Целью оказания консультационных услуг является оценка состояния кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов Компании для последующей оптимизации кадрового делопроизводства.

Приложения.

Приложение 1. Таблица сверки кадровых документов, наличие которых обязательно;

в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации.

Приложение 2. Анализ трудовых договоров работников.

Приложение 3. Анализ приказов о приеме на работу.

Приложение 4. Анализ приказов на предоставление отпуска.

Приложение 5. Анализ приказов о переводе работников на другую работу.

Приложение 6. Анализ приказов о расторжении трудовых договоров.

Приложение 7. Ошибки и недочеты, допущенные при оформлении трудовых книжках работников

Введение

Цели и задачи

Целью оказания консультационных услуг является оценка состояния кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов Компании для последующей оптимизации кадрового делопроизводства.

1.1.2 В ходе работ по аудиту кадрового делопроизводства были решены следующие задачи:

1) определены документы, которые ведутся в соответствии с нормами трудового права Российской Федерации;

2) выявлены упущения и нарушения в комплектности, оформлении, хранении и систематизации кадровой документации;

3) подготовлены рекомендации по исправлению наиболее типичных ошибок и устранению выявленных недочетов в кадровом делопроизводстве.

Объекты аудита кадрового делопроизводства.

В соответствии с договором на оказание услуг была проведена проверка состояния кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов за период с 2005 по март 2007 г. включительно.

1.2.2 Объектами аудита кадрового делопроизводства и экспертизы явились:

1) первичная кадровая документация;

2) локальные нормативные акты;

3) кадровые документы, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации;

4) документы бухгалтерской отчетности, отражающие расчеты по заработной плате;

5) приказы по основной деятельности организации.

1.2.3 Аудит первичной кадровой документации включал оценку и анализ следующих документов:

1) приказы по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу, о расторжении трудового договора, о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, о поощрении работников);

2) командировочные удостоверения;

3) табели учета рабочего времени;

4) заявления работников на отпуск, на увольнение, о замене денежной компенсацией неиспользованного отпуска.

1.2.4 Экспертиза локальных нормативных актов включила в себя анализ и оценку следующих документов:

1) Правила внутреннего трудового распорядка;

2) График сменности;

3) Штатное расписание;

4) График отпусков;

5) Положения о подразделениях;

6) должностные инструкции работников;

7) Положение о премировании работников;

8) …;

9) Договор о полной коллективной материальной ответственности;

10) Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

1.2.5 Аудит кадровых документов, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации включал в себя проверку правильности оформления и соответствия нормам трудового права следующих документов:

1) трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;

2) трудовые книжки;

3) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

4) Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем.

Для проверки соответствия данных, изложенных в кадровых документах и локальных нормативных актов, проводилась сверка с документами бухгалтерской отчетности (расчетными ведомостями) и приказами по основной деятельности организации.

2 Анализ комплектности, оформления, хранения и систематизации кадровых документов.

Штатное расписание

В результате проведенного аудита кадрового делопроизводства за период 2005-март 2007 года установлено следующее:

1) Штатное расписание на 2005 год отсутствует;

2) Штатное расписание №5 от 01.01.2007 не утверждено Приказом Генерального директора.

При оформлении и утверждении Штатного расписания №1 от 01.02.2006 года допущены следующие ошибки:

§ отсутствует ОКПО организации;

§ не указан период, на который устанавливается Штатное расписание;

§ указывается «вилка» должностного оклада;

§ одноименным должностям (профессиям) в разных структурных подразделениях соответствуют разные оклады (должностные оклады);

§ не указаны оклады (должностные оклады) по ряду должностей (профессий);

§ не указаны установленные в организации надбавки;

§ отсутствуют подписи руководителя кадровой службы (лица, ответственного за оформления штатного расписания) и главного бухгалтера.

 

Рекомендации

В результате анализа расчетных ведомостей, приказов о переводах работников на другую работу установлено, что в за период 2005-март 2007 годы в организации неоднократно происходили организационно-штатные изменения и изменения заработной платы.

Штатное расписание является одним из самых востребованных документов при проверках контрольно-ревизионными органами и при рассмотрении спорных дел в суде.

 

В этой связи рекомендуем:

1) …;

2) …;

3) …;

4) создать штатное расписание на второе полугодие 2007 года;

5) издать приказ по основной деятельности об утверждении штатного расписания на второе полугодие 2007 года.

