Ограничиваем доступ к документу Word 2010

Лабораторная работа № 14

Тема: Защита информации

Защита WORD

Защита книг и листов

Защита WORD

Ограничиваем доступ к документу Word 2010

Оптимально защитить документ, как и любой другой файл возможно только шифрованием. Но что можно применить с помощью стандартных средств, что предлагает сама программа Word 2010. Для того чтобы предотвратить внесение в содержимое случайных изменений в документ Word, можно ограничить возможности форматирования и изменения файла. Для этого на ленте выберете «Рецензирование»

и нажмите «Ограничить редактирование».

При этом справа откроется вкладка, на которой можно задать необходимые параметры. Отметив пункт «Ограничения на форматирование» вы ограничиваете набор разрешенных стилей. Нажав «настройки» в окошке выберете стили допустимые в документе. Отметив пункт «Ограничения на редактирование» можно указать разрешение только на определенный способ редактирования документа, раскрыв выпадающий список вариантов.

В пункте «Включить защиту», нажав соответствующую кнопку можно защитить документ паролем.

Отметив пункт «Пароль» следует ввести пароль в поле ввода и нажать «ОК».

Теперь запрещено любое редактирование кроме копирования. Для снятия защиты нажмите кнопку «Отключить защиту»

и введите пароль.

Либо можно выбрать «Проверка подлинности пользователя». В этом случае только авторизированные пользователи могут снять защиту.

Другой вариант запретить редактирование документа это пометить как окончательный. Нажмите «Файл» и справа нажмите «Защитить документ»

 

и выберете «Пометить как окончательный».

Документ будет помечен как окончательный и сохранен. Теперь вверху документа появится надпись о том, что документ окончательный и редактирование не возможно. Закройте это сообщение нажатием на крестик.

Внести изменения в документ будет не возможно, только можно копировать. Снять ограничение можно, вновь нажав «Файл» и справа нажмите «Защитить документ» и выберете «Пометить как окончательный».

Все описанные способы защиты документа не дают полной сохранности документа. Например, от копирования. Но как временная мера предосторожности от случайного изменения именно на компьютере пользователя, например, если нужно отойти на время, вполне подойдет. К тому же многие не знают полностью все функции Word.

 

Защита книг и листов

В Microsoft Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Microsoft Excel и их изменением.

Защита листа. Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним всем пользователям, или предоставить доступ отдельным пользователям к определенным диапазонам.

Защита на уровне книги. Можно применить защиту к элементам книги и защитить файл книги от просмотра и внесения изменений. Если книга является общей, можно запретить ее монопольное использование и предотвратить удаление журнала изменений.

Защита элементов листа

Защита элементов от всех пользователей. Можно запретить вставку, удаление и форматирование строк и столбцов, изменение содержимого заблокированных ячеек или перемещение курсора на заблокированные или разблокированные ячейки.

По умолчанию все ячейки листа заблокированы. Перед тем как защитить лист, можно двумя способами разблокировать ячейки, в которые пользователям требуется вводить данные. Чтобы разблокировать ячейки для всех пользователей, следует использовать вкладку Защита диалогового окна Формат ячеек. Чтобы разблокировать ячейки для определенных пользователей, следует использовать диалоговое окно Разрешить изменение диапазонов. Любые заданные в этом диалоговом окне диапазоны, для которых не установлен пароль, также разблокированы для всех пользователей. Ячейки, оставленные заблокированными, станут защищенными только после защиты листа.

Другими свойствами и элементами листа, доступ к которым можно ограничить всем пользователям, являются гиперссылки, сортировка, автофильтрация, отчеты сводных таблиц, графические объекты и сценарии. Действие такой защиты распространяется на всех пользователей и целые листы, а не на отдельных пользователей или диапазоны данных.

На листах диаграмм можно защитить содержимое диаграммы от внесения изменений, кроме того, можно защитить любые графические объекты на листе, например поля, от изменения или удаления. Защищенный лист диаграммы обновляется всякий раз при изменении исходных данных диаграммы.

