Применение условного форматирования

В Microsoft Excel 2007. Построение и редактирование

Диаграмм. Защита от несанкционированного просмотра

И изменения

 

Цель работы: изучение методов применения условного форматирования, рассмотрение способов построения и редактирования диаграмм, а также изучение методов защиты информации в Microsoft Excel 2007.

 

Общие сведения

 

Условное форматирование применяют для выделения из общего массива данных, отвечающих некоторым условиям. Условное форматирование можно применять как к данным, введенным с клавиатуры, так и к результатам вычислений. Чаще всего условное форматирование применяют к числовым данным. Данные, отвечающие заданным условиям, выделяются специальными элементами оформления или измененным форматированием (параметры шрифта, границы, заливки).

Условный формат можно установить для одной ячейки или диапазона ячеек. На ячейку или диапазон ячеек можно накладывать до нескольких разных условий.

Установка условного форматирования ограничивает обычное форматирование ячеек: параметры формата, определяемые наложенным условием, невозможно изменить обычными средствами. Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а также выбрать способ выделения.

Форматирование с использованием гистограммы. Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее – тем выше значение.

Форматирование с использованием трехцветной шкалы. Цветовые шкалы помогают понять распределение и разброс данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в красно-желто-зеленой шкале можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средним значением будут желтыми, а ячейки с низкими значениями будут красными.

Форматирование с использованием набора значков. Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков зеленая стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая средняя стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а красная стрелка вниз соответствует низким значениям.

Для выделения всех диапазонов листа, к ячейкам которых применено условное форматирование в группе Редактирование вкладки Главная нажмите кнопку Найти и выделить и в меню выберите команду Условное форматирование.

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их. Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции.

Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки. Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка. В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице. Можно выбрать строки по одному или нескольким значениям одного или нескольких столбцов. Можно выбрать строки по цвету ячейки, цвету текста или значку одного или нескольких столбцов. Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию. Условие можно применять для числовых значений.

Во всех случаях при использовании окна Пользовательский автофильтр одновременно можно применять два условия отбора, объединяя их союзом И, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям, или союзом ИЛИ, если требуется, чтобы данные удовлетворяли хотя бы одному из них.

Для числовых значений можно отобрать строки по наибольшим или наименьшим значениям в каком-либо столбце. Кроме того, можно выбрать значения выше или ниже среднего. Данные можно быстро отфильтровать с помощью условия, отражающего характеристики содержимого активной ячейки.

 

Отказ от отбора

1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому произведен отбор.

2. Выберите команду Снять фильтр.

Примечание представляет собой информацию (данные), относящуюся к ячейке и хранящуюся независимо от содержимого этой ячейки. Это может быть какая-либо поясняющая информация, указания, напоминания и т. п. Ячейки с примечаниями помечаются индикатором (красный треугольник в правом верхнем углу ячейки). При наведении указателя на ячейку, помеченную индикатором, примечание отображается Примечания можно выводить на печать. По умолчанию в текст примечания включается имя пользователя. Это сделано для удобства отслеживания авторов примечаний. Ячейка может иметь только одно примечание, независимо от числа авторов. Каждый автор может добавлять свой текст в примечание. Примечания можно копировать независимо от ячеек. При сортировке данных примечания сортируются вместе с ячейками.

Для работы с примечаниями удобно пользоваться вкладкой Рецензирование.

Для редактирования примечания необходимо отобразить его, после чего щелкнуть мышью в любом месте рамки. Можно вводить новый текст, можно вносить изменения в существующий. По окончании редактирования примечания щелкните мышью в любом месте листа за пределами рамки примечания. Оформлять можно только отображенное примечание. Для оформления примечания в основном используют элементы вкладки Главная. Примечание можно оформлять целиком как объект, включая весь расположенный в нем текст. Для этого необходимо выделить примечание, щелкнув по его рамке. При этом должны отобразиться маркеры рамки; текстовый курсор в рамке примечания не должен быть отображен.

 

 

Задание

Создать новые документы, ввести данные в таблицы, выполнить условное форматирование данных, рассмотреть приемы работы по оформлению листов и книг и использованию примечаний к таблицам по приведенной ниже технологии.

Технология работы

 

Упражнение 1

Запустите Microsoft Excel 2007.

Откройте новый файл.

