Присвоение имен полям и выбор типа данных

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши <Таб>). Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка. Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка.

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.

 

Установка первичного ключа

Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях.

В MS Accessможно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Указание поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения. Ключевое поле не может содержать повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать составной ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц:

1) выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа;

2) вызовите команду Правка / Ключевое поле или нажмите кнопку Ключ панели инструментов.

Ключ – поле, которое однозначно определяет соответствующую запись в таблице. В качестве ключевого поля чаще всего используется поле, содержащее тип данных счетчик. Однако иногда удобнее в качестве ключевого поля таблицы использовать другие поля: код товара, инвентарный номер и т.п.

Тип поля определяется типом данных, которых оно содержит. Поля могут содержать следующие основные типы данных, допустимых при работе с Access:

ü Текстовый – одна строка алфавитно – цифровых символов не более 255.

ü Поле МЕМО – текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65535 символов).

ü Числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.)

ü Дата/время – поле, содержащее дату или время.

ü Денежный – поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.).

ü Счетчик - содержит последовательность целых чисел, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем.

ü Логический – содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложь) и применяется в логических операциях.

ü Поле объекта ОLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т. д.

ü Гиперссылка. Содержит ссылку на информационный ресурс в Интернете (например Web-сайт).