 

Штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, должностней, сведения о количестве штатных единиц, окладах (должностных окладах), видах постоянных надбавок и их размерах.

 

При формировании штатного расписания необходимо использовать унифицированную форму штатного расписания Т-3.

При заполнении штатного расписания по форме Т-3 необходимо учитывать следующее:

1) номер документа устанавливается на основании порядкового номера штатного расписания, начиная с момента создания первого штатного расписания, то есть нумерация применяется сквозная за все годы существования организации;

2) дата составления соответствует дате разработки данного штатного расписания;

3) в разделе «на период с «__» _____________ 200_ года» указывается, с какого именно числа начинает действие данное штатное расписание и какой плановый период его действия;

4) штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) по основной деятельности руководителя организации или уполномоченным им лицом. В грифе утверждения делается ссылка на точный регистрационный номер и дату приказа, который утвердил данное штатное расписание;

5) наименование структурных подразделений рекомендуем указывать по степени функциональной важности. Коды структурных подразделений проставляются по порядку;

6) штатное расписание является источником для установления наименования должности (специальности, профессии), разряда, класса (категории) квалификации, которые отражаются в трудовых договорах в качестве его обязательных условий. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

7) количество штатных единиц указывается на конкретную должность. При этом в штатном расписании могут быть указаны штатные единицы, которые в организации еще не заняты (вакантны);

8) оклад (должностной оклад) указывается конкретной цифрой. Не допускается указание «вилки» окладов, поскольку это нарушает требование трудового законодательства в вопросе дискриминации по оплате труда;

9) надбавки устанавливаются в цифровом значении. Виды надбавок устанавливаются в организации исходя из тех критериев и характеристик, которые ценны и важны именно в данной организации для данной должности. Критерии присвоения надбавок должны быть прописаны во внутренних локальных нормативных актах;

10) в графе «Примечание» указывается полезная информация (например, фамилия, имя и отчество работников). Этот раздел может заполняться после утверждения штатного расписания;

11) штатное расписание в обязательном порядке подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы.

 

При внесении изменений в штатное расписание необходимо учитывать следующее:

1) изменения утверждаются в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом;

2) основаниями для внесения изменений в штатное расписания могут быть указаны такие как:

§ совершенствование организационной структуры;

§ проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

§ реорганизация компании;

§ сокращение штата (или численности);

§ оптимизация управленческой работы;

§ устранение дублирования функций.

 

График отпусков.

В результате проведенного аудита кадрового делопроизводства за период 2005-май 2007 года установлено следующее:

1) график отпусков на 2005 год и на 2007 год отсутствуют

2) график отпусков на 2006 год не утвержден приказом руководителя организации.

3) график отпусков на 2006 год оформлен некорректно:

§ отсутствуют табельные номера работников;

§ не указана фактическая даты отпуска работника;

§ отсутствуют основание и дата предполагаемого отпуска в случае его перенесения;

§ отсутствует подпись руководителя кадровой службы.

 

Рекомендации

График отпусков устанавливает очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и, согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, является обязательным как для работников, так и для Работодателя.

График отпусков должен быть утвержден руководителем организации или уполномоченным им лицом не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

В графике отпусков ведется учет всех отклонений от утвержденного графика в течение всего периода действия документа.

 

В этой связи рекомендуем:

1)...

 

При заполнении Графика отпусков рекомендуем учитывать и применять следующее:

1) ежегодный оплачиваемый отпуск по желанию работника может быть предоставлен в удобное для него время в случаях, определенных статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации;

2) ежегодный оплачиваемый отпуск может быть перенесен на другой срок или продлен в случаях, указанных в статье 124 Трудового кодекса Российской Федерации. Основания для продления или перенесения отпуска, указываемые в графе 8 Графика отпусков, указаны в Таблице 1;

3) …;

4) отметки о перенесении отпуска проставлять в графах 8 и 9 графика отпусков в случаях, когда отпуск переносится на другой период текущего рабочего года работника в пределах текущего календарного года (на который составлен график), или на следующий рабочий год, выходящий за пределы текущего календарного года;

5) графу 7 заполнять только в случае, если работник начал использовать отпуск, а графы 8, 9 и 10 — только тогда, когда соблюдены все формальности и оформлены необходимые документы. При перенесении отпуска работника на следующий рабочий год за пределы текущего календарного года отметки в графе 7 проставлены быть не могут;

6)...

