Подготовка рабочего места	8.15 – 8.23		ПЗ
Составление реестров	8.23 – 9.01		ОП
Работа с документацией	9.01 – 9.20		ОП
Занесение документов в архив	9.20 – 9.22		ОП
Оформление отпусков работникам	9.22 – 9.29		ОП
Формирование графика отпусков на июнь	9.29 – 11.19		ОП
Прием работника	11.19 – 11.22		ОП
Формирование графика отпусков на июнь	11.22 – 11.34		ОП
Сверка графика отпусков	11.34 – 11.52		ОП
Прием работника	11.52 – 11.54		ОП
Сверка графика отпусков	11.54 – 12.30		ОП
Перерыв на обед	12.30 – 13.00
Сверка графика отпусков	13.00 – 13.28		ОП

Продолжение таблицы 24

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Составление отчета для военкомата	13.28 – 14.03		ОП
Линые надобности	14.03 – 14.09		ОТЛ
Составление отчета для военкомата	14.09 – 14.45		ОП
Снятие копии трудовой книжки (1 шт.)	14.45 – 15.16		ОП
Личные надобности	15.16 – 15.20		ОТЛ
Снятие копии трудовой книжки (1 шт.)	15.20 – 15.47		ОП
Составление отчета для военкомата	15.47 – 16.48		ОП
Окончание работы	16.48 – 17.00		ПЗ

Второй день проведения фотографии рабочего дня представлен в таблице 25.

Таблица 25 – Лист наблюдения ФРД инженера отдела кадров

Ф.И.О. Лунина В.В.

Дата: 14.05.14

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Приход на рабочее место	8.17
Подготовка рабочего места	8.21 – 8.30		ПЗ
Работа с воинскими документами	8.30 – 9.17		ОП
Занесение документов в архив	9.17 – 9.20		ОП
Прием работника	9.20 – 9.24		ОП
Работа с картотекой по военнообязанным	9.24 – 10.14		ОП
Снятие копии трудовой книжки (1 шт.)	10.14 – 10.41		ОП
Личные надобности	10.41 – 10.43		ОТЛ
Прием работников (2 человека)	10.43 – 10.49		ОП
Телефонный звонок	10.49 – 10.51		ОП
Снятие копий трудовых книжек (2 шт.)	10.51 – 11.47		ОП
Занесение документов в архив	11.47 – 11.50		ОП
Прием работника	11.50 – 11.54		ОП
Составление отчета для военкомата	11.54 – 12.30		ОП
Перерыв на обед	12.30 – 12.55
Выписка дубликата трудовой книжки	12.55 – 13.11		ОП
Составление отчета для военкомата	13.11 – 13.43		ОП
Заполнение документов отчетности	13.43 – 14.09		ОП
Корректировка графика отпусков	14.09 – 14.47		ОП
Прием работника	14.47 – 14.49		ОП
Личные надобности	14.49 – 14.51		ОТЛ
Ведение книги (учет бланков воинского учета)	14.51 – 15.19		ОП
Снятие копий справок	15.19 – 15.33		ОП
Прием работника	15.33 – 15.37		ОП
Работа с документами по воинскому учету	15.37 – 16.22		ОП
Прием рапботников (2 человека)	16.22 – 16.27		ОП
Личные надобности	16.27 – 16.29		ОТЛ
Работа с документацией	16.29 – 16.52		ОП
Занесение документов в архив	16.52 – 16.55		ОП
Окончание работы	16.55 – 17.00		ПЗ

По результатам проведения двух фотографий рабочего дня, составляется общий фактический баланс рабочего времени инженера отдела кадров, который представлен на рисунке 8.

Рисунок 8 - Фактические затраты рабочего времени инженера отдела кадров (среднее значение)

 

Результаты проведения фотографии рабочего дня инженера отдела кадров представлены в таблице 26.

Таблица 26 – Лист наблюдения ФРД инженера отдела кадров

Ф.И.О. Нехоношина И.М.

Дата: 07.05.14

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Приход на рабочее место	8.15
Подготовка рабочего места	8.20 – 8.31		ПЗ
Проверка электронной почты	8.31 – 8.38		ОП
Работа с почтой	8.38 – 8.45		ОП
Передача документов в фин.отдел	8.45 – 8.50		ОП
К начальнику управления персоналом по вопросам положения по путевкам	8.50 – 8.59		ОП
Изучение положения по путевкам	8.59 - 9.06		ОП
Корректировка положения по путевкам вместе с начальником отдела кадров	9.06 – 10.39		ОП
Личные надобности	10.39 – 10.55		ОТЛ
Корректировка положения по путевкам вместе с начальником отдела кадров	10.55 – 11.31		ОП
Отправка макетов на согласование	11.31 – 11.35		ОП
Ответ на телефонный звонок	11.35 – 11.36		ОП

