Сортировка, поиск, фильтрация данных

Упорядочение данных внутри самой таблицы называются сортировкой. Эта операция является простейшей обработкой информации. В случае, если сортировка не проводилась, записи упорядочиваются по значению ключевого поля.

Для определения порядка, в котором должны быть отсортированы записи таблицы, необходимо выбрать нужные поля из списка полей таблицы.

Фильтрация данных представляет собой выделение информации по какому-либо критерию. Признак выделения определяется пользователем. При этом на экране отображаются только записи, удовлетворяющие критерию отбора. Информация, не соответствующая требованиям отбора, не отображается. В этом состоит главное отличие сортировки от фильтрации.

В первом случае отображаются все записи в упорядоченном виде, а во втором случае (при фильтрации) отображаются записи, соответствующие условиям отбора. При сортировке созданные изменения (условия на упорядочивание записей) можно сохранить в существующей таблице. В тоже время, условия фильтрации можно сохранить лишь в виде нового запроса.

Для работы с фильтром используются следующие кнопки на панели инструментов (рис. 10) или же пункт меню Записи).

.

Рис. 10. Кнопки для работы с фильтром

MS Access располагает опцией, позволяющей осуществлять поиск записей по определенному критерию. При этом пользователь может указать не только текст, который нужно обнаружить, но и ряд дополнительных условий, по которым должен быть осуществлен поиск записей – точность совпадения искомого значения (полная или частичная), направление поиска и ряд других настроек.

Задание 1. Выполнить сортировку данных в таблице Заказчики по полю Код заказчика.

Действия.

Открыть таблицу Заказчики.

1. Установить курсор на поле Код заказчика.

2. Выполнить сортировку записей по возрастанию при помощи пиктограммы панели инструментов или команды Записи \ Сортировка \ По возрастанию.

3. Полученный результат распечатать.

Внимание!!! Перед печатью включить предварительный просмотр и, если таблица не помещается на один лист, установить через Файл \ Параметры страницы альбомный формат.

Задание 2. Самостоятельно выполнить сортировку данных в таблице Поставщики по полю Код поставщика по убыванию (пиктограмма ).

Задание 3. Организовать поиск записей в таблице Заказчики.

Действия.

1. Открыть таблицу Заказчики. Выполнить команду Правка \ Найти (или нажать на пиктограмму ).

2. В поле Образец набрать Оскол, затем в списке Совпадение установить значение С любой частью поля, Просмотр – Все, убрать флажок Только в текущем поле (рис. 11), нажать на кнопку Найти.

Поиск организованный подобным образом будет просматривать все записи во всех полях. Поиск будет более долгим, но зато вероятность нахождения нужных записей возрастет.

3. Закрыть окно поиска. Установить курсор на поле Код заказчика, открыть окно поиска.

Рис. 11. Окно поиска записей

4. В списке Совпадение поставить значение Поляцеликом (в поле Образец должно быть набрано слово Оскол).

5. Начать поиск (Кнопка Найти). Появится сообщение о том, что записи не обнаружены. В списке совпадение поставить значение С любой частью поля, но установить флажок Только в текущем поле. Начать поиск (Кнопка Найти). Объяснить результаты поиска во всех трех случаях.

Задание 4. Самостоятельно найти в таблице Продажи в поле Код товара запись со значением Кода товара 1020250. Распечатать запись (Файл \ Печать \ выделенные записи).

Задание 5. Самостоятельно открыть таблицу Покупки и распечатать первую найденную запись, в которой Датой оформления договора было 15-е число любого месяца и года.

Внимание!!! После выполнения каждого пункта задания отменять результат предыдущих действий!

Задание 6. Организовать фильтрацию данных.

Действия.

1. Открыть таблицу Заказчики.

2. Выполнить команду Записи \ Фильтр \ Изменить фильтр (или нажать на панели инструментов пиктограмму ).

3. Установить курсор на поле Город, раскрыть список и выбрать в нем значение Ст. Оскол. Нажать на пиктограмму или выполнить команду Фильтр \ Применить фильтр.

4. Результат фильтрации распечатать.

5. Нажать на кнопку , вернув ее из утопленного положения (отменится результат фильтрации и отобразятся все записи).

6. Установить курсор на одной из записей поля Город, имеющей значение Белгород. Нажать на пиктограмму или выполнить команду Записи \ Фильтр \ Фильтр по выделенному. Распечатать полученный результат (перед печатью установить альбомный формат!!!).

7. Отобразить все записи, нажатием кнопки .

8. Закрыть таблицу Заказчики и открыть таблицу Покупки. Выполнить команду Записи \ Фильтр \ Изменить фильтр. В поле Дата оформления договора набрать >31.05.00, применить фильтр, отсортировать по возрастанию по полю Дата оформления договора и распечатать первые десять записей полученного списка. Отменить результат фильтрации.