Предоставление доступа к защищенным диапазонам определенным пользователям. При использовании операционной системы Microsoft Windows 2000 можно разрешить определенным пользователям редактировать определенные ячейки или диапазоны. Эти пользователи смогут редактировать ячейки, даже если они заблокированы. Ограничения доступа вступают в силу только после защиты листа.

Пользователи, определенные в диалоговом окне Разрешения для, могут редактировать диапазон, не вводя пароль. Другие пользователи будут получать запрос на ввод пароля и после его ввода смогут редактировать диапазон. Если ячейка принадлежит нескольким диапазонам, ее смогут редактировать пользователи, имеющие полномочия на редактирование всех диапазонов. Если пользователь пытается одновременно редактировать несколько ячеек, обладая полномочиями на редактирование лишь некоторых из них, ему будет предложено выделить и отредактировать ячейки по очереди.

Измените диапазон ячеек

1. В списке Диапазоны защищенного листа, разблокируемые паролем выберите диапазон, в который требуется включить или удалить ячейки.

2. Нажмите кнопку Изменить.

3. В поле Ячейки введите или выделите новый диапазон, а затем нажмите кнопку ОК.

4. Снимите защиту с диапазона ячеек

5. В списке Диапазоны защищенного листа, разблокируемые паролем выберите диапазон, который требуется удалить.

6. Нажмите кнопку Удалить.

7. По завершении внесения изменений в диалоговом окне Разрешить изменение диапазонов нажмите кнопку ОК.

8. В меню Сервис укажите на пункт Защита и выберите команду Защитить лист.

9. В поле Пароль для отключения защиты листа введите новый пароль листа.

10. Нажмите кнопку OK и введите этот пароль еще раз, чтобы подтвердить его.

Элементы листа диаграммы

Содержимое. Если данный флажок установлен, пользователям запрещено вносить изменения в элементы, являющиеся частью диаграммы, такие как ряды данных, оси и легенды. Диаграммы продолжают отображать изменения, вносимые в их исходные данные.

Объекты. Если данный флажок установлен, пользователям запрещено вносить изменения в графические объекты, включая формы, поля и элементы управления, если только они не были разблокированы перед защитой листа диаграммы.

Элементы книги

При защите книги можно защитить структуру книги или окна книги либо снять с них защиту в диалоговом окне Защитить книгу (меню Защита, команда Объекты), установив или сняв флажки для всех элементов.

Структура. Если данный флажок установлен, пользователям запрещается:

· Просматривать скрытые листы.

· Перемещать, удалять, скрывать или изменять имена листов.

· Вставлять новые листы или листы с диаграммами. Допускается добавление внедренных диаграмм с помощью мастера диаграмм.

· Перемещать или копировать листы в другую книгу.

· Отображать для ячейки в области данных в отчетах сводной таблицы исходные данные, а также отображать страницы полей страниц на отдельных листах.

· Для сценариев создавать итоговый отчет по сценариям.

· Использовать инструменты анализа надстройки «Пакет анализа» для помещения результатов на новый лист.

· Записывать новые макросы. Если в макросе содержатся инструкции, которые не могут быть выполнены в защищенной книге, выдается соответствующее сообщение, и выполнение макроса останавливается.

Окна. Если данный флажок установлен, пользователям запрещается:

· Изменять размеры и положение окон открытой книги.

· Перемещать, изменять размеры и закрывать окна. Разрешается, однако, скрывать и отображать окна.

Примечание. В редакторе Visual Basic предусмотрена возможность защиты макросов от просмотра и изменения. Для этого следует воспользоваться вкладкой Защита диалогового окна Свойства проекта в редакторе Visual Basic (команда Свойства проекта из меню Сервис). Более подробные сведения содержатся в справочной системе редактора Visual Basic.