Продолжение таблицы 26

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Корректировка положения по путевкам вместе с начальником отдела кадров	11.36 – 11.43		ОП
Передача документов юристу (на подпись положение по страхованию)	11.43 – 12.10		ОП
Телефонный звонок	12.10 – 12.12		ОП
Отправка электронных писем	12.12 – 12.15		ОП
Телефонные звонки (по согласованию макета)	12.15 – 12.19		ОП
Акцепт по дополнительному соглашению по страхованию от несчастных случаев	12.19 – 12.30		ОП
Перерыв на обед	12.30 – 13.00
Акцепт к дополнительному соглашению по страхованию от несчастных случаев	13.00 – 13.31		ОП
Ответ на телефонный звонок	13.31 – 13.32		ОП
Прием работника	13.32 – 13.35		ОП
Акцепт к дополнительному соглашению по страхованию от несчастных случаев	13.35 – 13.50		ОП
Телефонный звонок	13.50 – 13.52		ОП
Акцепт к дополнительному соглашению по страхованию от несчастных случаев	13.52 – 14.10		ОП
Подготовка отчетных документов по путевкам	14.10 – 14.28		ОП
Подсчет бюджета затрат за апрель	14.28 – 15.15		ОП
Прием работника	15.15 – 15.19		ОП
Поездка в комитет социальной защиты по поводу путевок	15.19 – 17.00		ОП

Второй день проведения фотографии рабочего дня представлен в таблице 27.

Таблица 27 – Лист наблюдения ФРД инженера отдела кадров

Должность: Инженер отдела кадров

Ф.И.О. Нехоношина И.М.

Дата: 14.05.14

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Приход на рабочее место	8.20
Подготовка рабочего места	8.25 – 8.37		ПЗ
Проверка электронной почты	8.37 – 8.46		ОП
Оформление материальной помощи	8.46 – 9.20		ОП
Прием работника	9.20 – 9.25		ОП
Подготовка перечня работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам	9.25 – 9.55		ОП
Составление авансового отчета	9.55 – 10.14		ОП
Личные надобности	10.14 – 10.22		ОТЛ
Составление авансового отчета	10.22 – 10.49		ОП
Прием работника	10.49 – 10.54		ОП
Работа с документацией	10.54 – 11.23		ОП
Выдача справки	11.23 – 11.26		ОП

Продолжение таблицы 27

Наименование затрат времени	Текущее время	Продолжитель-ность, мин.	Индекс
Работа с документацией	11.26 – 11.44		ОП
Передача документов в ОПОТиЗ	11.44 – 11.50		ОП
Работа с картотекой	11.50 – 12.28		ОП
Телефонный звонок	12.28 – 12.30		ОП
Перерыв на обед	12.30 – 13.00
Отправка электронного письма	13.00 – 13.03		ОП
Прием работников (2 человека)	13.03 – 13.10		ОП
Оформление материальной помощи	13.10 – 13.43		ОП
Работа с распоряжениями	13.43 – 14.11		ОП
Личные надобности	14.11 – 14.19		ОТЛ
Работа с личными карточками формы Т-2	14.19 – 15.04		ОП
Телефонный звонок	15.04 – 15.07		ОП
Работа с картотекой	15.07 – 15.43		ОП
Работа с почтой	15.43 – 15.58		ОП
Формирование данных в программе SAP/R3	15.58 – 16.24		ОП
Оформление материальной помощи	16.24 – 16.48		ОП
Окончание работы	16.48 – 17.00		ПЗ

По результатам проведения двух фотографий рабочего дня, составляется общий фактический баланс рабочего времени инженера отдела кадров, который представлен на рисунке 9.

Рисунок 9 - Фактические затраты рабочего времени инженера отдела кадров (среднее значение)

Далее проводится анализ эффективности использования рабочего времени работниками отдела кадров. Для этого используется формула фактического коэффициента использования рабочего времени:

,

(20)

где - подготовительно-заключительное время;

- оперативное время;

- время обслуживания рабочего места;

- перерывы на отдых и личные надобности;

- перерывы, обусловленные технологией и организацией производства;

- продолжительность сменного времени.

Также рассматривается коэффициент загрузки кадровиков, который определяется по формуле:

(21)

Для начальника отдела кадров:

За 07.05.2014 г.	За 14.05.2014 г.

Для ведущего инженера отдела кадров:

За 07.05.2014 г.	За 14.05.2014 г.

Для инженера отдела кадров:

За 07.05.2014 г.	За 14.05.2014 г.

Для инженера отдела кадров:

За 07.05.2014 г.	За 14.05.2014 г.

Анализируя данные результатов исследования всех категорий затрат рабочего времени посредством проведения фотографии рабочего времени и сделанных расчетов, можно сделать выводы о том, что:

- рабочее время работники отдела кадров используют более чем на 100%;

- коэффициент загрузки колеблется от 97 до 102%;

- оперативное время во всех случаях больше 90% от рабочего времени.

Таким образом, необходимо провести мероприятия по совершенствованию организации труда и обоснованию численности работников отдела кадров.

 

 

3 Пути повышения обоснованности планирования численности работников отдела кадров на ООО «АТП «ЗСМК»