Сортировка записей базы данных.

С помощью команды ДАННЫЕ, Сортировка можно отсортировать записи базы данных. Выделить всю таблицу, за исключением строки с названием таблицы. При выполнении команды открывается диалог, в котором можно определить поля, по которым будет проведена сортировка. Таких полей может быть не более трех. Если нужно отсортировать более чем по трем полям, для этого нужно выполнить несколько последовательных сортировок по меньшему количеству полей. Отсортируйте сначала по наименее важному полю, затем повторите сортировку по полю следующей степени важности и т. д. Сортировка может быть выполнена одним из двух способов: по возрастанию или по убыванию, с учетом и без учета регистра букв.

Сортировка по возрастанию осуществляется:

· от меньших чисел к большим;

· по алфавиту;

· в хронологическом порядке дат;

Сортировка по убыванию осуществляется:

· от больших чисел к меньшим;

· в обратном алфавитном порядке;

· в обратном хронологическом порядке.

При этом имеет место приоретет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Можно создать и применить пользовательский порядок сортировки.

Для результата сортировки существен порядок выбора полей (“старший” ключ сортировки, “промежуточный” ключ сортировки, “младший” ключ сортировки). При сортировки базы меняется порядок следования записей. Можно сортировать таблицу не целиком, а в пределах области выделения таблицы. Идентификация полей производится либо по названиям из заголовка таблицы, либо по обозначениям столбцов листа.

Проверяйте результат сортировки. Если получили не то, что хотели, используйте команду ПРАВКА Отменить для восстановления исходного состояния базы данных.

1.6. Фильтрация (выборка) записей базы данных.

Команда ДАННЫЕ, Фильтр обеспечивает выборку подмножества данных из табличной базы данных. Фильтр представляет собой конструкцию, предназначенную для отбора тех строк, которые удовлетворяют заданному условию и временному сокрытию остальных. Excel предоставляет две команды: Автофильтр, для простых условий отбора и Расширенный фильтр, для более сложных критериев.

Автофильтрация

Команда ДАННЫЕ, Фильтр, Автофильтр для каждого поля строит список значений, который используется для задания условий фильтрации.

По каждому полю можно указать:

· значение - будут выбраны только те записи, которые в данном поле содержат указанное значение;

· пустые - будут выбраны записи, которые в данном поле содержат пустое значение;

· непустые - будут выбраны записи, которые в данном поле содержат непустые значения;

· все - выбираются все записи без ограничения.

Условие для отбора записей по значению в определенном поле может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.

Расширенный фильтр

Команда ДАННЫЕ, Фильтр, Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей базы данных:

· критерий сравнения;

· вычисляемый критерий.

Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах и тогда его называют множественным критерием.

Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее до выполнения самой команды фильтрации специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых интервалом критериев. Технология использования расширенного фильтра включает два этапа:

1-й этап - формирование интервала критериев;

2-й этап - фильтрация записей списка.

Интервал критериев содержит строку имен полей и произвольное количество строк для задания поисковых условий.

Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке условий интервала критериев, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Формула строится с использованием адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (число, текст, дата, логическая константа), операторов отношений.

Для снятия действий условий фильтрации выполняется команда ДАННЫЕ, Фильтр, Показать все.