Разработка норм времени и расчет численности

Работников отдела кадров

Повышение обоснованности планирования численности работников отдела кадров непосредственно связано с решением задач нормирования их труда во времени. Для этого трудовые процессы таких специалистов необходимо изучать и проектировать, устанавливая необходимые затраты времени на их выполнение с учетом требуемого результата. Именно нормирование труда позволит определить необходимую численность кадровой службы и найти оптимальное соотношение числа работников разных квалификационно-должностных групп.

Для расчета численности сотрудников отдела кадров на каждую операцию устанавливается норма времени в зависимости от влияющих на ее величину факторов. Затем с учетом планируемых работ на год по каждой операции определяется трудоемкость нормируемых функций и работ, не предусмотренных нормативными материалами. Суммарная трудоемкость по нормируемым операциям делится на полезный фонд рабочего времени одного работника за год. При нормировании специали-

стов используют нормы времени для нормирования повторяющихся работ.

Нормативы по труду, разработанные Центральным бюро нормативов по труду (ЦБНТ) Минтруда России при уча­стии предприятий и организаций отраслевых министерств и ведомств, используются и действуют длительное время без пересмотра, хотя необходимость в этом очевидна, тем более в условиях расширения круга обязанностей работников, обновленной кадровой документации, автоматиза­ции выполнения многих работ.

Поэтому, для определения нормы времени на основные операции, выполняемые работниками отдела кадров, используются результаты исследования затрат рабочего времени методом проведения фотографии рабочего времени. Карты фотографии рабочего времени были представлены выше.

Таким образом, проанализировав все затраты времени кадровиков выбираются лучшие результаты и используются для разра­ботки норм времени (таблица 28).

Таблица 28 - Продолжительность основных операций

Наименование выполняемых операций	Единица измерения объема работ	Продолжительность, мин
Оформление приема на работу	Один работник
Оформление увольнения	Один работник
Оформление перевода	Один работник
Оформление отпусков	Один работник
Заполнение и выдача справки с места работы	Один работник
Выписка новой трудовой книжки на работника, впервые поступившего на работу	Одна трудовая книжка или вкладыш
Выписка дубликата трудовой книжки	Один дубликат
Снятие копий трудовой книжки	Одна копия
Выписка бланка справки на медицинский осмотр работника	Одна справка

Нормы времени на основные операции представлены в таблице 29. Объем работ за год взят из отчетов прошлых лет. Трудоемкость операции рассчитывается по формуле 13.

Таблица 29 – Нормы времени и трудоемкость основных операций

Наименование выполняемых операций	Единица измерения объема работ	Нормативы времени, чел.-ч	Фактич. затраты времени, чел.-ч	Объем работы за год	Трудоемкость операции, чел.-ч.
Оформление приема на работу	Один работник	0,46	0,76		129,2
Оформление увольнения	Один работник	0,39	0,56		85,12
Оформление перевода	Один работник	0,38	0,35		73,15
Оформление отпусков	Один работник	0,11	0,15		167,7
Заполнение и выдача справки с места работы	Один работник	0,05	0,13		22,1
Выписка новой трудо­вой книжки на работ­ника, впервые посту­пившего на работу	Одна трудовая книжка или вкладыш	0,11	0,17		7,31
Выписка дубликата трудовой книжки	Один дубликат	0,27	0,27		9,72
Снятие копий трудо­вой книжки	Одна копия	0,78	0,45
Выписка бланка справки на медицинский осмотр работника	Одна справка	0,19	0,03		5,04
Другие операции, выполняемые сотрудниками отдела кадров	-	-	-	-
Общая трудоемкость норми­руемых работ	-	-	-	-	4434,74

Затем определяется годовая трудоемкость основных часто встречающихся операций, выполняемых работниками отдела кадров по формуле 9:

Т_о = 129,2 + 85,12 + 73,15 + 167,7 + 22,1 + 7,31 + 9,72 + 135 + 5,04 + 3840 =

= 4434,74 чел.ч

Подсчитывается численность работников отдела кадров по формуле 5.

= 2,74 чел.

где 80 - годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником.

По результатам расчетов численность сотрудников отдела кадров получается равной 3 человекам, фактическая численность 4 человека: начальник отдела кадров, ведущий инженер отдела кадров и два инженера отдела кадров.

В таблице 30 производится сравнение норм времени на основные операции, выполняемые сотрудниками отдела кадров между ООО «АТП «Южкузбассуголь» и ООО «АТП «ЗСМК». Также приводятся нормативы, разработанные ЦБНТ. Таким образом, выбираются лучшие результаты и используются для разра­ботки норм времени.

