Отбор записей с помощью запросов

В окнах мастера простых запросов можно выбирать поля и выполнять над ними математические операции, но нельзя вводить критерии отбора, как это делается в фильтрах. Что если, например, вы планируете отдохнуть у моря и собираетесь совместить приятное с полезным (или, иначе говоря, хотите оформить расходы на путешествие как расходы на деловую поездку)? Вам нужен список не всех клиентов, а только тех, кто находится в Сочи, Одессе, Ялте и там, куда вы планируете поехать.

Здесь придется забыть о мастере и воспользоваться конструктором запросов: выбрав в окне базы данных корешок Запросы, щелкните на кнопке Создать (New), выберите конструктор (Desing View) и щелкните на кнопке OK. Access выведет окно конструктора запросов с открытым окном диалога Добавление таблицы (Show Tables):

Рис. 5.5. Добавление таблицы

 

Выберите таблицы для использования в запросе. Можно выбрать или одну, или несколько связанных таблиц. Наш пример основан на таблице Клиенты, поэтому находим ее в списке, нажимаем кнопку Добавить (Add) (или дважды щелкаем на имени таблицы) и закрываем окно диалога. На экране появится окно конструктора запросов с выбранной таблицей, очень похожее на окно расширенного фильтра.

 

Выбор полей, выводимых в запросе

Выбрав таблицы, необходимо выбрать поля для запроса. Чтобы добавить поле, дважды щелкните на нем мышью или перетащите его в первый столбец в строке полей. (Ширину столбцов можно увеличить, чтобы название поля помещалось полностью.) В нашем примере наша задача состоит в отборе клиентов, живущих в определенном городе, поэтому дважды щелкаем на поле Имя компании таблицы Клиенты и точно также на полях Фамилия, Город, Номер Телефона (в перечисленном порядке.) Обратите внимание, что в строке Таблицы (Tables) отображается название таблицы, из которой берется поле. При использовании полей из связанных таблиц это весьма полезно.

 

 

Сортировка

Для удобства работы с данными их надо отсортировать. Например, для облегчения поиска конкретного клиента щелкните мышкой в строке Сортировка (Sort), раскройте список и выберите пункт В порядке возрастания (Ascending). Другими возможными вариантами являются В порядке убывания (Descending) и (отсутствует) (Not sorted), то есть отсутствие сортировки (здесь скобки Access, а не автором). Данные в выборке будут сортироваться по именам клиентов. Но если вы желаете увидеть записи в исходном порядке, то можно отказаться от сортировки или условий отбора записей.

 

Условия отбора записей

Для вывода списка клиентов, находящихся в определенном городе, необходимо ввести условие отбора записей. Щелкните мышью в строке Условие отбора в столбце требуемого поля и введите подходящее значение. Например, для вывода списка клиентов в Москве щелкните мышью в строке Условия отбора в столбце Город и введите Москва. Условия действуют в запросах так же, как и в фильтрах. Ниже в сжатой форме приведены основные моменты работы с условиями:

· Введите конкретное значение, с которым поле будет сравниваться на равенство. Для сравнения используйте операторы (<, >, <=, >=, <>).

· В составных условиях используйте операторы AND и OR («и» и «или»).

· Для выявления пустых полей используйте оператор Is Null, для выявления непустых – Is Not Null.

· Чтобы указать, что значение поля должно включаться в некий набор значений, используйте оператор In.

· Для проверки вхождения в интервал значений используйте конструкцию BETWEEN … AND.

· Условия для различных полей обрабатываются совместно по AND (логическое И).

· Для создания совместной обработки условий (по одному или нескольким полям) по OR (логическое ИЛИ) располагайте их в различных строках.

Из окна конструктора можно выполнить запрос с помощью кнопок Запуск (Run Query) или представления запроса (Query View). Наш пример выводит список записей, состоящих из имени, города и телефонного номера клиентов в Москве. Для возвращения в конструктор запросов еще раз нажмите кнопку Представление запроса. Используйте ее всякий раз, когда потребуется переключиться из режима конструктора запросов в режим просмотра таблицы. (Для изменения существующего запроса выберите его на вкладке Запросы окна базы данных и щелкните на кнопке Конструктор.)

Представление запроса Запуск

 

Теперь рассмотрим строку Вывод на экран (Show). При установленном флажке в соответствующем столбце поле будет присутствовать в выборке, создаваемой запросом. Так как все отобранные клиенты живут в Москве, нет никакого смысла помещать в набор данных название города, но при этом удалять его нельзя, так как оно необходимо для задания условия отбора. Чтобы использовать поле только для отбора записей и не помещать в готовую выборку, сбросьте флажок в строке Вывод на экран для данного поля. После выполнения запроса вы увидите, что поле Город отсутствует в наборе данных, но, тем не менее, используется в запросе для сужения получаемого списка.

При открытии запроса Access, тем не менее, удалит все ссылки на поля, у которых сброшен флажок Вывод на экран и которые не используются для сортировки, задания условия или параметра. Если они используются, то Access переместит их в конец списка после выводимых полей.

Если вы создали запрос, который использовался нами для примера, сохраните его в базе данных: выберите в меню Файл команду Сохранить, введите имя Клиенты в Москве и щелкните на кнопке «OK».