Рекомендации

1)...

 

Рекомендации по внесению изменений в текст трудового договора.

1)..

2) пункт раздела 1 об установлении испытательного срока изложить в следующей редакции: «Работник принимается на работу с условием об испытании в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Продолжительность испытательного срока составляет 3 (три) месяца с момента заключения Сторонами настоящего трудового договора. Критерием прохождения испытательного срока является точное и качественное (полное, своевременное и т. д.) выполнение должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией. При неудовлетворительном результате испытания Работодатель имеет право согласно статье 71 ТК РФ до истечения срока испытания Работника расторгнуть с ним настоящий трудовой договор, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня до даты расторжения договора»;

3) включить пункт в раздел 1 трудового договора следующего содержания: «Работа по настоящему Договору является основным местом работы Работника», либо «Работа по настоящему Договору является работой по совместительству» в зависимости от условий заключения трудового договора;

4) включить пункт об условиях, определяющих характер работы (подвижной, разъездной характер работы);

5) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника, включить пункт о размере возмещения расходов работнику при использовании личного имущества (в частности, автомобиля);

6) …

7) …;

8) включить в текст трудового договора следующие пункты:

«Все изменения и дополнения настоящего трудового договора действительны только в случае письменного их оформления за подписью обеих сторон и являются неотъемлемыми частями трудового договора»;

«Работник не возражает против обработки его персональных данных Работодателем, как это определено в законодательстве Российской Федерации»;

«Недействительность одного или нескольких положений настоящего Договора, возникшие вследствие изменения законодательства или по другим причинам, не влекут за собой недействительности остальных положений Договора»;

9) включить пункт о времени начала и окончания рабочего дня, о времени перерывов в работе.

 

В текст дополнительного соглашения к трудовому договору рекомендуем включить следующие данные:

1) …

 

Приказы по личному составу.

В ходе проведения аудита первичных форм кадровой документации за период 2005 – март 2007 год (формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.) были изучены следующие предоставленные Заказчиком приказы по личному составу:

§ приказы о приеме;

§ приказы о переводе;

§ приказы о предоставлении отпуска;

§ приказы о командировании;

§ приказы о прекращении трудового договора (увольнении;

§ приказы о поощрении работника.

 

В ходе аудита установлено, что все приказы о приеме, переводе, увольнению, отпусках, о командировках, о поощрении работников делаются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1.

Приказы о приеме на работу.

В ходе проведения аудита выявлены следующие нарушения в оформлении приказов о приеме на работу:

1)..;

2)..;

3) в наименовании должностей и структурных подразделений происходит дублирование названий структурных подразделений;

4) в приказах о приеме на работу в 2006 году характер работ указывается неверно: указывается «Работающий на постоянной основе» вместо «постоянно»;

5) условия приема на работу (по основному месту, по совместительству, а также условия о продолжительности рабочей недели) не указываются;

6) размер должностного оклада указывается прописью и неразборчиво, в отдельных приказах – вносится шариковой ручкой;

7) …;

8) в преобладающем большинстве приказов работники не ознакомлены с содержанием приказа о приеме на работу под роспись;

9) …;

10) содержание отдельных приказов не соответствует содержанию трудового договора.

 

Все упущения, недочеты и ошибки, содержащиеся в приказах о приеме на работу, представлены в Приложении 3.

 

Рекомендации

Приказ о приеме на работу является обязательным документом, на основании которого работник принимается на работу. Приказ о приеме на работу имеет юридическую силу только при наличии подписи руководителя или уполномоченного лица, наличии регистрационного номера и даты, подписи ознакомления и собственноручно поставленной даты работником.

 

В этой связи рекомендуем:

1) ….

