Разработка проекта базы данных.

MS EXCEL

Разработка проекта базы данных.

Каждую базу данных следует строить вокруг некоторого набора задач или функций. Определим задачу, для которой нужно создать базу данных: получить информацию о студентах, обучающихся в данном учебном заведении.

Первый этап в создании таблицы базы данных - планирование или проектирование. При этом необходимо учесть следующие моменты:

· какие поля должны содержать таблицы базы данных?

· какими должны быть имена полей? Имена должны описывать содержащуюся в поле информацию и в то же время быть максимально короткими;

· как должны быть организованы поля? Другими словами, каким должен быть порядок слева направо полей в базе данных.

Попробуем ответить на эти вопросы. Запись о студенте должна содержать следующую информацию: номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Мы определили перечень полей, которые должна содержать таблица базы данных.

Каждому полю таблицы присвоим уникальное имя. Сведем все результаты проектирования в таблицу 1.

Таблица 1. Структура таблицы СТУДЕНТ

Поле	Тип поле	Размер поля
Номер	Текстовое
Фамилия	Текстовое
Имя	Текстовое
Отчество	Текстовое
Пол	Текстовое
Дата рождения	Дата	Краткий формат
Группа	Текстовое

При выполнении самостоятельного задания первый шаг- проектирование базы данных. Результаты проектирования должны быть сведены в таблицу (пример: таблица 1). При проектировании необходимо учесть следующее:

· каждая запись должна содержать не менее 7 полей;

· имена каждого поля должны быть уникальны.

Основные операции, которые выполняют СУБД при работе с табличной базой данных:

· добавить запись в табличную базу данных;

· удалить запись из табличной базы данных;

· изменить имеющуюся запись;

· найти запись по значениям нескольких полей;

 

Ввод данных в таблицу.

Задание заголовка.

Одна из строк таблицы резервируется для названий полей. Это обычно строка из заголовка таблицы. Заголовок состоит из двух частей: общего названия и строки с названиями полей (шапки таблицы). В ячейку A1 введем общий заголовок - ” Список студентов”. В следующей строке введем имена полей в ячейки:

A2 - Номер;

B2 - Фамилия;

C2 - Имя;

D2 - Отчество;

E2 - Пол;

F2 - Дата рождения;

G2 - Группа.

Таким образом, заголовок списка готов. Можно приступить к заполнению таблицы.

Ввод данных в таблицу.

Начинаем вводить информацию о студентах. Например, в ячейку A3 нам надо ввести номер личного дела студента. Устанавливаем курсор на ячейку A3 и щелчком выделяем ее. После этого вводим нужные данные. Для того, чтобы текст был внесен в текущую ячейку рабочего листа, он должен быть подтвержден. Это можно сделать следующим образом:

· нажав клавишу ввода;

· щелкнув мышью на другой ячейке;

· покинув текущую ячейку с помощью клавиш управления курсором.

Если при вводе выйдите за пределы поля, нужно отодвинуть правую границу ячейки. Для этого установите курсор на этой границе в верхней строке, содержащей обозначение столбцов. Как только курсор сменит форму, начните перемещать правую границу до требуемого размера. Для передвижения по рабочему листу используйте мышь или клавиши управления курсором.

Заполняем все остальные поля, последовательно вводя данные, относящиеся к первому студенту в списке. Для перехода от одного столбца к другому используйте клавишу TAB. В следующей строке вводим информацию о втором студенте, и т. д.

Если при вводе текста произошла ошибка, то установите курсор на ту ячейку, в которой сделана ошибка и исправьте информацию.

Оформление заголовка.

Вставим после общего названия пустую строку. Это можно сделать следующим образом: установить курсор на любой ячейке той строки, перед которой надо сделать вставку (в нашем случае на второй строке) и одновременно нажать три клавиши: Ctrl, Shift,”+”, либо использовать команду ВСТАВКА, Строка. В первом случаена экране появится меню, в котором надо нажать кнопку “строка” и кнопку ОК.

