Создание и редактирование запросов на выборку

Разработчик приложения базы данных, либо сам пользователь, работая в среде MS Access, может создавать пользовательские запросы. Запросы являются виртуальными или логическими таблицами, объединяющими информацию из нескольких физических таблиц.

Запросы, являясь, как и таблицы, источником данных для форм и отчетов, фактически не хранят данные; вместо этого они обеспечивают удобный способ просмотра связанной информации из нескольких таблиц. С помощью запросов можно манипулировать информацией базы данных.

Запросы на выборку играют особую роль, поскольку на их основе строятся запросы другого вида. Основные принципы конструирования любого запроса заложены в технике создания запроса. Он позволяет выбрать данные из одной или нескольких таблиц.

Результат запроса представляется в виде таблицы. Записи этой таблицы формируются на основе задаваемых в запросе условий отбора записей в исходных таблицах и связей между ними, которые значатся в схеме данных.

В запросе на выборку могут быть использованы не только ранее созданные таблицы, но и запросы. Результат выполненного запроса выводится в режиме таблицы. Включение полей в запрос на выборку производится в режимах мастера создания запросов или конструктора запросов. Однако дополнительные условия отбора записей можно осуществить только в режиме конструктора.

Нижняя панель окна конструктора запросов представляет собой бланк запросов.

Отобранные поля могут использоваться для включения их в результат выполнения запроса, для задания сортировки и задания условия отбора записей. Так при заполнении бланка запроса в строке Поле указываются имена полей, используемых в запросе. В строке Вывод на экран отмечаются поля, включаемые в результирующую таблицу. В строке Условие отбора можно задать критерий выбора записей. Строка Или позволяет задать альтернативное условие отбора записей. В строке Сортировка задается порядок сортировки записей результата. Каждый столбец бланка запроса соответствует одному из полей таблиц, отображенных в верхней панели окна конструктора. На бланке конструктора запросов можно размещать вычисляемые поля, значения которых, получаются на основе значений других полей или функций Access.

Задание 1. Создать простой запрос.

Действия.

1. Выбрать вкладку Запросы. Нажать на кнопку Создать.

2. Выбрать пункт Простой запрос и подтвердить выбор нажатием кнопки ОК (рис. 13).

Рис. 13. Выбор типа создаваемого запроса

3. В списке Таблицы \ Запросы установить значение – Таблицы: и выбрать Заказчики (рис. 14).

4. Из поля Доступные поля перенести при помощи кнопки поля Код заказчика, Имя заказчика, Адрес, Телефон1, Директор.

Рис. 14. Отбор полей в запрос

Кнопка позволяет добавлять все поля таблицы или запроса, кнопка убирает выделенное поле из состава запроса, кнопка убирает все добавленные до этого поля. На этом этапе можно добавлять поля и из других таблиц, переустановив в списке Таблицы \ Запросы другую таблицу или запрос.

5. После выбора нужных полей перейти к следующему этапу работы мастера при помощи кнопки Далее.

6. На последнем этапе в поле Задайте имя запроса указать имя нового запроса – Основные данные о заказчиках (рис. 15).

7. Установить переключатель на открытие результатов выполнения запроса, нажать Готово. Распечатать полученный запрос. Закрыть запрос.

Задание 2. Создать запрос, отслеживающего продажу товаров, при помощи Конструктора запросов.

Действия.

1. Выбрать вкладку Запросы. Нажать на кнопку Создать.

2. После появления окна Новый запрос выбрать опцию Конструктор и нажать ОК. Появится окно Конструкторазапросов и поверх него окно Добавление таблицы (рис. 16).

Рис. 15. Определение имени запроса

3. В окне Добавление таблицы выделить таблицу Товары и нажать кнопку Добавить.

4. Выделить таблицу Продажи и нажать кнопку Добавить.

5. Закрыть окно добавления таблиц и запросов при помощи кнопки Закрыть.

Рис. 16. Добавление таблиц в режиме конструктора

На бланке запроса будут отображены две таблицы, связанные между собой. Если бы связи между ними не существовало, то создание запроса, в котором бы отражались данные из двух таблиц, можно было бы осуществить только программным путем.

6. Перетащить с помощью мыши на бланк запроса поля Код товара и Наименование из таблицы Товары и поля Дата оформления договора, Цена продажи и Кол -во проданного товара из таблицы Продажи (рис. 17).

Рис. 17. Добавление полей в запрос в режиме конструктора

Внимание!!! Перенос значка * из таблицы включает автоматически все поля из данного объекта.

7. Сохранить запрос под именем Продажи товаров.

В полученном запросе есть информация о цене на товар и его проданном количестве, однако отсутствует сумма продажи. Access позволяет строить вычисляемые поля.

Задание 3. Построить вычисляемое поле Сумма контракта.

Внимание!!! Прежде чем начинать построение вычисляемых полей, сначала необходимо сохранить запрос.

Действия.

1. Установить курсор на пустом поле бланка запроса справа от последнего поля запроса (на рисунке 16 это поле справа от поля Кол-во проданного товара).

2. Открыть контекстное меню щелчком правой кнопки мыши и выбрать пункт Построить. Появится окно Построителя выражений (рис. 18).

3. Щелкнуть мышью по полю Цена продажи и нажать на кнопку Вставить.

Рис. 18. Создание вычисляемых полей

4. Выбрать действие умножения (математические и логические операторы, значок * на рисунке 18).

5. Выделить поле Кол-во проданного товара и вставить его в создаваемое выражение. Завершить построение выражения, нажатием кнопки ОК.

6. Выполнить просмотр записей через команду Вид \ Режим таблицы или нажав на значок Режим таблицы (рис. 19).

7. После просмотра полученных значений, вернуться в конструктор при помощи команды Вид \ Конструктор.

Рис. 19. Смена режимов работы с запросом

7. Установить курсор на построенном поле и выполнить команду Вид \ свойства поля или открыть контекстное меню и выбрать пункт Свойства.

8. Определить следующие свойства созданного поля (рис. 20) и сохранить изменения.

Рис. 20. Определение свойств построенного поля

Внимание!!! При построении вычисляемого поля следует в строку Поле вместо имени Выражение1 (Access его устанавливает автоматически) ввести наименование поля – Сумма покупки (рис. 21). Обратить внимание на эту особенность при самостоятельном выполнении задания 10 пособия.

Рис. 21. Изменение имени вычисляемого поля

9. Просмотреть созданный запрос и распечатать первые десять записей.

Запросы создаются как объекты манипуляции данными. С ними можно проводить операции сортировки и фильтрации так же, как и с таблицами.