 

Рекомендуем при заполнении унифицированной формы приказа о приеме на работу применять следующие правила:

1) фамилию, имя и отчество работника вносить в строгом соответствии с данными паспорта или иного удостоверения личности;

2) в формулировках приказов выдерживать склонение по падежам;

3) при заключении трудового договора на неопределенный срок в разделе «дата/по» указывать «не определена» или ставить прочерк;

4) внести изменения в программу «1С: Зарплата и кадры» для верного присвоения табельных номеров работников…;

5) при указании должности (профессии) работника указывать именно наименование должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием без наименования структурного подразделения;

6) …;

7) в разделе «условия приема на работу» указывать …;

8) в разделе «характер работы» указывать …;

9) …;

10) при установлении работнику испытательного срока в разделе «с испытанием на срок» указывать его продолжительность. Если работник принят на работу без испытания, указывать «без испытания»;

11) ….

 

Рекомендации

Приказы на отпуск являются документом, на основании которого работнику предоставляется отпуск, бухгалтерия производит оплату времени отпуска и на основании которого ведутся табеля учета рабочего времени.

В этой связи рекомендуем:

1)...

 

Рекомендуем при заполнении унифицированной формы приказа о предоставлении отпуска применять следующие правила:

1) …;

2) …;

3) …;

4) в соответствующем разделе приказа указывать период работы, за который предоставляется отпуск, если он ежегодный оплачиваемый или без сохранения заработной платы. Если у работника осталось не использованным значительное количество дней отпуска за предыдущие года (рабочие периоды), следует указывать именно тот рабочий период, за который работник еще использует свой отпуск;

5) …;

6) в обязательном порядке зарегистрировать приказ в Журнале учета приказов на отпуск. В соответствующем разделе приказа о предоставлении отпуска проставить регистрационный номер и дату регистрацию приказа. Дата регистрации приказа должна быть не позднее, чем дата ознакомления работника.

 

Рекомендации

Приказ о направлении в командировку являются документом, на основании которого работник направляется в командировку, бухгалтерия производит учет и оплату всех командировочных расходов и на основании которого ведутся Табеля учета рабочего времени.

В этой связи рекомендуем:

1)...

 

Рекомендуем при заполнении унифицированной формы приказа о направлении в командировку применять следующие правила:

1) в разделе «место назначения (страна, город, организация)» указывать точное наименование места назначения (страны, города, организации), полностью без сокращений;

2) в разделе «сроком на ___ календарных дней» указывать срок командировки – количество календарных дней, включая выходные;

3) указывать точную дату начала командировки и ее окончания;

4) …;

5) …;

6) ….

 

Рекомендации

Приказ о переводе работника на другую работу является документом, на основании которого у работника изменяется трудовая функция, и, как следствие, могут изменяться и другие определенные условия трудового договора (условия оплаты, режим работы и т.д.).

В этой связи рекомендуем:

1) ….

 

Для документирования перевода рекомендуем:

1) применять унифицированную форму приказа о переводе работника на другую работу;

2) разработать и приказом по организации утвердить форму дополнительного соглашения к трудовому договору для применения при переводе работников на другую работу (с учетом рекомендаций, изложенных в пункте 2.2.3);

3) - 7)….

 

При оформлении приказа о переводе работника на другую работу рекомендуем применять унифицированную форму приказа о переводе с учетом следующих правил:

1) при оформлении приказа на временный перевод указывать в разделе «Перевести на другую работу по …» указывать …;

2)..;

3) в разделе «Вид перевода» указывать «постоянно» или «временно». При временном переводе указывать причину ограничения времени перевода;

4) в разделе «Основание» в обязательном порядке указывать регистрационный номер и дату изменения (или дополнительного соглашения) к трудовому договору. При наличии иных документов (медицинское заключение, заключение аттестационной комиссии, докладная записка руководителя структурного подразделения, личное заявление работника) указывать наименование документа, его регистрационный номер и дату;

5)...

 

Рекомендации

Приказ о поощрении является основанием для бухгалтера для выплаты премиального вознаграждения. Отсутствие приказа ставит под сомнение обоснованность выплат.

В этой связи рекомендуем:

1) …;

2) поскольку в организации существует практика регулярного (ежемесячного) премирования работников, доработать Положение о премировании с указанием ….

 

В дальнейшем рекомендуем в обязательном порядке создавать приказы о поощрении при применении следующих правил:

1) …;

2)..;

3) указывать мотив награждения. Например, мотив в случае разового премирования -.досрочное завершение проекта;…, в случае ежемесячного премирования - выполнение плановых показателей деятельности структурного подразделения …;

4) …;

5) в разделе «Основание» указывать «Положение о премирование, служебные записки или представление руководителя структурного подразделения (с указанием регистрационного номера и даты документа)»;

6) ….