Инструкции

Нет необходимости разблокировать кнопки и элементы, пользователи в любом случае смогут использовать их. Следует разблокировать внедренные диаграммы, надписи и другие рисованные объекты, которые должны быть доступны пользователям для изменения. Чтобы найти на листе графические объекты, выберите в меню Правка команду Перейти, нажмите кнопку Выделить, а затем установите переключатель в положение объекты.

1. Удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно щелкните все объекты, которые требуется разблокировать.

2. В меню Формат выберите команду, соответствующую выделенному объекту: Автофигура, Объект, Надпись, Рисунок, Элемент управления или Объект WordArt.

3. Откройте вкладку Защита.

4. Снимите флажок Защищаемый объект и флажок Скрыть текст (если он отображается).

5. В меню Сервис укажите на пункт Защита и выберите команду Защитить лист.

6. Введите пароль для защиты листа.

Примечание. Пароль задавать необязательно; однако, если не задать пароль, любой пользователь сможет снять защиту с листа и изменить защищенные элементы. Убедитесь, что выбран пароль, который легко запомнить, так как если пароль будет утерян, получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.

7. В списке Разрешить всем пользователям этого листа выберите действия, выполнение которых требуется разрешить всем пользователям.

8. Нажмите кнопку OK и, если будет предложено, введите этот пароль еще раз.

Предоставление определенным пользователям доступа к защищенным диапазонам

Для предоставления определенным пользователям доступа к диапазонам ячеек требуется Microsoft Windows 2000.

1. В меню Сервис укажите на пункт Защита, а затем выберите команду Разрешить изменение диапазонов. (Эта команда доступна, только если лист не защищен.)

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В поле Имя введите имя диапазона, доступ к которому требуется предоставить.

4. В поле Ячейки введите знак равно (=), а затем введите ссылку или выделите диапазон ячеек.

5. В поле Пароль диапазона введите пароль для доступа к диапазону.

Пароль задавать не обязательно, но если пароль не будет задан, любой пользователь сможет изменять эти ячейки.

6. Нажмите кнопку Разрешения, а затем — кнопку Добавить.

7. Найдите и выделите пользователей, которым требуется предоставить доступ. Чтобы выделить несколько пользователей, последовательно щелкните их имена, удерживая нажатой клавишу CTRL.

8. Два раза нажмите кнопку OK и, если будет предложено, введите пароль еще раз.

9. Повторите предыдущие шаги для всех диапазонов, к которым требуется предоставить доступ.

10. Чтобы сохранить отдельную запись диапазонов и пользователей, установите флажок Вставить сведения о разрешениях в новую книгу в диалоговом окне Разрешить изменение диапазонов.

11. Защитите лист: нажмите в диалоговом окне Разрешить изменение диапазонов кнопку Защитить лист.

12. В диалоговом окне Защита листа установите флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек, введите пароль для защиты листа, нажмите кнопку ОК и еще раз введите пароль для подтверждения.

Примечание. Пароль для листа необходим, чтобы запретить другим пользователям изменение заданных диапазонов. Убедитесь, что выбран пароль, который легко запомнить, так как если пароль будет утерян, получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.

Защита общей книги

1. Если книга уже общая, и ее требуется защитить паролем, запретите одновременную работу с ней нескольких пользователей.

Инструкции

1. Попросите других пользователей сохранить и закрыть общую книгу. В противном случае их несохраненные данные будут утеряны.

2. После прекращения совместной работы над книгой журнал изменений будет удален. Чтобы сохранить копию этих сведений, напечатайте лист изменений или скопируйте его в другую книгу.

Инструкции

1. В меню Сервис укажите на пункт Исправления и выберите команду Выделить исправления.

2. В поле по времени выберите вариант Все.

3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист и нажмите кнопку OK.

5. Выполните одно или несколько следующих действий:

· чтобы напечатать лист журнала, нажмите кнопку Печать;

· чтобы скопировать журнал в другую книгу, выделите ячейки, которые требуется скопировать, нажмите кнопку Копировать, переключитесь в окно другой книги, выделите ячейку, с которой требуется начать вставку, и нажмите кнопку Вставить.

Примечание. Текущую версию книги также можно сохранить или напечатать, так как этот журнал не будет относиться к последующим версиям. Например, адреса ячеек, включая номера строк, в скопированном журнале могут уже не соответствовать действительности.

6. В меню Сервис выберите команду Доступ к книге и откройте вкладку Правка.

7. Убедитесь, что вы единственный пользователь в списке Файл открыт следующими пользователями.

8. Снимите флажок Разрешить совместный доступ.

Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить общий доступ к книге, а затем снять этот флажок.

Инструкции

1. Нажмите кнопку ОК, в меню Сервис укажите на пункт Защита и выберите команду Снять защиту общей книги.

2. Введите пароль, если он потребуется, и нажмите кнопку ОК.

3. В меню Сервис выберите команду Доступ к книге и откройте вкладку Правка.

4. Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да.

5. При необходимости установите другие типы защиты: предоставьте определенным пользователям доступ к диапазонам, защитите листы, защитите элементы книги и задайте пароли для просмотра и изменения.

6. В меню Сервис укажите на пункт Защита, а затем выберите команду Защитить книгу или Защитить книгу и дать общий доступ.

7. Установите флажок Общий доступ с исправлениями.

8. Чтобы обязать других пользователей вводить пароль для прекращения ведения журнала изменений или удаления книги из общего пользования, введите пароль в поле Пароль, а затем введите его еще раз для подтверждения.

9. Если будет предложено, сохраните книгу.

Снятие защиты и паролей

Снятие защиты листа

1. Откройте защищенный лист Microsoft Excel.

2. В меню Сервис укажите на пункт Защита и выберите команду Снять защиту листа.

3. Если потребуется, введите пароль.

Снятие защиты книги

1. Откройте защищенную книгу.

2. В меню Сервис укажите на пункт Защита, а затем выберите команду Снять защиту книги.

3. Если потребуется, введите пароль.

Снятие защиты общей книги

При снятии установленной ранее защиты паролем от книги отключаются другие пользователи, книга перестает быть общей, и удаляется ее журнал изменений. Если пароль не использовался, книга остается общей и после снятия защиты.

1. Откройте защищенную книгу.

2. Выберите в меню Сервис команду Защита и подкоманду Снять защиту общей книги.

3. Если потребуется, введите пароль книги.

4. Если появится сообщение о воздействии снятия защиты на остальных пользователей, нажмите кнопку Да.

Снятие пароля на просмотр и изменение книги

1. Откройте книгу.

2. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

3. Выберите в меню Сервис команду Общие параметры.

4. Дважды щелкните звездочки в поле Пароль для открытия или Пароль для изменения и нажмите кнопку DEL, либо проделайте это с обоими полями.

5. Нажмите кнопку OK, а затем кнопку Сохранить.

6. Нажмите кнопку Да, чтобы заменить существующую книгу.

 

Лабораторная работа № 14

Тема: Защита информации

Защита WORD

Защита книг и листов

Защита WORD

Ограничиваем доступ к документу Word 2010

Оптимально защитить документ, как и любой другой файл возможно только шифрованием. Но что можно применить с помощью стандартных средств, что предлагает сама программа Word 2010. Для того чтобы предотвратить внесение в содержимое случайных изменений в документ Word, можно ограничить возможности форматирования и изменения файла. Для этого на ленте выберете «Рецензирование»

и нажмите «Ограничить редактирование».

При этом справа откроется вкладка, на которой можно задать необходимые параметры. Отметив пункт «Ограничения на форматирование» вы ограничиваете набор разрешенных стилей. Нажав «настройки» в окошке выберете стили допустимые в документе. Отметив пункт «Ограничения на редактирование» можно указать разрешение только на определенный способ редактирования документа, раскрыв выпадающий список вариантов.