Таблица 30 – Утвержденные нормы времени

Наименование выполняемых операций	Единица измерения объема работ	Нормативы времени по справочнику, чел.-ч	Нормы времени АТП «Южкузбассуголь», чел.-ч	Нормы времени АТП «ЗСМК», чел.-ч	Установленная норма времени, чел.-ч
Оформление приема на работу	Один работник	0,46	0,61	0,76	0,46
Оформление увольнения	Один работник	0,39	0,33	0,56	0,39
Оформление перевода	Один работник	0,38	0,26	0,35	0,35
Оформление отпусков	Один работник	0,11	0,13	0,15	0,11
Заполнение и выдача справки с места работы	Один работник	0,05	0,01	0,13	0,05
Выписка новой трудо­вой книжки на работ­ника, впервые посту­пившего на работу	Одна трудовая книжка или вкладыш	0,11	0,11	0,17	0,11

 

Продолжение таблицы 30

Наименование выполняемых операций	Единица измерения объема работ	Нормативы времени по справочнику, чел.-ч	Нормы времени АТП «Южкузбассуголь», чел.-ч	Нормы времени АТП «ЗСМК», чел.-ч	Установленная норма времени, чел.-ч
Выписка дубликата трудовой книжки	Один дубликат	0,27	0,3	0,27	0,27
Снятие копий трудо­вой книжки	Одна копия	0,78	0,33	0,45	0,45

Для операции «Оформление приема на работу» принимается норма времени 0,46, то есть равная нормативу, разработанному ЦБНТ, так как установление норм времени выше норматива нецелесообразно. Для операции «Оформление увольнения» норма времени принимается аналогичным образом. Для операции «Оформление перевода» принимается норма времени АТП «ЗСМК». Но на АТП «Южкузбассуголь» данная операция выполняется быстрее, поэтому есть потенциал для дальнейшего снижения данной нормы на 0, 09 чел.-ч. Также и для операции «Снятие копий трудовой книжки» есть потенциал для дальнейшего снижения на 0,12 чел.-ч.

Таким образом, выбираются нормы времени, определенные посредством выбора минимальных нормативов. С помощью них также рассчитывается трудоемкость операций, общая трудоемкость. Результаты представлены в таблице 31.

Таблица 31 – Расчет трудоемкости с помощью установленных норм времени

Наименование выполняемых операций	Единица измерения объема работ	Нормы времени. чел.-ч	Объем работы за год	Трудоемкость операции, чел.-ч.
Оформление приема на работу	Один работник	0,46		78,2
Оформление увольнения	Один работник	0,39		59,28
Оформление перевода	Один работник	0,35		73,15
Оформление отпусков	Один работник	0,11		122,98

Продолжение таблицы 31

Наименование выполняемых операций	Единица измерения объема работ	Нормы времени. чел.-ч	Объем работы за год	Трудоемкость операции, чел.-ч.
Заполнение и выдача справки с места работы	Один работник	0,05		8,5
Выписка новой трудо­вой книжки на работ­ника, впервые посту­пившего на работу	Одна трудовая книжка или вкладыш	0,11		4,73
Выписка дубликата трудовой книжки	Один дубликат	0,27		9,72
Снятие копий трудо­вой книжки	Одна копия	0,45
Другие операции, выполняемые сотрудниками отдела кадров	-	-	-	3845,04
Общая трудоемкость норми­руемых работ	-	-	-	4336,6

Определяется общая годовая трудоемкость, по формуле 9 и численность по формуле 5:

Т_о = 78,2 + 59,28 + 73,15 + 122,98 + 8,5 + 4,73 + 9,72 + 135 + 3845,04 = 4336, 6 чел.ч.

= 2,65 чел.

где 80 - годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником

В результате произведенных расчетов необходимая численность работников отдела кадров равна 3 человекам. Фактическая численность не совпадает с численностью, установленной по средствам расчетов. Таким образом, необходимо уделить внимание пересмотру штатного расписа­ния в отношении работников отдела кадров.

В таком случае средний коэффициент занятости будет равен:

Проанализировав работу отдела кадров за 2014 год, рассчитав нормы времени на выполнение основных часто повторяющихся операций, а также, определив на их основе численность сотрудников отдела кадров, предлагается внести изменения в штатное расписание и сократить численность отдела кадров.

Планируемая численность отдела кадров 3 человека:

- начальник отдела кадров, 1 человек;

- инспектор по кадрам, 2 человека.

Для сравнения: в отделе кадров АТП «Южкузбассуголь» по штатному расписанию 2 работника (включая начальника отдела) при общей численности персонала 1600 человек (на январь 2013г., на сегодняшний день возможно небольшое отклонение).

Затраты рабочего времени на выполнение тех же операций в АТП «Южкузбассуголь» значительно ниже, чем в АТП «ЗСМК», что говорит о более интенсивной занятости и более рациональной организации труда, а также о целесообразности некоторых работ и отсутствия дублирования обязанностей друг друга. Возможно, низкая интенсивность труда связана с тем, что все работники отдела кадров находятся в возрастной группе 41-55 лет, в таком случае предлагается заменить работника-пенсионера на активного молодого специалиста с профильным образованием «Экономика труда».