 

Приказ на увольнение.

В ходе проведения аудита приказов о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), оснований для расторжения трудового договора и записок-расчетов при расторжении трудового договора за период … годы установлено следующее:

1) …;

2) при оформлении приказов о расторжении трудовых договоров (Приложение 6) допущены следующие ошибки и недочеты:

§ …;

§ дата увольнения является выходным или нерабочим праздничным днем;

§ …;

§ …;

3) в записке-расчете при прекращении трудового договора в 2006 - 2007 году отсутствует период работы, за который рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск, номер и дата трудового договора, дата составления записки-расчета.

 

Рекомендации

Приказ о расторжении трудового договора (увольнении) является основанием для прекращения трудовых отношений между работником и работодателем. Данный приказ содержит информацию о дне расторжения трудового договора и статье Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой прекращены трудовые отношения. На основании приказа об увольнении бухгалтерия производит окончательный расчет с работником.

 

В этой связи рекомендуем:

1) ….

 

При оформлении приказов о расторжении трудового договора с работниками рекомендуем применять унифицированную форму Т-8, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г № 1, с учетом следующих правил:

1)..;

2) в обязательном порядке указывать номер и дату заключения трудового договора увольняемого работника;

3) в разделе «уволить «__» __________ указывать дату увольнения работника (последний день работы или последний день отпуска);

4) …;

5) -10) ….

 

Рекомендуем провести следующую работу над основаниями к приказам:

1) ….

 

Личные карточки № Т-2.

В результате аудита кадрового делопроизводства установлено, что личные карточки на работников (унифицированная форма № Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) в организации оформлены не на всех работников.

При оформлении Личных карточек выявлены следующие ошибки:

1) - 10) ….

 

Рекомендации

….

 

Рекомендации

На основании Табеля учета рабочего времени бухгалтер производит начисление заработной платы работникам. Табель должен быть сформирован по унифицированной форме Т-13 Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г № 1 и в конце каждого месяца руководитель структурного подразделения (либо руководитель организации) подписывает данный документ, что является основанием бухгалтеру для начисления заработной платы.

 

В этой связи рекомендуем ….

 

При заполнении унифицированной формы Табеля учета рабочего времени применять следующие правила:

1) учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или отдельно по обособленным структурным подразделениям (решение остается на усмотрение организации);

2) включение в табель и исключение из него работников производится на основании первичных документов по учету кадров (приказов о приеме на работу и увольнении);

3) каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации;

4) -7) ….

 

Трудовые книжки.

В ходе проведения аудита кадровых документов обнаружено следующее:

1) на момент проведения аудита отсутствуют трудовые книжки …;

2) на момент проведения проверки в организации находятся трудовые книжки уволенных работников..;

3) …;

4) на титульном листе в отдельных книжках отсутствует печать организации, выдавшей трудовую книжку. Без данного реквизита трудовая книжка считается недействительной;

5) ….

 

Рекомендации

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Согласно пункту 35 раздела IV Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» при увольнении работника Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

 

В этой связи рекомендуем:

1)...

 

При заполнении и хранении трудовых книжек рекомендуем руководствоваться Правилами ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69.

 

Рекомендации

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним является обязательным кадровым документом, в котором регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При увольнении сотрудник собственноручно подтверждает факт получения трудовой книжки росписью в данном журнале.

Наличие данного документа обязательно для организации любой формы собственности согласно пункту 40, 41 раздела VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

В этой связи рекомендуем лицу, ответственному за ведение и хранение трудовых книжек, оформить Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утвержденной формы с применением следующих правил:

1)...

 

Рекомендации

Заявления на отпуск без сохранения заработной платы являются основанием к изданию приказов на отпуск без сохранения заработной платы и являются подтверждением того, что работник идет в отпуск без сохранения заработной платы по собственной инициативе.

В этой связи рекомендуем:

1) ….

 

Рекомендации.

1)...

 

При разработке перечня дополнительных приказов по кадрам рекомендуем использовать следующую номенклатуру:

1) О совмещении профессий (должностей);

2) …

3) О наложении дисциплинарного взыскания;

4) О направлении на повышение квалификации;

5) ….

