Управление своим временем и организация личного труда.

«Расточителями» времени являются: стремление сделать все сразу; неумение оценить время; откладывание дел со дня на день; отсутствие организованности; неумение слушать, неспособность говорить «нет»; внезапные решения; неподчинение приказам; личные качества человека.

Существенное значение для упорядочения работы руководителей всех рангов имеет выполнение изложенных ниже правил, способствующих рациональному использованию рабочего времени:

1. Периодический анализ рабочего времени.

2. Ведение дневника.

3. Предварительное ежедневное планирование рабочего дня с указанием перечня работ, которые необходимо выполнить, и приблизительных затрат времени на их выполнение.

4. Эластичность распределения рабочего времени (выделение резервов времени).

5. Ранжирование в распределении рабочего времени.

6. Делегирование функций в нижестоящие звенья, то есть передача в них всех работ, которые могут быть исполнены там с неменьшим успехом.

7. Своевременная корректировка плана распределения рабочего времени, если возникли какие-либо непредвиденные ситуации.

8. Сведение к минимуму затрат времени на систематически повторяющиеся функции управления (проведение оперативных совещаний, выдача заданий и т.п.).

9. Тщательная подготовка собраний и совещаний с обязательным установлением сроков их начала и конца, контролем соблюдения этих сроков.

10. Тщательная подготовка вопросов, с которыми необходимо выходить на вышестоящие уровни управления.

11. Отказ от практики откладывания без объективной необходимости принятия решений по назревшим проблемам.

12. Ежедневный контроль исполнения намеченных работ.

13. Правило «чистой страницы». Оно требует обязательного перенесения на другие дни всего, что не удалось сделать за истекший день.

В соответствии с законом Парето 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. Принцип Парето означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью: сначала – немногие «жизненно важные» проблемы, а потом – многочисленные «второстепенные».

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен правильно планировать и организовывать труд. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Важнейшие составляющие повышения эффективности труда:

1. Планирование.

2. Реализация плана.

3. Мониторинг[61] и контроль.

4. Взаимодействие с другими людьми.

Общий практический опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и, в конечном счете, к экономии времени в целом.

Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, которая выполняется в следующей последовательности:

· анализ бюджета времени;

· определение содержания планируемых дел;

· определение времени, необходимого для выполнения этих дел;

· сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями;

· составление списка основных дел на год;

· составление тематического списка дел на месяц;

· составление плана действий на неделю;

· запись текущих дел и составление рабочих планов на день.

По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план – факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.

Чтобы успевать большее в меньшее время, требуется всего 2 вещи: организованность и самодисциплина.

Практический прием, который можно рекомендовать, - это деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее это будет сделано, тем легче себе представить затраты времени на ее выполнение.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени.