Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В ходе проведения аудита кадровых документов установлено, что в организации имеется в наличии незаполненная Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утвержденной формы.

 

Рекомендации

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним является обязательным кадровым документом, в котором регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При увольнении сотрудник собственноручно подтверждает факт получения трудовой книжки росписью в данном журнале.

Наличие данного документа обязательно для организации любой формы собственности согласно пункту 40, 41 раздела VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

В этой связи рекомендуем лицу, ответственному за ведение и хранение трудовых книжек, оформить Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утвержденной формы с применением следующих правил:

1)...

 

Заявление работника на отпуск без сохранения заработной платы и прочие отпуска.

В ходе проведения аудита приказов о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы и оснований к ним обнаружено отсутствие заявлений работников к отдельным приказам на предоставление отпуска без сохранения заработной платы. Установлено также, что ряд заявлений представлено в виде документа, полученного факсом. Все упущения в основаниях на отпуск без сохранения заработной платы представлены в Приложении 11. Иные виды отпуска, за исключением ежегодного оплачиваемого, в компании за период … 7г.г. работникам не предоставлялись.

 

Рекомендации

Заявления на отпуск без сохранения заработной платы являются основанием к изданию приказов на отпуск без сохранения заработной платы и являются подтверждением того, что работник идет в отпуск без сохранения заработной платы по собственной инициативе.

В этой связи рекомендуем:

1) ….

 

Приказы по основной деятельности организации и иные приказы, относящиеся к работе с персоналом.

В результате аудита кадровых документов выявлено следующее:

1) отсутствуют приказы о назначении исполняющего обязанности генерального директора во время отпуска и командировки генерального директора;

2) отсутствуют приказы об утверждении и введении в действие нового штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание;

3) изменение заработной платы оформляется через приказы о переводе работников на другую работу;

4) отсутствуют приказы об изменении фамилии работников.

 

Рекомендации.

1)...

 

При разработке перечня дополнительных приказов по кадрам рекомендуем использовать следующую номенклатуру:

1) О совмещении профессий (должностей);

2) …

3) О наложении дисциплинарного взыскания;

4) О направлении на повышение квалификации;

5) ….

 

График сменности

…

Прочие замечания к кадровым документам.

1) В ходе проведения аудита кадровых документов нами было установлено, что компенсация за неиспользованный отпуск в организации предоставляется на основании приказов на предоставление отпуска. ….

 

Рекомендации

Согласно статье 126 Трудового кодекса Российской Федерации с 6 октября 2006 года часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При суммировании ежегодных отпусков или его перенесении на следующий рабочий год денежной компенсацией может быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней или любое количество дней из этой части.

В этой связи при замене ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией рекомендуем оформлять следующие документы:

1) письменное заявление работника с согласием работодателя, оформленное резолюцией на заявлении;

….

 

При замене части ежегодного оплачиваемого отпуска рекомендуем учитывать следующее:

1) замену части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией осуществлять до начала отпуска продолжительностью не менее 28 календарных дней, который будет реально использован;

….