 

1. Перейдите к листу Лист 1 (табл.34)/

Таблица 34

2. Для ячеек строки 1 установите шрифт Cambria (Заголовки) размером 12 пунктов, полужирное начертание

3. Для ячеек А2:G6 увеличьте размер шрифта на 1 пт.

4. Для ячеек столбца А установите полужирное начертание.

5. Для ячеек столбца В установите курсив и подчеркивание.

6. Для ячеек E2:E6 установите зачеркивание.

7. Для всех ячеек таблицы установите темно-синий цвет шрифта.

8. Для ячеек А1:А6 установите заливку светло-коричневым цветом.

9. Перед таблицей вставьте пустую строку. Объедините ячейки А1:G1. Введите заголовок «Поставки 2010 года». Расположите его по центру, для символов установите красный цвет, для ячейки – заливку желтого цвета.

10.Выровняйте по центру текст ячеек Е2:Е7.

11.Выровняйте по правому краю текст ячейки А6.

12.Увеличьте отступ текста в ячейках А4, А6.

13.Установите вертикальное выравнивание по середине для ячеек А2:G2.

14.Установите перенос текста в ячейках А2:G2.

15.Поверните на 45 градусов против часовой стрелки текст в ячейке Е2.

16.Для ячеек С1:G7 установите границы.

Сохраните файл под именем Lesson_09.

Закройте Microsoft Excel 2007.

 

Упражнение 2

Запустите Microsoft Excel 2007.

 

Задание 1

1. Откройте файл Lesson_09.

2. Перейдите к листу Лист 2 (табл.35).

Таблица 35

 

3. С использованием условного форматирования в столбце B выделите ячейки со значениями более 60.

4. С использованием условного форматирования в столбце F выделите 10 ячеек с максимальными значениями.

5. Примените условное форматирование с использованием гистограмм для ячеек столбца F.

6. Примените условное форматирование с использованием цветовых схем для ячеек столбца C.

7. Примените условное форматирование с использованием значков для ячеек столбца G.

8. Отформатируйте данные на листе как таблицу. Выберите стиль оформления таблицы Светлый 9.

9. Примените к таблице стиль оформления таблицы Средний 9.

Задание 2

1. Перейдите к листу Лист 3. Введите данные из табл. 36.

Таблица 36

2. Для ячеек А1:F1 установите стиль Название.

3. Для ячеек А2:F2 установите стиль Заголовок 2.

4. Для ячеек А8:F8 установите стиль Итог.

5. Для ячеек А3:F6 установите стиль Нейтральный.

6. Измените параметры стиля Нейтральный: цвет шрифта установите темно-синий.

 

Задание 3

1. Перейдите к листу Лист 4 (табл.37).

Таблица37

 

2. Примените к книге тему Городская.

3. Измените цветовое оформление темы. Выберите цветовую схему Официальная.

4. Измените шрифты темы. Выберите схему Классическая.

5. Сохраните установленное оформление как тему под именем Новая.

6. Сохраните в файле внесенные изменения.

Закройте Microsoft Excel 2007.

Упражнение 3

Запустите Microsoft Excel 2007.

 

Задание 1

1. Создайте новый файл.

2. Перейдите к листу Лист 1 (табл.38).

Таблица 38

 

3. Создайте примечание к ячейке D2. В примечание введите текст Перезаключить договор.

4. Создайте примечание к ячейке Е2: текст Февраль отпуск с 5-го февраля.

5. Установите постоянное отображение примечания к ячейке С11. Текст: Перенести поставку на 22.01.2010. Переместите примечание вправо за пределы таблицы.

6. Скройте примечание к ячейке С19.

7. Создайте примечание к ячейке В3, текст: Сократить объем.

8. Создайте примечание к ячейке А2. Установите оформление примечания: размер шрифта 10 пт, цвет шрифта – темно-красный, цвет фона примечания – светло-коричневый, линий рамки – 3 пт, цвет линии – темно-красный. В примечание введите текст Уточнить номер накладной. Установите постоянное отображение примечания. Переместите примечание вправо за пределы таблицы.

9. Измените оформление примечания к ячейке С11. Установите размер шрифта 10 пт, цвет шрифта – темно-синий, цвет фона примечания – светло-бирюзовый.

10.Примечание к ячейке D2 скопируйте на ячейки D3, D6, D10.

11.Найдите примечание с текстом Объем. Удалите это примечание.

12.Сохраните файл под именем Lesson_10.

Закройте Microsoft Excel 2007.