Объекты аудита кадрового делопроизводства.

В соответствии с договором на оказание услуг была проведена проверка состояния кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов за период с 2005 по март 2007 г. включительно.

1.2.2 Объектами аудита кадрового делопроизводства и экспертизы явились:

1) первичная кадровая документация;

2) локальные нормативные акты;

3) кадровые документы, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации;

4) документы бухгалтерской отчетности, отражающие расчеты по заработной плате;

5) приказы по основной деятельности организации.

1.2.3 Аудит первичной кадровой документации включал оценку и анализ следующих документов:

1) приказы по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу, о расторжении трудового договора, о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, о поощрении работников);

2) командировочные удостоверения;

3) табели учета рабочего времени;

4) заявления работников на отпуск, на увольнение, о замене денежной компенсацией неиспользованного отпуска.

1.2.4 Экспертиза локальных нормативных актов включила в себя анализ и оценку следующих документов:

1) Правила внутреннего трудового распорядка;

2) График сменности;

3) Штатное расписание;

4) График отпусков;

5) Положения о подразделениях;

6) должностные инструкции работников;

7) Положение о премировании работников;

8) …;

9) Договор о полной коллективной материальной ответственности;

10) Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

1.2.5 Аудит кадровых документов, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации включал в себя проверку правильности оформления и соответствия нормам трудового права следующих документов:

1) трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;

2) трудовые книжки;

3) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

4) Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем.

Для проверки соответствия данных, изложенных в кадровых документах и локальных нормативных актов, проводилась сверка с документами бухгалтерской отчетности (расчетными ведомостями) и приказами по основной деятельности организации.

2 Анализ комплектности, оформления, хранения и систематизации кадровых документов.

Сверка документов, наличие которых обязательно в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.1.1 В ходе проведения аудита кадрового делопроизводства и экспертизы локальных нормативных актов за период 2005 – март 2007 год нами был определен Перечень документов, наличие которых обязательно в Организации в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. В результате проведенной сверки кадровых документов и локальных нормативных актов по указанному Перечню нами подготовлена Таблица сверки кадровых документов (Приложение 1).

2.1.2 В результате проведенного нами аудита кадрового делопроизводства и экспертизы локальных нормативных актов ЗАО «NNNNN» за период 2005 – март 2007 год установлено отсутствие обязательных документов, нарушения трудового законодательства Российской Федерации и отсутствие должной систематизации в части оформления и хранения кадровых документов.

2.2 Оценка правильности оформления кадровых документов, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации

Штатное расписание

В результате проведенного аудита кадрового делопроизводства за период 2005-март 2007 года установлено следующее:

1) Штатное расписание на 2005 год отсутствует;

2) Штатное расписание №5 от 01.01.2007 не утверждено Приказом Генерального директора.

При оформлении и утверждении Штатного расписания №1 от 01.02.2006 года допущены следующие ошибки:

§ отсутствует ОКПО организации;

§ не указан период, на который устанавливается Штатное расписание;

§ указывается «вилка» должностного оклада;

§ одноименным должностям (профессиям) в разных структурных подразделениях соответствуют разные оклады (должностные оклады);

§ не указаны оклады (должностные оклады) по ряду должностей (профессий);

§ не указаны установленные в организации надбавки;

§ отсутствуют подписи руководителя кадровой службы (лица, ответственного за оформления штатного расписания) и главного бухгалтера.

 

Рекомендации

В результате анализа расчетных ведомостей, приказов о переводах работников на другую работу установлено, что в за период 2005-март 2007 годы в организации неоднократно происходили организационно-штатные изменения и изменения заработной платы.

Штатное расписание является одним из самых востребованных документов при проверках контрольно-ревизионными органами и при рассмотрении спорных дел в суде.

 

В этой связи рекомендуем:

1) …;

2) …;

3) …;

4) создать штатное расписание на второе полугодие 2007 года;

5) издать приказ по основной деятельности об утверждении штатного расписания на второе полугодие 2007 года.

 

Штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, должностней, сведения о количестве штатных единиц, окладах (должностных окладах), видах постоянных надбавок и их размерах.

 

При формировании штатного расписания необходимо использовать унифицированную форму штатного расписания Т-3.