В пункте «Включить защиту», нажав соответствующую кнопку можно защитить документ паролем.

Отметив пункт «Пароль» следует ввести пароль в поле ввода и нажать «ОК».

Теперь запрещено любое редактирование кроме копирования. Для снятия защиты нажмите кнопку «Отключить защиту»

и введите пароль.

Либо можно выбрать «Проверка подлинности пользователя». В этом случае только авторизированные пользователи могут снять защиту.

Другой вариант запретить редактирование документа это пометить как окончательный. Нажмите «Файл» и справа нажмите «Защитить документ»

 

и выберете «Пометить как окончательный».

Документ будет помечен как окончательный и сохранен. Теперь вверху документа появится надпись о том, что документ окончательный и редактирование не возможно. Закройте это сообщение нажатием на крестик.

Внести изменения в документ будет не возможно, только можно копировать. Снять ограничение можно, вновь нажав «Файл» и справа нажмите «Защитить документ» и выберете «Пометить как окончательный».

Все описанные способы защиты документа не дают полной сохранности документа. Например, от копирования. Но как временная мера предосторожности от случайного изменения именно на компьютере пользователя, например, если нужно отойти на время, вполне подойдет. К тому же многие не знают полностью все функции Word.

 

Защита книг и листов

В Microsoft Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Microsoft Excel и их изменением.

Защита листа. Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним всем пользователям, или предоставить доступ отдельным пользователям к определенным диапазонам.

Защита на уровне книги. Можно применить защиту к элементам книги и защитить файл книги от просмотра и внесения изменений. Если книга является общей, можно запретить ее монопольное использование и предотвратить удаление журнала изменений.

Защита элементов листа

Защита элементов от всех пользователей. Можно запретить вставку, удаление и форматирование строк и столбцов, изменение содержимого заблокированных ячеек или перемещение курсора на заблокированные или разблокированные ячейки.

По умолчанию все ячейки листа заблокированы. Перед тем как защитить лист, можно двумя способами разблокировать ячейки, в которые пользователям требуется вводить данные. Чтобы разблокировать ячейки для всех пользователей, следует использовать вкладку Защита диалогового окна Формат ячеек. Чтобы разблокировать ячейки для определенных пользователей, следует использовать диалоговое окно Разрешить изменение диапазонов. Любые заданные в этом диалоговом окне диапазоны, для которых не установлен пароль, также разблокированы для всех пользователей. Ячейки, оставленные заблокированными, станут защищенными только после защиты листа.

Другими свойствами и элементами листа, доступ к которым можно ограничить всем пользователям, являются гиперссылки, сортировка, автофильтрация, отчеты сводных таблиц, графические объекты и сценарии. Действие такой защиты распространяется на всех пользователей и целые листы, а не на отдельных пользователей или диапазоны данных.

На листах диаграмм можно защитить содержимое диаграммы от внесения изменений, кроме того, можно защитить любые графические объекты на листе, например поля, от изменения или удаления. Защищенный лист диаграммы обновляется всякий раз при изменении исходных данных диаграммы.

Предоставление доступа к защищенным диапазонам определенным пользователям. При использовании операционной системы Microsoft Windows 2000 можно разрешить определенным пользователям редактировать определенные ячейки или диапазоны. Эти пользователи смогут редактировать ячейки, даже если они заблокированы. Ограничения доступа вступают в силу только после защиты листа.

Пользователи, определенные в диалоговом окне Разрешения для, могут редактировать диапазон, не вводя пароль. Другие пользователи будут получать запрос на ввод пароля и после его ввода смогут редактировать диапазон. Если ячейка принадлежит нескольким диапазонам, ее смогут редактировать пользователи, имеющие полномочия на редактирование всех диапазонов. Если пользователь пытается одновременно редактировать несколько ячеек, обладая полномочиями на редактирование лишь некоторых из них, ему будет предложено выделить и отредактировать ячейки по очереди.