 

График сменности

…

Рекомендации

Согласно статье 126 Трудового кодекса Российской Федерации с 6 октября 2006 года часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При суммировании ежегодных отпусков или его перенесении на следующий рабочий год денежной компенсацией может быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней или любое количество дней из этой части.

В этой связи при замене ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией рекомендуем оформлять следующие документы:

1) письменное заявление работника с согласием работодателя, оформленное резолюцией на заявлении;

….

 

При замене части ежегодного оплачиваемого отпуска рекомендуем учитывать следующее:

1) замену части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией осуществлять до начала отпуска продолжительностью не менее 28 календарных дней, который будет реально использован;

….

Рекомендации

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации защита всех персональных данных работников, в том числе и трудовых книжек, от неправомерного их использования, случайного доступа к ним или утраты, является прямой обязанностью работодателя и должна быть обеспечена за счет его средств.

Согласно статье 90 Трудового кодекса Российской Федерации, лица, виновные за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работников, могут быть привлечены к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

В соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (Росархив, 2000 г.) организации независимо от организационно-правовой формы собственности и специфики деятельности, должны вести журнальные формы регистрации кадровых документов установленных образцов.

 

В этой связи рекомендуем:

1) …;

2) назначить приказом руководителя организации уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;

3) создать документ (Положение, Инструкцию), устанавливающий обработку персональных данных работников организации, в соответствии с нормами трудового права и Российского законодательства, и ознакомить с ним работников под роспись;

4) организовать хранение документов, содержащих персональные данные работников, согласно разработанному Положению об обработке персональных данных работников;

5) …;

6) для регистрации кадровых документов создать и вести следующие журналы (книги):

§ книгу регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним (срок хранения – 75 лет);

§ журнал (книга) регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников (срок хранения – 75 лет);

§ ….;

§ журнал (книга) регистрации приказов о командировках работников (срок хранения – 5 лет);

…..

7) указанные журналы (книги) пронумеровать, прошить, скрепить печатью организации и заверить подписью руководителя кадровой службы (Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверить подписью руководителя организации).

Рекомендуем пересмотреть Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем с точки зрения производственной необходимости в 2007 году. В случае внесения изменений в Перечень рекомендуем издать приказ по основной деятельности об утверждении нового Перечня должностей (профессий) с ненормированным рабочим днем и внести соответствующие изменения в кадровые документы.

…

3.5 Положения о структурных подразделениях: основные замечания и рекомендации

…

3.6 Должностные инструкции: основные замечания и рекомендации

В ходе проведенной экспертизы текста Договора о полной индивидуальной материальной ответственности, заключенного с работниками организации, каких-либо противоречий трудовому законодательству Российской Федерации не обнаружено.

3.7.3 В дальнейшем для определения круга лиц, с которыми организация может заключить договор о полной материальной ответственности, рекомендуем руководствоваться Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства (в редакции Постановления Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 14.09.81 N 259/16-59).

3.8 Договор о полной коллективной материальной ответственности: замечания и рекомендации.

3.8.1 Для экспертизы данного документа был представлен договор о полной коллективной материальной ответственности № … от … г. В лице руководителя коллектива указан начальник склада ….

3.8.2 В ходе проведенной экспертизы текста Договора о полной коллективной материальной ответственности, заключенного с работниками организации, каких-либо противоречий трудовому законодательству Российской Федерации не обнаружено, но при сопоставлении данных с другими кадровыми документами установлено следующее:

§ в соответствии с приказом о переводе на другую работу от …. №… начальник склада … переведен на должность кладовщика, и не является более руководителем коллектива склада;

§ более 50% от первоначального состава коллектива склада на момент проведения аудита уволено из организации или переведено на должности, работа на которых не предполагает участия в полной коллективной материальной ответственности;

§ …

3.8.3 В соответствии с пунктом … представленного к экспертизе Договора о полной коллективной материальной ответственности рекомендуем перезаключить настоящий договор с новым руководителем склада и ознакомить со всеми членами коллектива склада;

…

3.9 Дополнительные рекомендации для оптимизации кадрового делопроизводства организации.

3.9.1 Учитывая организационную структуру организации и наличие обособленных структурных подразделений, расположенных в других регионах Российской Федерации, рекомендуем разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству, регламентирующую процессы кадрового документооборота, и<