При заполнении штатного расписания по форме Т-3 необходимо учитывать следующее:

1) номер документа устанавливается на основании порядкового номера штатного расписания, начиная с момента создания первого штатного расписания, то есть нумерация применяется сквозная за все годы существования организации;

2) дата составления соответствует дате разработки данного штатного расписания;

3) в разделе «на период с «__» _____________ 200_ года» указывается, с какого именно числа начинает действие данное штатное расписание и какой плановый период его действия;

4) штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) по основной деятельности руководителя организации или уполномоченным им лицом. В грифе утверждения делается ссылка на точный регистрационный номер и дату приказа, который утвердил данное штатное расписание;

5) наименование структурных подразделений рекомендуем указывать по степени функциональной важности. Коды структурных подразделений проставляются по порядку;

6) штатное расписание является источником для установления наименования должности (специальности, профессии), разряда, класса (категории) квалификации, которые отражаются в трудовых договорах в качестве его обязательных условий. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

7) количество штатных единиц указывается на конкретную должность. При этом в штатном расписании могут быть указаны штатные единицы, которые в организации еще не заняты (вакантны);

8) оклад (должностной оклад) указывается конкретной цифрой. Не допускается указание «вилки» окладов, поскольку это нарушает требование трудового законодательства в вопросе дискриминации по оплате труда;

9) надбавки устанавливаются в цифровом значении. Виды надбавок устанавливаются в организации исходя из тех критериев и характеристик, которые ценны и важны именно в данной организации для данной должности. Критерии присвоения надбавок должны быть прописаны во внутренних локальных нормативных актах;

10) в графе «Примечание» указывается полезная информация (например, фамилия, имя и отчество работников). Этот раздел может заполняться после утверждения штатного расписания;

11) штатное расписание в обязательном порядке подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы.

 

При внесении изменений в штатное расписание необходимо учитывать следующее:

1) изменения утверждаются в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом;

2) основаниями для внесения изменений в штатное расписания могут быть указаны такие как:

§ совершенствование организационной структуры;

§ проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

§ реорганизация компании;

§ сокращение штата (или численности);

§ оптимизация управленческой работы;

§ устранение дублирования функций.

 

График отпусков.

В результате проведенного аудита кадрового делопроизводства за период 2005-май 2007 года установлено следующее:

1) график отпусков на 2005 год и на 2007 год отсутствуют

2) график отпусков на 2006 год не утвержден приказом руководителя организации.

3) график отпусков на 2006 год оформлен некорректно:

§ отсутствуют табельные номера работников;

§ не указана фактическая даты отпуска работника;

§ отсутствуют основание и дата предполагаемого отпуска в случае его перенесения;

§ отсутствует подпись руководителя кадровой службы.

 

Рекомендации

График отпусков устанавливает очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и, согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, является обязательным как для работников, так и для Работодателя.

График отпусков должен быть утвержден руководителем организации или уполномоченным им лицом не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

В графике отпусков ведется учет всех отклонений от утвержденного графика в течение всего периода действия документа.

 

В этой связи рекомендуем:

1)...

 

При заполнении Графика отпусков рекомендуем учитывать и применять следующее:

1) ежегодный оплачиваемый отпуск по желанию работника может быть предоставлен в удобное для него время в случаях, определенных статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации;

2) ежегодный оплачиваемый отпуск может быть перенесен на другой срок или продлен в случаях, указанных в статье 124 Трудового кодекса Российской Федерации. Основания для продления или перенесения отпуска, указываемые в графе 8 Графика отпусков, указаны в Таблице 1;

3) …;

4) отметки о перенесении отпуска проставлять в графах 8 и 9 графика отпусков в случаях, когда отпуск переносится на другой период текущего рабочего года работника в пределах текущего календарного года (на который составлен график), или на следующий рабочий год, выходящий за пределы текущего календарного года;

5) графу 7 заполнять только в случае, если работник начал использовать отпуск, а графы 8, 9 и 10 — только тогда, когда соблюдены все формальности и оформлены необходимые документы. При перенесении отпуска работника на следующий рабочий год за пределы текущего календарного года отметки в графе 7 проставлены быть не могут;

6)...