Инструментальные средства режима Конструктора

Окно Конструктора отчетов состоит из следующих основных элементов:

· Панель инструментов Конструктор отчетов (Report Design). Кнопки этой панели дублируют некоторые команды меню режима Конструктора отчетов. Функции кнопок этой панели инструментов и соответствующие им команды меню описаны в табл. 7.2.

· Панель инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)). Кнопки данной панели облегчают форматирование элементов управления (например, выбор цвета и стиля рамок элементов управления или параметров оформления текста).

· Панель инструментов Панель элементов (Toolbox), с помощью которой в отчет добавляются элементы управления.

· Вертикальная и горизонтальная линейки позволяют производить точную разметку отчета и его разделов.

· Крайняя правая вертикальная линия позволяет определить ширину отчета – расстояние до его правой границы.

· Крайняя нижняя горизонтальная линия позволяет определить высоту нижнего поля отчета.

· С помощью вертикальной и горизонтальной полос прокрутки можно просматривать части отчета, находящиеся за границами области окна Конструктора отчетов.

 

Панель инструментов Конструктор отчетов

На рис. 7.13 изображена панель инструментов Конструктор отчетов (Report Design), а в табл. 7.2 приведены описания кнопок панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) и соответствующие им команды меню.

 

 

Рис. 7.13. Панель инструментов Конструктор отчетов

 

 

Таблица 7.2

Панель инструментов Конструктор отчетов

Кнопка	Описание	Команда меню
Вид (View)	Переключение в другие режимы работы с отчетом. Чтобы открыть отчет в каком-либо другом режиме, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите элемент, соответствующий необходимому режиму	Вид, Предварительный просмотр (View, Print Preview), Вид, Образец (View, Layout Preview)
Сохранить (Save)	Сохранение открытого отчета	Файл, Сохранить (File, Save)
Найти (Search)	Отображение панели поиска документов Office	Файл, Найти (File, Search)
Печать (факс) (Print (Fax))	Печать или отправка по факсу отчета без открытия диалогового окна Печать (Print)	Не предусмотрена
Предварительный просмотр (Print Preview)	Предварительный просмотр отчета перед печатью. Отчет может быть напечатан из окна предварительного просмотра	Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview)
Вырезать (Cut)	Удаление выделенных объектов из отчета в буфер обмена Windows	Правка, Вырезать (Edit, Cut)
Копировать (Сору)	Копирование выделенных объектов отчета в буфер обмена	Правка, Копировать (Edit, Copy)
Вставить (Paste)	Вставка содержимого буфера обмена в отчет	Правка, Вставить (Edit, Paste)
Формат по образцу (Format Painter)	Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой	Нет
Отменить (Undo)	Отмена последнего изменения отчета	Правка, Отменить (Edit, Undo)

Продолж. табл. 7.2

Вернуть (Redo)	Повторить отмененное действие	Правка, Вернуть (Edit, Redo)
Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink)	Вставка в отчет гиперссылки	Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink)
Список полей (Field List)	Отображение или скрытие списка полей, содержащихся в источнике данных (запросе или таблице) отчета	Вид, Список полей (View, Field List)
Панель элементов (Toolbox)	Отображение или скрытие панели элементов	Вид, Панель элементов (View, Toolbox)
Сортировка и группировка (Sorting and Grouping)	Выводит диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting and Grouping), в котором можно задать структуру отчета и порядок отображения данных в нем	Вид, Сортировка и группировка (View, Sorting and Grouping)
Автоформат (AutoFormat)	Выбор заранее определенных форматов для отчетов, включая такие характеристики, как фоновый рисунок для отчета и шрифты для элементов управления	Формат, Автоформат (Format, AutoFormat)
Программа (Code)	Открытие модуля, содержащего процедуры обработки событий отчета	Вид, Программа (View, Code)
Свойства (Properties)	Открытие окон свойств выделенных объектов – отчета, раздела (например верхнего или нижнего колонтитула), а также элементов управления	Вид, Свойства (View, Properties)
Окно базы данных (Database Window)	Отображение окна базы данных	Окно, 1 (Window, 1)
Новый объект (New Object)	Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки	Нет

Оконч. табл. 7.2

Построить (Build)	Вызов Построителя для выделенного элемента или свойства в отчете. Access активизирует данную кнопку только в том случае, если для выделенного элемента или для свойства имеется Построитель	Нет
Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help)	Вызов помощника и получение справки Access	Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help)

Панель элементов

Панель инструментов, появляющаяся при открытии отчета в режиме Конструктора, содержащая кнопки с символическими изображениями элементов управления, называется Панель элементов (Toolbox). Это та же самая панель, которая используется в режиме Конструктора форм, и, как и в случае с формой, она позволяет размещать в отчете новые элементы управления. Чтобы закрыть панель элементов (Toolbox), нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) или нажмите кнопку «Закрыть» (Close) в правом верхнем углу панели элементов.

Замечание

При переходе в режим Конструктора Access автоматически отображает панель элементов. Если ее закрыть, то в следующий раз при переходе в режим Конструктора Access не будет выводить ее. В этом случае для отображения панели элементов нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) или выберите команду Вид, Панели инструментов (View, Toolbars), а затем установите флажок Панель элементов (Toolbox).

 

 

Просмотр и печать отчетов

Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати.

Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Просмотра образца или в режиме Предварительного просмотра. Переход из одного режима в другой описан в разделе "Режимы работы с отчетами" данной главы.

Чтобы изменить поля страницы отчета, в режиме Предварительного просмотра отчета выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), изображенное на рис. 7.14.

 

Рис. 7.14. Диалоговое окно Параметры страницы

 

Замечание

Эту же команду можно использовать и в режиме Просмотра образца отчета и после выделения отчета в списке отчетов в окне базы данных.

1. Это диалоговое окно похоже на диалоговые окна Параметры страницы (Page Setup) в других приложениях Windows. Раскройте вкладку Поля (Margins) и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице. Установка флажка Печатать только данные (Print Data Only) позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.

Замечание

Учтите, что установленные в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) значения размеров полей страницы будут использоваться только в данном отчете, поскольку для каждого отчета задается свой набор значений полей. При сохранении отчета Access сохраняет информацию о полях страницы. Для того чтобы установить значения полей страницы, которые будут применяться по умолчанию для всех отчетов базы данных, нужно использовать вкладку Общие (General) диалогового окна Параметры (Options).

2. На вкладке Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) можно определить ориентацию страницы, тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет. После установки всех параметров нажмите кнопку «ОК».

3. Чтобы при просмотре отчета увеличить какую-либо его часть, поместите над ней указатель мыши в виде увеличительного стекла и щелкните левой кнопкой мыши либо нажмите кнопку Масштаб (Zoom) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Можно также выбрать в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) той же панели инструментов нужный процент увеличения.

4. Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку Печать (факс) (Print (Fax)) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если вы хотите поменять принтер, ориентацию страницы или значение какого-либо другого параметра принтера, то выберите команду Файл, Печать (File, Print). На экране появится стандартное диалоговое окно Печать (Print) для принтера, заданного в Windows в качестве принтера по умолчанию (рис. 7.15).

 

Рис. 7.15. Диалоговое окно Печать

 

5. С помощью диалогового окна Печать (Print) можно распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количество печатаемых копий. Нажав кнопку Свойства (Properties), можно изменить значения параметров, относящихся к выбранному принтеру. Для печати отчета нажмите кнопку «ОК».

Часть 3. Пример выполнения задания