Для удаления строки достаточно одновременно нажать Ctrl и “-”.

Появится аналогичное меню и надо нажать те же кнопки. Для удаления строки можно использовать команду ПРАВКА, Удалить.

Отформатируем заголовок. Выделим все заголовки полей. Для этого надо проделать следующие действия:

1. установить курсор в ячейку, начиная с которой выполняется выделение;

2. нажать левую кнопку мыши;

3. протащить курсор, закрашивая область выделения.

После выделения блока ячеек, выполнить команду ФОРМАТ, Ячейки. Эта команда имеет несколько вкладок. Выбрать вкладку Выравнивание и выбрать опции Горизонтальное - по центру.

Автофильтрация

Команда ДАННЫЕ, Фильтр, Автофильтр для каждого поля строит список значений, который используется для задания условий фильтрации.

По каждому полю можно указать:

· значение - будут выбраны только те записи, которые в данном поле содержат указанное значение;

· пустые - будут выбраны записи, которые в данном поле содержат пустое значение;

· непустые - будут выбраны записи, которые в данном поле содержат непустые значения;

· все - выбираются все записи без ограничения.

Условие для отбора записей по значению в определенном поле может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.

Расширенный фильтр

Команда ДАННЫЕ, Фильтр, Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей базы данных:

· критерий сравнения;

· вычисляемый критерий.

Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах и тогда его называют множественным критерием.

Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее до выполнения самой команды фильтрации специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых интервалом критериев. Технология использования расширенного фильтра включает два этапа:

1-й этап - формирование интервала критериев;

2-й этап - фильтрация записей списка.

Интервал критериев содержит строку имен полей и произвольное количество строк для задания поисковых условий.

Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке условий интервала критериев, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Формула строится с использованием адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (число, текст, дата, логическая константа), операторов отношений.

Для снятия действий условий фильтрации выполняется команда ДАННЫЕ, Фильтр, Показать все.

 

Свойства ИС.

 

Свойство относительности устанавливает, что состав элементов, взаимосвязей, выходов, входов, целей и ограничений зависит от целей исследования. Реальный мир на много богаче проектируемой системы, поэтому исследователю требуется определить, какие из сторон реального мира будут охватывать его система. При выделении системы некоторые элементы, взаимосвязи, входы, выходы не включаются в систему из-за слабого влияния на остающиеся элементы, из-за самостоятельных целей, которые могут плохо согласовываться со всей системой. Они образуют внешнюю среду ИС.

Делимость означает, что систему можно представить состоящей из относительно самостоятельных частей (подсистем), каждая из которых может рассматриваться как система. Возможность выделения подсистем или декомпозиция системы упрощает ее анализ, т. к. число взаимосвязей между подсистемами и внутри них обычно меньше, чем число связей непосредственно между всеми элементами системы. Деление на подсистемы условно и не всегда обязательно. Декомпозиция производится по желанию исследователя.

 

Свойство целостности. Подразумевает согласованность целей функционирования всей системы с целями функционирования ее подсистем и элементов. Также нельзя забывать, что при декомпозиции системы она теряет ряд своих свойств.

 

MS EXCEL

Разработка проекта базы данных.

Каждую базу данных следует строить вокруг некоторого набора задач или функций. Определим задачу, для которой нужно создать базу данных: получить информацию о студентах, обучающихся в данном учебном заведении.

Первый этап в создании таблицы базы данных - планирование или проектирование. При этом необходимо учесть следующие моменты:

· какие поля должны содержать таблицы базы данных?

· какими должны быть имена полей? Имена должны описывать содержащуюся в поле информацию и в то же время быть максимально короткими;

· как должны быть организованы поля? Другими словами, каким должен быть порядок слева направо полей в базе данных.

Попробуем ответить на эти вопросы. Запись о студенте должна содержать следующую информацию: номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Мы определили перечень полей, которые должна содержать таблица базы данных.

Каждому полю таблицы присвоим уникальное имя. Сведем все результаты проектирования в таблицу 1.

Таблица 1. Структура таблицы СТУДЕНТ

Поле	Тип поле	Размер поля
Номер	Текстовое
Фамилия	Текстовое
Имя	Текстовое
Отчество	Текстовое
Пол	Текстовое
Дата рождения	Дата	Краткий формат
Группа	Текстовое

При выполнении самостоятельного задания первый шаг- проектирование базы данных. Результаты проектирования должны быть сведены в таблицу (пример: таблица 1). При проектировании необходимо учесть следующее:

· каждая запись должна содержать не менее 7 полей;

· имена каждого поля должны быть уникальны.

Основные операции, которые выполняют СУБД при работе с табличной базой данных:

· добавить запись в табличную базу данных;

· удалить запись из табличной базы данных;

· изменить имеющуюся запись;

· найти запись по значениям нескольких полей;

 

Ввод данных в таблицу.

Задание заголовка.

Одна из строк таблицы резервируется для названий полей. Это обычно строка из заголовка таблицы. Заголовок состоит из двух частей: общего названия и строки с названиями полей (шапки таблицы). В ячейку A1 введем общий заголовок - ” Список студентов”. В следующей строке введем имена полей в ячейки:

A2 - Номер;

B2 - Фамилия;

C2 - Имя;

D2 - Отчество;

E2 - Пол;

F2 - Дата рождения;

G2 - Группа.

Таким образом, заголовок списка готов. Можно приступить к заполнению таблицы.

Ввод данных в таблицу.

Начинаем вводить информацию о студентах. Например, в ячейку A3 нам надо ввести номер личного дела студента. Устанавливаем курсор на ячейку A3 и щелчком выделяем ее. После этого вводим нужные данные. Для того, чтобы текст был внесен в текущую ячейку рабочего листа, он должен быть подтвержден. Это можно сделать следующим образом:

· нажав клавишу ввода;

· щелкнув мышью на другой ячейке;

· покинув текущую ячейку с помощью клавиш управления курсором.

Если при вводе выйдите за пределы поля, нужно отодвинуть правую границу ячейки. Для этого установите курсор на этой границе в верхней строке, содержащей обозначение столбцов. Как только курсор сменит форму, начните перемещать правую границу до требуемого размера. Для передвижения по рабочему листу используйте мышь или клавиши управления курсором.

Заполняем все остальные поля, последовательно вводя данные, относящиеся к первому студенту в списке. Для перехода от одного столбца к другому используйте клавишу TAB. В следующей строке вводим информацию о втором студенте, и т. д.

Если при вводе текста произошла ошибка, то установите курсор на ту ячейку, в которой сделана ошибка и исправьте информацию.

Оформление заголовка.

Вставим после общего названия пустую строку. Это можно сделать следующим образом: установить курсор на любой ячейке той строки, перед которой надо сделать вставку (в нашем случае на второй строке) и одновременно нажать три клавиши: Ctrl, Shift,”+”, либо использовать команду ВСТАВКА, Строка. В первом случаена экране появится меню, в котором надо нажать кнопку “строка” и кнопку ОК.

Для удаления строки достаточно одновременно нажать Ctrl и “-”.

Появится аналогичное меню и надо нажать те же кнопки. Для удаления строки можно использовать команду ПРАВКА, Удалить.

Отформатируем заголовок. Выделим все заголовки полей. Для этого надо проделать следующие действия:

1. установить курсор в ячейку, начиная с которой выполняется выделение;

2. нажать левую кнопку мыши;

3. протащить курсор, закрашивая область выделения.

После выделения блока ячеек, выполнить команду ФОРМАТ, Ячейки. Эта команда имеет несколько вкладок. Выбрать вкладку Выравнивание и выбрать опции Горизонтальное - по центру.